Pianificazione e programmazione degli ordini di lavoro

La gestione degli ordini di lavoro è importante per organizzare i flussi di lavoro nella tua organizzazione. Dalla gestione delle risorse fisiche alla gestione delle strutture e alle attività di manutenzione, individuare il giusto flusso di processo degli ordini di lavoro è fondamentale per semplificare le operazioni.

Definire il corretto processo dell’ordine di lavoro è vantaggioso per questi motivi:

• Gli ordini di lavoro consentono di standardizzare i processi operativi e di manutenzione , il che rende molto più semplice l’implementazione della manutenzione preventiva. La manutenzione preventiva è fondamentale per prevenire guasti, ridurre i tempi di inattività e risparmiare sui costi.
• Il processo dell’ordine di lavoro ti consente di ottenere aggiornamenti in tempo reale e informazioni dettagliate sul processo dal tuo reparto di manutenzione.
• Il feedback in tempo reale tramite ordini di lavoro può aiutare nella gestione della manutenzione e dell’inventario, che può anche attivare ordini di acquisto per un inventario in esaurimento.
• Gli ordini di lavoro ti aiutano a tenere traccia del processo di manutenzione e del ciclo di vita, consentendoti di monitorare le metriche e i KPI di manutenzione come tempi di inattività , tempi di attività, costi di manutenzione, ecc.

Il processo di pianificazione degli ordini di lavoro

Puoi modificare il processo in base alle tue esigenze, ma il flusso corretto per un ordine di lavoro dovrebbe includere i seguenti passaggi:.

Creazione di una richiesta di lavoro

Il processo di gestione dell’ordine di lavoro inizia solitamente con una richiesta di intervento. In generale, le richieste di lavoro contengono informazioni di base come il nominativo del richiedente, l’ubicazione e una descrizione del problema.

È possibile includere anche altre informazioni come il livello di priorità dell’attività, la scadenza, delle foto e altro.

Un modo per standardizzare il processo è creare un modello di ordine di lavoro con campi preimpostati che il personale deve compilare. In questo modo si garantisce che, quando si crea un ordine di lavoro, chiunque assegni l’attività ottenga tutte le informazioni necessarie per svolgere un lavoro di successo. Per rendere il processo ancora più fluido, prendi in considerazione l’utilizzo del software CMMS invece dei moduli carta e penna.

McKinsey riporta che l’utilizzo di software di gestione del lavoro digitale aiuta le aziende a migliorare la produttività del lavoro di manutenzione tra il 15 e il 30%.

Creazione dell’ordine di lavoro

La fase successiva della procedura prevede che la richiesta di lavoro diventi un nuovo ordine di lavoro. In alcuni casi, questo è automatico. Utilizza un software di gestione degli ordini di lavoro come un sistema computerizzato di gestione della manutenzione ( CMMS ) per automatizzare il processo del tuo personale. Un processo automatizzato rende più semplice per le persone creare ordini di lavoro.

A volte, un manager potrebbe dover approvare una richiesta di lavoro prima che diventi un ordine. Sebbene gli ordini di lavoro automatici presentino vantaggi, una fase di approvazione aiuta a evitare alcuni problemi. Ad esempio, un manager potrebbe sapere che il team di manutenzione sta già lavorando su un’apparecchiatura, mentre l’intero team potrebbe non farlo. In tal caso, qualcuno dovrebbe bloccare l’ordine di lavoro ed evitare richieste di servizio duplicate.

Questa fase può anche garantire che gli ordini di lavoro vengano assegnati al team o ai membri dello staff corretti. Inoltre, puoi decidere ora se questo deve essere un ordine di lavoro una tantum o ripetibile. Allo stesso modo, puoi determinare se desideri che l’ordine di lavoro venga eseguito ora oppure programmarlo per dopo. In genere è necessario creare ordini di lavoro in anticipo e far sì che seguano un programma di manutenzione preventiva prestabilito.

