Affidarsi al software del fornitore per la gestione dei servizi legati al patrimonio immobiliare è una formula piuttosto diffusa, anche se spesso assunta da parte della committenza con una scarsa attenzione per tutte quelle misure capaci di garantire l’effettivo controllo sul processo gestionale, sui suoi esiti e sui flussi informativi.
La committenza affida il patrimonio immobiliare da gestire ad un fornitore di servizi, il quale spesso si occupa della preliminare messa in conoscenza, a seguito di iniziali attività di censimento e di tutte le attività di coordinamento e di gestione delle informazioni. Il committente ottiene dall’assuntore del servizio, ai fini del monitoraggio e del controllo, periodici report (per esempio sullo stato di esecuzione delle attività, sullo stato di conservazione dei beni edilizi, ecc.), che eventualmente integra con proprie attività di controllo (per esempio visite ispettive o gestione di questionari a caldo o a freddo distribuiti agli utenti).
E’ evidente per questo modello che i vantaggi per una committenza si concretizzano nel potersi concentrare sul proprio core business esternalizzando al massimo le funzioni gestionali, tuttavia questi vantaggi devono essere confrontati con alcuni rischi.
Rischio 1
una organizzazione delle conoscenze sul patrimonio non adeguata alle specifiche esigenze della proprietà
Rischio 2
la perdita di conoscenza accumulata durante il servizio, qualora le informazioni di ritorno non siano adeguatamente archiviate e gestite
Rischio 3
il rischio che a conclusione del contratto la base conoscitiva non sia strutturata nelle forme e nei contenuti utili per il committente
Rischio 4
la parziale inefficacia del controllo sullo stato dei servizi
Rischio 5
la manipolazione delle informazioni sul sistema informatico
