Storicamente, gli addetti alla pianificazione degli spazi potevano contare sul fatto che ad ogni dipendente venisse assegnato una scrivania, un monitor, un telefono e un posto di lavoro. Bastavano queste informazioni per avere un’idea di quanto fosse pieno o vuoto un edificio.
Tuttavia, con l’aumento e la flessibilità del lavoro remoto e ibrido, questa non è più la realtà per molte organizzazioni. Solo perché a un lavoratore viene assegnato un posto designato non significa che lo utilizzerà ogni giorno.
Se guardi solamente ai dati sull’occupazione, non sarai in grado di vedere davvero le sfumature di come vengono utilizzati i tuoi spazi. Hai invece bisogno di una combinazione di metriche per ottenere dati sull’utilizzo, che includono occupazione, prenotazione, dati dei sensori in tempo reale e altro ancora, per darti un quadro completo della disponibilità dei tuoi spazi.
Quindi, come e perché dovresti utilizzare i dati sull’utilizzo dello spazio?
Dati accurati sull’utilizzo aiutano gli addetti alla pianificazione dello spazio a decidere non solo di quanto spazio hanno bisogno, ma anche la tipologia degli spazi utile ai propri fini.
“I dati sull’utilizzo non servono solo a misurare l’efficienza del tuo portafoglio…. Si tratta anche di comprendere le preferenze lavorative e le abitudini lavorative dei dipendenti.” – Carrie Aldridge, Direttore degli approfondimenti strategici, CBRE
Quindi, come si acquisiscono questi dati? Esistono diversi modi chiave, tra cui:
- Sensori ambientali
- Informazioni sullo scorrimento del badge per l’edificio
- Utilizzo dei dati Wi-Fi
- Ispezioni visive (per capire come le persone utilizzano gli spazi)
- Dati dell’indagine
- Dati delle prenotazioni
Tutte queste informazioni possono quindi contribuire a creare un quadro più ampio di chi utilizza determinate stanze e quando vengono utilizzate.
Numerosi vantaggi dei dati di utilizzo evidenziati nell’ultimo rapporto sull’occupazione di CBRE includono:
- La capacità di migliorare l’esperienza sul posto di lavoro per i dipendenti (ad esempio, progettando gli spazi in base al modo in cui i dipendenti li utilizzano effettivamente)
- Supportare gli obiettivi di sostenibilità, consentendoti di vedere come vengono utilizzati edifici, piani, vani, in modo da poter individuare le tendenze e risparmiare sui costi energetici
- La possibilità di risparmiare sui costi associati al tuo portafoglio immobiliare
Come può essere d’aiuto un sistema IWMS
Mentre aggiorni il tuo spazio, hai bisogno di molti dati in tempo reale (non obsoleti) per prendere decisioni. Un sistema integrato di gestione del posto di lavoro (IWMS) che acquisisce i dati sull’utilizzo dello spazio da diverse fonti, può fare la differenza. La tua soluzione software dovrebbe essere in grado di integrarsi con i dati del sistema di scorrimento del badge, con i dati di prenotazione delle camere, con i dati dei sensori e altro ancora. Quando tutte queste informazioni risiedono in un unico posto, è molto più semplice visualizzare le prestazioni.
Con un sistema IWMS è possibile:
- Mantenere e migliorare l’accuratezza dei dati
- Seguire più facilmente le linee guida sulla governance dei dati
- Integrare molti tipi di dati tra dispositivi, dipartimenti e strutture
- Visualizzare e valutare le prestazioni dell’edificio e dello spazio
Un sistema IWMS ti aiuta ad automatizzare la raccolta dei dati, quindi non devi raccogliere manualmente queste informazioni da sistemi e fogli di calcolo separati.
“Questo è il futuro. Eliminare il lavoro manuale. Appoggiarsi alla tecnologia per svolgere gran parte della raccolta tattica dei dati e della gestione dei dati, in modo da potersi concentrare su ciò che conta davvero.”
In definitiva, i dati sull’utilizzo ti aiutano a vedere meglio come i tuoi dipendenti utilizzano i loro spazi, in modo da poter prendere decisioni più informate sul modo in cui progetti e modelli le esperienze lavorative dei dipendenti.
Quando puoi vedere come vengono utilizzati i tuoi spazi, puoi assicurarti di supportare i dipendenti nel modo in cui lavorano, migliorando il coinvolgimento e la produttività.