Svolgimento del compito

Se utilizzi un CMMS per assegnare un ordine di lavoro, il personale riceverà immediatamente le assegnazioni degli ordini di lavoro, insieme a tutte le informazioni necessarie. Ciò può avvenire tramite e-mail o anche tramite dispositivi mobile. Ad esempio, se hai bisogno di informazioni dettagliate sull’ordine di lavoro successivo, puoi fare riferimento all’app. Puoi vedere quando il tecnico ha ricevuto l’ordine di lavoro, ha iniziato a lavorarci e ha terminato il lavoro.

Il monitoraggio di queste informazioni è fondamentale per eseguire analisi nell’ambito della gestione patrimoniale. Tuttavia, l’utilizzo di queste informazioni dipende dalla garanzia che i lavoratori registrino meticolosamente i dettagli del loro lavoro in ogni fase del processo.

Questo monitoraggio ti aiuta a lungo termine poiché puoi studiare gli ordini di lavoro passati e identificare eventuali tendenze che possono fornire approfondimenti. Ad esempio, se specifici ordini di lavoro tendono a richiedere molto più tempo rispetto ad altri, potresti voler garantire che il processo sia il più snello possibile.

Completamento dell’ordine di lavoro

Una volta che il tecnico ha completato la propria attività, può completare e chiudere l’ordine di lavoro. Servirebbe registrare il dettaglio del lavoro svolto e tutte le informazioni necessarie in base ai processi standard.

Revisione del processo

A questo punto, vuoi rivedere non solo l’ordine di lavoro ma anche l’effettivo asset in manutenzione. Per quanto riguarda le procedure correttive, è necessario garantire che tutti i membri del team eseguano tutte le riparazioni secondo gli standard, seguano tutti i protocolli di sicurezza e che le apparecchiature funzionino come dovrebbero.

Programmazione degli ordini di lavoro

Seguire questi passaggi per creare il programma ideale degli ordini di lavoro di manutenzione preventiva.

1. Decidere un sistema di pianificazione

Esistono due modi principali per organizzare gli ordini di lavoro di manutenzione preventiva: secondo un programma fisso o un programma variabile .

I programmi di manutenzione fissi seguono intervalli di tempo o di utilizzo delle apparecchiature specifici, indipendentemente dalle attività precedenti. Ad esempio, un programma fisso settimanale per la lubrificazione del nastro trasportatore significa che i tecnici lubrificheranno il nastro trasportatore ogni settimana indipendentemente dal fatto che la persona responsabile abbia completato o meno l’attività la settimana precedente.

Le pianificazioni variabili, invece, si concentrano su intervalli di tempo legati al completamento di un’attività precedente. Gli ordini di lavoro verranno attivati solo una volta completati e chiusi gli ordini di lavoro precedenti, anziché un giorno particolare, indipendentemente dal risultato.

2. Beni di inventario

I responsabili della manutenzione devono mantenere aggiornato un registro delle risorse più critiche della propria organizzazione. Un CMMS con funzionalità di tracciamento delle risorse aiuta a garantire che i team abbiano una visione chiara delle proprie risorse e del loro utilizzo continuato.

In questo modo, i team possono garantire di tenere traccia di quali risorse necessitano di manutenzione e quando senza perdere mai un’attività di manutenzione preventiva. Le soluzioni CMMS come MaintenanceX offrono anche utili strumenti di tracciamento delle risorse come codici a barre e codici QR che, una volta scansionati, forniscono agli utenti informazioni dettagliate sui dati delle apparecchiature come la cronologia di utilizzo, la cronologia di manutenzione e altro ancora.

3. Decidere le priorità

Il passaggio successivo nel processo di pianificazione è la definizione delle priorità. Per eseguire con successo la manutenzione con personale e pezzi di ricambio limitati è necessario sapere come classificare le apparecchiature in ordine di importanza. Non vuoi ritrovarti a svolgere attività di manutenzione preventiva costose e dispendiose in termini di tempo su risorse non critiche a scapito delle risorse critiche.

