Perché nel 2025 la digitalizzazione della manutenzione è la risposta alle strategie di manutenzione?

In un mondo in cui ogni giorno vengono annunciati nuovi sviluppi tecnologici, dove l’automazione è all’ordine del giorno e l’intelligenza artificiale viene testata in ogni settore, sembra incredibile che le operazioni di manutenzione siano ancora organizzate e tracciate su fogli di calcolo. Nel nostro Report 2024, un team su tre si affida ancora a metodi manuali per gestire le proprie operazioni di manutenzione.

Questo ritardo nell’adozione di strumenti digitali per la gestione della manutenzione rappresenta una sfida unica, ma anche un’opportunità per tutte quelle organizzazioni che oggi usano Excel. Con il nuovo anno, possono riconsiderare le strategie di manutenzione e sfruttare la tecnologia per migliorare le proprie prestazioni.

Confronto tra operazioni di manutenzione manuale e digitale

Per molti team di manutenzione, i metodi manuali possono sembrare convenienti nel breve termine, ma in realtà questi approcci possono portare a inefficienze, opportunità perse e aumento dei rischi nel tempo.

I team di manutenzione devono garantire che tutti gli asset, siano essi macchinari, attrezzature o strutture, funzionino al massimo dell’efficienza. Se un’azienda non riesce a mantenere aggiornate le proprie operazioni di manutenzione, rischia non solo costosi guasti, ma anche potenziali rischi per la sicurezza e tempi di inattività non pianificati. Con settori sempre più competitivi e margini sempre più stretti, le organizzazioni non possono più permettersi di ignorare le inefficienze legate alle operazioni manuali.

Rischi legati alla gestione della manutenzione manuale

Affidarsi a operazioni di manutenzione manuale presenta diverse sfide e potenziali rischi per le imprese, tra cui:

• Errore umano: I processi manuali sono vulnerabili agli errori umani. Errori nell’inserimento dei dati, nella supervisione di attività di manutenzione essenziali o nella registrazione accurata delle informazioni possono portare a opportunità di servizio mancate, comunicazioni errate o addirittura condizioni di insicurezza. In un settore critico come la manutenzione, dove piccoli errori possono causare guasti costosi, inefficienze o infortuni, l’errore umano può avere conseguenze disastrose.
• Nessuna visibilità in tempo reale: I sistemi manuali spesso non dispongono di tracciamento in tempo reale, il che significa che i team di manutenzione hanno una visibilità limitata sullo stato degli ordini di lavoro, sui livelli di inventario e sulle prestazioni delle risorse. Questa mancanza di trasparenza può portare a ritardi, sforzi non coordinati e carichi di lavoro mal gestiti. In una situazione in cui i problemi devono essere affrontati immediatamente, avere informazioni accurate e aggiornate prontamente disponibili è fondamentale.
• Inefficienza: La gestione manuale delle attività può essere estremamente dispendiosa in termini di tempo e complessa. I responsabili della manutenzione potrebbero dover consultare registri cartacei o fogli di calcolo per assegnare compiti, monitorare i progressi e raccogliere dati storici per analisi future. Con l’aumento del carico di lavoro, diventa sempre più difficile mantenere il controllo, causando colli di bottiglia e potenziali arretrati nelle richieste di manutenzione.
• Analisi dei dati scadente: Affidarsi a processi manuali rende molto più difficile raccogliere e analizzare i dati per un miglioramento continuo. I dati storici sulle prestazioni, le tendenze e le informazioni sulla manutenzione predittiva spesso non vengono acquisiti in modo accurato o efficiente, rendendo difficile per i manager prendere decisioni informate. Inoltre, la creazione manuale di report dettagliati richiede tempo e risorse preziose, ritardando informazioni importanti che potrebbero aiutare a ottimizzare le operazioni future.
• Tempo di inattività delle risorse: L’uso di sistemi manuali può ritardare l’individuazione di problemi potenziali, causando tempi di inattività prolungati e costose riparazioni. La manutenzione programmata può essere dimenticata o non eseguita tempestivamente, aggravando l’usura delle risorse critiche. Di conseguenza, le strategie di manutenzione preventiva possono risultare meno efficaci, portando a guasti più frequenti e a un aumento complessivo dei costi di manutenzione.

