Che si tratti di monitorare l’inventario, soddisfare richieste di intervento o ispezioni, è probabile che il tuo team completi una montagna di attività ogni giorno.
E se il tuo team avesse il potenziale per fare molto di più? E se facesse parte di un sistema di lavoro interconnesso che gli consentisse di prevedere i carichi di lavoro per supportare al meglio gli obiettivi aziendali?
Con la giusta soluzione digitale i team operativi diventano proattivi, completamente connessi e funzionano come partner strategici per il management. Di seguito i quattro livelli di maturità della gestione delle strutture ed alcuni suggerimenti per trasformare il tuo team da reattivo a visionario.
I 4 livelli di maturità per le Facilities Operations
Possiamo raggruppare i team operativi delle strutture in quattro categorie, in base alla loro “maturità” o capacità di funzionare come risorsa aziendale. Man mano che un team avanza lungo la scala, aumenta la sua capacità di fornire efficienza, prevedibilità e valore strategico all’organizzazione.
- Task manager: i team a questo livello sono principalmente reattivi, concentrati sulla ricezione delle richieste e sull’esecuzione delle attività quotidiane. Mancano degli insight per prevedere i carichi di lavoro e degli strumenti per automatizzare i processi comuni. Inoltre, probabilmente hanno pochissima visibilità su altre aree dell’organizzazione.
- Advisor: un team a questo livello è più proattivo e offre servizi e competenze a valore aggiunto all’organizzazione. Il team lavora a stretto contatto con altre unità aziendali per eseguire progetti, sebbene funzioni ancora per lo più in modo indipendente con un allineamento degli obiettivi interdipartimentali limitato (se presente). La prevedibilità del carico di lavoro non è ancora disponibile a questo livello.
- Strategic Partner: a questo livello, il team è attivamente allineato con la strategia aziendale. Il loro carico di lavoro è organizzato e sono in grado di gestire e adattare le aspettative attraverso un modello di fornitura di servizi flessibile. Con una moderata visibilità su altre unità aziendali, questi team sfruttano le conoscenze a livello aziendale per ridurre i rischi e garantire il massimo ritorno.
- Visionary: un team pienamente maturo che raggiunge il livello di visionario, il che significa che anticipa in modo proattivo le esigenze aziendali e lavora di pari passo con la strategia aziendale. Avendo una visione olistica dei dati e una collaborazione interdipartimentale continua, questi team non solo supportano la strategia aziendale, ma contribuiscono anche a migliorarla. Il team è considerato un partner strategico per il management e aiuta a fornire il massimo valore all’intera azienda in ogni momento.
Creare un team interfunzionale
Per “team interfunzionale” s’intende un gruppo di persone con una serie di competenze ed esperienze che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune. Perciò, anziché far passare un progetto da un team all’altro fino alla sua conclusione, abbiamo un unico team che gestisce ogni aspetto. Immagina ogni team come una mini forza lavoro, in grado di completare ogni fase del progetto attraverso la collaborazione, senza dover contattare un altra divisione o reparto.
L’idea principale alla base dei team interfunzionali è l’aumento della reattività, della responsabilità, della produttività e il miglioramento dei processi decisionali. Superando l’idea che solo un team possa approcciarsi ad un determinato processo nel ciclo di vita di un progetto, i team interfunzionali beneficiano di una migliore collaborazione. Un team di successo sarà in grado di eliminare i colli di bottiglia, in quanto non si creeranno attese per la consegna ai vari reparti.
Oggi i team interfunzionali possono funzionare se supportati dal giusto sistema informatico che misura in automatico e costantemente le loro prestazioni e relativi risultati.
Creare un team operativo visionario
1. Specializzarsi: più outsourcing
Coinvolgere fornitori esperti può rappresentare un importante valore aggiunto per la tua azienda. La loro conoscenza specializzata può aiutarti a risparmiare sui costi, ottenere prevedibilità e recuperare tempo per i tuoi dipendenti. Vale la pena notare che molte aziende evitano questa opzione perché è troppo complicata, richiede molto tempo o entrambe le cose. Con la giusta soluzione digitale è possibile organizzare e coordinare squadre miste per gli interventi sul campo.
2. Standardizzare: creare standard per i servizi
Non vorrai montare un mobile senza istruzioni, quindi perché dovresti lasciare che il team di manutenzione operi senza procedure standard in atto? Personalizzare ogni volta i processi da zero è difficile, costoso e dispendioso in termini di tempo, oltre che frustrante per tutte le parti coinvolte. La creazione e la catalogazione di procedure standard nei servizi offre ai tuoi tecnici e fornitori una linea guida affidabile per supportare le operazioni aziendali. Con la giusta soluzione digitale puoi creare e archiviare questi standard in un’unica piattaforma, consentendo l’accesso a tutti i membri del team operativo delle tue strutture. Puoi anche tenere traccia delle prestazioni dei fornitori rispetto a questi standard utilizzando strumenti di reporting e analisi che tengono traccia dei dati per tutte le risorse e gli ordini di lavoro.
3. Visualizzare: assicurati di acquisire i dati chiave
Quando si tratta di dati sulla gestione delle strutture, il tuo team deve poter fare affidamento su un’unica sorgente dati. Lavorare con programmi diversi può portare a inefficienze, errori e sforzi duplicati. Se il team della tua struttura non conduce le operazioni utilizzando una fonte di informazioni unificata in tempo reale, questa parte della tua azienda resta indietro. Con la giusta soluzione digitale, è possibile accedere in tempo reale a tutti i dati tutti registrati nel cloud per permettere aggiornamenti istantanei a ogni membro del team connesso.
Conclusioni
Con la giusta soluzione digitale puoi portare il tuo team da reattivo a visionario e sostenere livelli di prestazioni molto più elevati nel tempo.
