Una domanda classica per qualsiasi azienda è se realizzare una soluzione software internamente o acquistare un prodotto di terze parti pronto all’uso (make or buy?). In alcuni casi, la risposta è chiara. Visto che sul mercato sono disponibili molti prodotti di qualità a prezzi accessibili, le aziende preferiscono non sviluppare internamente un software come potrebbe essere quello per la gestione della contabilità o altro ancora.

Tuttavia, nel mondo della manutenzione, la risposta potrebbe non essere altrettanto ovvia. Alcune aziende potrebbero chiedersi se debbano costruire internamente un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) o acquistare un prodotto di terze parti. Entrambe le soluzioni sono fattibili e comportano una serie di vantaggi e svantaggi, che illustreremo di seguito.

Costruire un CMMS

Se un’azienda sceglie di costruire il proprio CMMS, richiederà una discreta quantità di talento, risorse e tempo per farlo. Anche se questo può essere un investimento significativo, avere un CMMS completamente personalizzato alla fine può valere lo sforzo, se l’organizzazione ha informazioni molto specifiche da raccogliere, analizzare ed elaborare.

Vantaggi

I vantaggi della creazione di un CMMS ruotano attorno alla personalizzazione e al controllo. Se la tua organizzazione ha dati specifici da raccogliere, requisiti di analisi dedicate o esigenze di reporting personalizzate, potrebbe avere senso creare il tuo CMMS. Sebbene molte soluzioni pronte all’uso offrano un certo livello di personalizzazione, la flessibilità potrebbe non essere sufficiente per un’azienda davvero unica.

Inoltre, ogni volta che crei qualcosa internamente, mantieni un maggiore controllo sul suo utilizzo, sugli aggiornamenti, sulla formazione e sull’applicazione. 

Svantaggi

Gli svantaggi di costruire il proprio CMMS sono in genere associati a tempo, spese e talento. Poiché la missione principale della tua azienda non è la creazione di soluzioni CMMS, dovrai assumere sviluppatori di software per creare, gestire e mantenere il tuo CMMS personalizzato. Nel mercato competitivo di oggi, potrebbe non essere facile trovare talenti. Anche se assumi con successo una figura esperta o un team di tecnici e sviluppatori, la probabilità che rimangano a lavorare sul tuo progetto a lungo termine è bassa. Potresti incorrere in spese aggiuntive se uno sviluppatore chiave se ne va e devi trasferire lo sviluppo CMMS a un nuovo sviluppatore a metà del percorso.

Inoltre, la tua organizzazione sarà completamente responsabile della gestione della documentazione di progetto, di bug, problemi e ritardi nello sviluppo, nonché della continua risoluzione dei problemi da parte degli utenti. Questo potrebbe diventare costoso, dispendioso in termini di tempo e di risorse. 

Best practice: cosa tenere a mente

Se sei pronto per iniziare a costruire il tuo CMMS, il primo passo è assicurarti di avere il consenso del tuo top management. Assicurati che il team esecutivo comprenda l’impegno richiesto, nonché le sfide e le spese in corso che ne conseguiranno. 

Il secondo passo è garantire un budget e una tempistica adeguati per il progetto. È una buona idea impostare diverse milestone lungo il percorso come punti di controllo. Questi punti di controllo aiuteranno a verificare che gli obiettivi a breve termine vengano raggiunti durante tutto il processo. Assicurati di considerare tempo e denaro per imprevisti.

Ti consigliamo di iniziare il processo di progettazione CMMS definendo chiaramente cosa vuoi che faccia il tuo sistema. Nello sviluppo del software è facile pensare a molte funzionalità utili, che però distraggono dalle funzionalità indispensabili. Seleziona alcuni obiettivi primari e rimani concentrato sull’ottenere tali funzionalità fin dall’inizio.