I vantaggi della gestione della manutenzione digitale

Con l’aumento della dipendenza delle aziende dalla tecnologia, cresce anche il riconoscimento del valore che la trasformazione digitale può apportare alle operazioni di manutenzione. Passare dai processi manuali a quelli digitali permette ai team di ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare l’accuratezza dei dati e aumentare l’efficienza. Ecco alcuni vantaggi chiave dell’adozione di soluzioni digitali:

Dati e visibilità in tempo reale: I sistemi digitali offrono accesso immediato ai dati in tempo reale, facilitando il monitoraggio dei progressi sugli ordini di lavoro, delle prestazioni delle risorse e la risoluzione dei problemi. Il software di gestione della manutenzione può fornire dashboard live che offrono ai supervisori una panoramica completa delle attività in corso, consentendo loro di allocare le risorse in modo più efficace e prendere decisioni informate.

Tempi di inattività ridotti e maggiore efficienza: I sistemi automatizzati garantiscono che le attività di manutenzione preventiva vengano eseguite puntualmente, riducendo la probabilità di guasti imprevisti e prolungando la durata delle apparecchiature. La manutenzione predittiva, basata sull’apprendimento automatico e sui sensori IoT, può persino anticipare i problemi prima che si verifichino, permettendo ai team di manutenzione di agire proattivamente ed evitare costose riparazioni.

Comunicazione e collaborazione migliorate: Utilizzando piattaforme digitali, i team di manutenzione possono migliorare la collaborazione e la comunicazione. Gli ordini di lavoro possono essere facilmente assegnati, tracciati e aggiornati in tempo reale, consentendo ai tecnici di lavorare in modo più efficiente ed eliminando le incomprensioni. I responsabili della manutenzione possono anche monitorare i progressi da remoto, assicurando che le scadenze siano rispettate e che le attività siano completate con standard elevati.

Reporting e analisi migliorati: I sistemi digitali offrono potenti strumenti di analisi dei dati che permettono ai manager di ottenere informazioni sulle prestazioni delle risorse, sui costi di manutenzione e sull’efficienza operativa complessiva. La capacità di generare report accurati su richiesta aiuta le organizzazioni a prendere decisioni informate e a perfezionare le proprie strategie di manutenzione. Inoltre, l’analisi predittiva può rivelare modelli e tendenze che aiutano a pianificare le future esigenze di manutenzione, ottimizzando così le risorse e riducendo al minimo i tempi di inattività.

Risparmio sui costi e ottimizzazione delle risorse: Semplificando i processi e automatizzando le attività di routine, i sistemi di gestione della manutenzione digitale aiutano a ridurre i costi operativi. I team di manutenzione possono allocare le risorse in modo più efficace, evitando riparazioni e sostituzioni non necessarie. Inoltre, sfruttando i dati per prevedere quando è probabile che le risorse si guastino, le aziende possono pianificare le attività di manutenzione in modo più efficiente, evitando costose riparazioni di emergenza.

Superare le barriere alla digitalizzazione della manutenzione

Nonostante i numerosi vantaggi, molte organizzazioni sono ancora riluttanti ad adottare soluzioni di gestione della manutenzione digitale.

L’implementazione di un sistema informatico della manutenzione può comportare costi iniziali significativi per software, hardware e formazione. Tuttavia, è importante ricordare che questi costi sono generalmente compensati da risparmi a lungo termine derivanti da tempi di inattività ridotti, meno riparazioni e un migliore utilizzo delle risorse.

Un altro problema è che alcuni dipendenti potrebbero resistere al passaggio dai processi manuali (quotidiani e familiari) ai nuovi sistemi digitali. Superare questa resistenza richiede efficaci strategie di gestione del cambiamento, tra cui formazione, comunicazione chiara sui vantaggi e coinvolgimento delle principali parti interessate nel processo decisionale.

Infine, molte organizzazioni sono preoccupate per la difficoltà di integrare nuovi sistemi con la loro infrastruttura esistente. Tuttavia, la nuova classe di software per la gestione della manutenzione è progettata per integrarsi con altri sistemi aziendali, garantendo un flusso di informazioni senza interruzioni in tutta l’organizzazione.

Conclusione

La transizione dai sistemi manuali a quelli digitali può richiedere un investimento di tempo, risorse e formazione, ma i vantaggi a lungo termine superano di gran lunga le sfide iniziali. Le organizzazioni che compiono questo passo non solo rimarranno competitive in un mondo sempre più digitale, ma si prepareranno anche per una crescita e un successo nel tempo.