Condurre un’analisi della criticità è un buon modo per determinare le priorità. Un’analisi della criticità prevede la classificazione delle risorse in base al loro potenziale di rischio in categorie quali finanziaria, operativa, ambientale, salute e sicurezza.

4. Determinare gli intervalli ideali

Per evitare una manutenzione eccessiva o insufficiente delle risorse, determinare gli intervalli ottimali per l’esecuzione dei PM su ciascuna risorsa. A tale scopo, consultare le istruzioni del produttore e i manuali delle apparecchiature per i programmi consigliati.

Inoltre, presta molta attenzione all’utilizzo delle risorse e ai dati storici per identificare i modelli di errore. Ad esempio, i produttori potrebbero consigliare una pianificazione settimanale basata sull’utilizzo stimato, ma se utilizzi la risorsa più frequentemente o intensamente, potresti aver bisogno di una pianificazione modificata. Tecnici e operatori possono anche offrire informazioni dettagliate sui modelli di prestazione delle risorse . Inoltre, dovresti considerare eventuali requisiti normativi. Nel complesso, è necessario che gli intervalli si svolgano senza intoppi ed evitino un accumulo di attività arretrate.

5. Pianifica ordini di lavoro ricorrenti

Infine, utilizzare un CMMS per garantire che nessuna attività di manutenzione preventiva venga trascurata. Pianifica in anticipo i lavori di manutenzione, assegna le attività ai tecnici e crea programmi ricorrenti in base agli intervalli predeterminati. Crea qui piani di lavoro dettagliati, inclusi tutti i dettagli necessari come istruzioni di lavoro , ore di lavoro stimate, posizioni, risorse e altre informazioni pertinenti. Inoltre, sentiti libero di utilizzare liste di controllo e modelli per semplificare i tuoi ordini di lavoro di manutenzione.

Sfruttare un CMMS per gestire i tuoi ordini di lavoro

Costruisci Standard Operating Procedures e Checklists (liste di controllo)

È necessario creare procedure operative standard per garantire che il proprio team esegua gli ordini di lavoro in modo efficace ed è necessario sviluppare procedure operative standard. Un buon CMMS ti consentirà di progettare e archiviare le SOP nella forma migliore per te. Potrebbe trattarsi di un documento archiviato nel cloud o di un modello che il tuo team deve semplicemente seguire.

Automatizza le richieste di lavoro

Vai oltre le richieste di carta e penna, SMS o e-mail per semplificare il processo di richiesta di lavoro. Con un CMMS hai una piattaforma all-in-one che consente al tuo personale di inviare richieste di lavoro e ti consente di valutarle e approvarle. Puoi anche automatizzare gli ordini di lavoro approvati e farli ripetere a intervalli prestabiliti, essenziali per le attività di manutenzione ordinaria. Man mano che aumenti i flussi di lavoro automatizzati, prendi in considerazione l’aggiunta di flussi di lavoro di manutenzione predittiva, insieme a sensori e contatori che attivano richieste e ordini di lavoro.

Monitora il ciclo di vita del tuo ordine di lavoro

Le piattaforme CMMS ti consentono inoltre di tenere registri dettagliati di tutti i tuoi ordini di lavoro. Il personale può registrare tutte le proprie attività, da quando inizia il processo a tutte le attività coinvolte e agli eventuali risultati. Queste informazioni risultano utili quando si eseguono audit o si tenta di verificare gli sforzi di conformità e possono aiutare a ottimizzare la pianificazione futura della manutenzione.

Software per ordini di lavoro

MaintenanceX è una piattaforma CMMS mobile-first che può aiutarti a ottimizzare il processo di pianificazione e l’esecuzione degli ordini di lavoro. Utilizza MaintenanceX per eseguire un piano di manutenzione proattivo e pianificare ordini di lavoro, ottenere aggiornamenti in tempo reale dall’officina e ottenere informazioni approfondite sulle prestazioni nel tempo.