DataHub è un ecosistema di dati integrati e centralizzati per le imprese che vogliono tracciare l’intero ciclo di vita dei propri beni e convergere informazioni e conoscenza in un unica sorgente dati di proprietà.

DataHub è uno spazio di lavoro collaborativo in cui vengono raccolti, gestiti e condivisi i dati di un immobile e dei suoi componenti durante l’intero ciclo di vita. Il sistema anagrafico del proprio patrimonio immobiliare diventa così un Common Data Environment (CDE) strategico, un ambiente di condivisione dati (ACDat) per la conservazione e gestione delle informazioni sul nuovo e sul costruito.

DataHub fornisce una vista patrimoniale, architettonica, spaziale, posizionale, tipologica dell’intero patrimonio immobiliare, conservando un dato significativo del sistema anagrafico e delle informazioni prestazionali, su un tracciato dati di proprietà del Cliente. L’interazione e lo scambio di dati significativi con software terzi, compreso quello dei fornitori, assicura di tracciare l’intero ciclo di vita degli asset.

Vantaggi

Chi utilizza DataHub di Sintropia™ può sostituire software e fornitori, in qualsiasi momento, senza perdere dati, informazioni e conoscenza.

Il software gestionale interno

Nel mondo della sanità esiste uno standard di interoperabilità chiamato FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources) destinato ad abilitare lo scambio di dati nel settore sanitario tra diversi sistemi sanitari. L’obiettivo principale del FHIR è quello di rispondere alle crescenti esigenze di digitalizzazione del settore sanitario e di semplificare lo scambio di dati senza compromettere l’integrità delle informazioni.

Seguendo lo stesso principio, anche la gestione dell’informazione del patrimonio immobiliare e dei suoi componenti, ha la necessità di supportare processi di cooperazione e collaborazione tra sistemi informatici eterogenei utilizzati dalle varie divisioni.

E’ fondamentale utilizzare uno strumento come DataHub di Sintropia™ non solo per condividere una anagrafica centralizzata sempre aggiornata a tutte le divisioni dell’azienda, ma anche per recuperare e conservare la proprietà del dato all’interno della propria organizzazione, che quasi sempre viene gestito da applicazioni proprietarie e chiuse dei fornitori di software. Il tracciato dati di un software terzo è protetto da diritto da autore e non è sempre così scontato trasferire dati da un sistema all’altro, in caso di cambiamenti. Inoltre le informazioni conservate nel database del software terzo, non sempre sono chiare e sicuramente prive di manuali. D’altro canto, utilizzare l’esportazione e l’importazione di dati da un software all’atro, richiede sempre tempo e soldi, con il rischio di causare interruzioni e perdita di dati per errori umani. Per questo il tracciato dati deve essere di proprietà dell’impresa e non della software house.

Con la soluzione DataHub tutte le divisioni dell’azienda possono collegare i loro sistemi interni ad una anagrafica centralizzata, utilizzando un metodo sicuro, che rimarrà invariato nel tempo. Allo stesso tempo possono depositare un’informazione significativa sul DataHub, nel rapporto “contenitore e contenuto”, per generare valore a supporto della strategia aziendale.

Informazioni di ritorno del fornitore

Anche il software del fornitore deve essere integrato al DataHub.

Affidarsi al software del fornitore per la gestione dei servizi legati al patrimonio immobiliare è una formula piuttosto diffusa, anche se spesso assunta da parte della committenza con una scarsa attenzione, per tutte quelle misure capaci di garantire l’effettivo controllo sul processo gestionale, sui suoi esiti e sui flussi informativi. 

La committenza affida il patrimonio immobiliare da gestire ad un fornitore di servizi, il quale spesso si occupa della preliminare messa in conoscenza, a seguito di iniziali attività di censimento e di tutte le attività di coordinamento e di gestione delle informazioni. 

Il committente ottiene dall’assuntore del servizio, ai fini del monitoraggio e del controllo, periodici report (per esempio sullo stato di esecuzione delle attività, sullo stato di conservazione dei beni edilizi, ecc.), che eventualmente integra con proprie attività di controllo (per esempio visite ispettive o gestione di questionari a caldo o a freddo distribuiti agli utenti). 
E’ evidente per questo modello che i vantaggi per una committenza si concretizzano nel potersi concentrare sul proprio core business esternalizzando al massimo le funzioni gestionali, tuttavia questi vantaggi devono essere confrontati con alcuni rischi:

• una organizzazione delle conoscenze sul patrimonio non adeguata alle specifiche esigenze della proprietà
• la perdita di conoscenza accumulata durante il servizio, qualora le informazioni di ritorno non siano adeguatamente archiviate e gestite
• il rischio che a conclusione del contratto la base conoscitiva non sia strutturata nelle forme e nei contenuti utili per il committente
• la parziale inefficacia del controllo sullo stato dei servizi
• la manipolazione delle informazioni sul sistema informatico

Questi rischi sono superati con datahub perché si integra al sistema informatico dell’assuntore acquisendo i dati generati durante l’erogazione dei servizi (informazioni di ritorno), che vengono elaborati, conservate e diventano la base informativa del cliente (dati di proprietà).