Non sottovalutare la qualità dei dati. Durante lo sviluppo del software, è importante stabilire un processo per la raccolta di dati di qualità. Formare e motivare i dipendenti a raccogliere informazioni di qualità sarà fondamentale per una soluzione CMMS di successo. 

Acquistare un CMMS

Al giorno d’oggi il Software-as-a-Service su cloud, sta diventando sempre di più una certezza per l’acquisto di una soluzione CMMS. Anche se si perde parte della personalizzazione e del controllo, si può guadagnare molto affidandosi ad un fornitore esperto il cui unico obiettivo è creare, aggiornare e gestire soluzioni CMMS per i propri clienti.

Vantaggi

L’acquisto di un CMMS pronto all’uso può essere molto vantaggioso, soprattutto per le organizzazioni più piccole. Molte soluzioni oggi offrono ciò che la maggior parte delle organizzazioni stanno cercando e mostrano anche un certo livello di personalizzazione su determinate funzionalità.

Diverse soluzioni CMMS di terze parti ti consentono di acquistare solo ciò di cui hai bisogno con una struttura dei prezzi basata su utenti, accesso o funzionalità disponibili. Di conseguenza, puoi scegliere il livello e il prezzo più adatti alla tua organizzazione con l’opzione di scalare man mano che cresci.

Il servizio clienti è in genere fondamentale per i fornitori di CMMS, il che significa che avrai accesso regolare a un help desk IT esperto del prodotto. Non preoccuparti di cosa succede se il tuo principale sviluppatore di software si licenzia, si ammala o si prende una vacanza.

Svantaggi

Il più grande svantaggio è che l’acquisto di una soluzione CMMS ti legherà a quel particolare fornitore. Se hai bisogno di una personalizzazione che non è una priorità per il fornitore, potresti dover creare una tua soluzione alternativa o farne a meno.

In alcuni casi, il costo iniziale può essere superiore rispetto alla creazione di una soluzione CMMS personalizzata; tuttavia, molto probabilmente, risparmierai denaro a lungo termine. Alcuni fornitori operano su abbonamento e questa spesa regolare può sembrare uno svantaggio. Infine, dovrai fare affidamento sulla formazione della software house o del suo partner per far funzionare il tuo team. A seconda del fornitore, questo può variare in termini di qualità e reattività.

Best practice: cosa tenere a mente

Se decidi di acquistare un CMMS, la scelta del prodotto sarà molto importante. Assicurati di iniziare definendo chiaramente ciò che è più importante per il tuo team di manutenzione in termini di funzionalità chiave. 

La maggior parte dei fornitori di CMMS consentiranno un periodo di prova gratuito. Prendi in considerazione la possibilità di creare alcuni scenari tipici e di provarli sulle diverse soluzioni in prova o via demo. Chiedi referenze per raccogliere consigli prima di impegnarti.

Assicurati di valutare sia il contratto di servizio in corso che i tempi di avviamento. Prima di caricare i dati nella soluzione CMMS scelta, assicurati di essere soddisfatto della qualità. Ricorda che non sarai in grado di generare analisi e rapporti accurati con dati errati . Ciò potrebbe richiedere un lavoro iniziale per cambiare la cultura dei dipendenti e tecnici e creare flussi di lavoro che incoraggino e premino informazioni accurate. 

Conclusione

Alla fine, se la tua organizzazione è molto specializzata e ha già una competenza di base nello sviluppo di software, costruire il tuo CMMS potrebbe essere un’opzione praticabile. Assicurati di condurre un’analisi approfondita dei costi e dei benefici prima di intraprendere un progetto del genere.

Oggi, la maggior parte delle aziende, tuttavia, farebbe meglio ad acquistare un CMMS standard. Per avere successo: prenditi il tempo che serve per rivedere le opzioni che sembrano adattarsi meglio agli obiettivi della tua azienda, testale e provale prima di prendere un impegno, assicurati che il fornitore ti fornisca il supporto e la formazione di cui hai bisogno.