1 | Ciclo di vita dei beni

Per tracciare il ciclo di vita degli asset e garantire una gestione attiva del patrimonio immobiliare, DataHub raccoglie i dati dal sistema informatico del fornitore, al fine di mantenere aggiornato il fascicolo del fabbricato (un documento tecnico, dinamico, nel quale sono contenute tutte le informazioni relative allo stato di agibilità e di sicurezza di un immobile, sotto il profilo della stabilità, dell’impiantistica e della manutenzione). Datahub alimentato automaticamente dall’esterno (sistema informatico del fornitore) ma anche dall’interno (committente) riceve, analizza e conserva:

• Sistema Anagrafico
  • anagrafica asset (consente di identificare, tracciare, analizzare i beni, conservare la loro storia manutentiva e relativi costi)
  • documentazione tecnica-amministrativa
  • integrazione con sistema CAD & BIM
• Piani di Manutenzione
  • politica manutentiva
  • piani di manutenzione
  • manuale d’uso

2 | Monitoraggio e Controllo

DataHub predispone in modo nativo gli algoritmi di Analytics per il monitoraggio e il controllo dei risultati. In particolare per le manutenzioni preventive vengono analizzati gli eventuali discostamenti tra tempi e costi pianificati nel cronoprogramma tecnico – economico e l’effettiva erogazione del servizio. Anno dopo anno, sulla base dei dati raccolti dal campo, sarà possibile confrontare migliorare nel dettaglio tempi e costi di pianificazione per ogni intervento.

Strumenti complementari a quelli del fornitore messi a disposizione da DataHub:

• misurazione delle prestazioni
• soddisfazione degli utenti
• benchmarking
• maturità del fornitore

3 | Cruscotto di indicatori condivisi (PMS)

La misurazione delle performance nei servizi richiede la definizione di un sistema di indicatori che  permetta di rappresentare, in un quadro unitario e prospettico, le scelte strategiche più opportune, al fine di indirizzare i servizi al miglioramento continuo ed amministrare il cambiamento. L’utilizzo di un cruscotto di indicatori condivisi (Performance Measurement System) nel facility management permette un miglioramento dei rapporti tra le parti coinvolte in un appalto.. Tale strumento, fondamentale nel supportare l’evoluzione nei rapporti cliente-assuntore-fornitore verso una partnership, fornisce informazioni oggettive sull’andamento del contratto, in termini di livello di servizio.

4 | Aspetto contrattuale

Nella concezione tradizionale dell’outsourcing il requisito essenziale per il buon esito di un appalto è la capacità dei contraenti di redigere un contratto puntuale e rispondente alle necessità delle parti. Tuttavia è impossibile specificare come devono agire i contraenti in ogni possibile occasione. Infatti si sceglie di non redigere contratti troppo puntuali anche perché i costi da sostenere per discutere e includere nuove clausole contrattuali sono troppo elevati. In conclusione, l’incompletezza contrattuale deve essere considerata come strutturale nei rapporti tra i contraenti. Esistono molte variabili che possono condizionare un appalto ed è impossibile e costoso prevederle tutte. Nella realtà quindi le parti definiscono e stipulano contratti estremamente incompleti. Il temine partnership usato tra il committente e l’assuntore, per colmare il gap contrattuale, diventa un’illusione se non supporto da strumenti di misurazione efficaci ed efficienti.

Nella concezione tradizionale dell’outsourcing il requisito essenziale per il buon esito di un appalto è la capacità dei contraenti di redigere un contratto puntuale e rispondente alle necessità delle parti. Tuttavia è impossibile specificare come devono agire i contraenti in ogni possibile occasione. Infatti si sceglie di non redigere contratti troppo puntuali anche perché i costi da sostenere per discutere e includere nuove clausole contrattuali sono troppo elevati. In conclusione, l’incompletezza contrattuale deve essere considerata come strutturale nei rapporti tra i contraenti. Esistono molte variabili che possono condizionare un appalto ed è impossibile e costoso prevederle tutte. Nella realtà quindi le parti definiscono e stipulano contratti estremamente incompleti. Il temine partnership usato tra il committente e l’assuntore, per colmare il gap contrattuale, diventa un’illusione se non supporto da strumenti di misurazione efficaci ed efficienti.

Conclusione

DataHub non stravolge il sistema di gestione attuale, ma struttura in modo sistematico un flusso informativo che garantisce al Cliente la proprietà del dato.