Il nuovo modello di interoperabilità per gestire il dato, l’informazione e la conoscenza del patrimonio immobiliare.

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Oggi le società, che gestiscono un patrimonio immobiliare dal punto di vista tecnico, si trovano davanti ad un bivio: continuare a lavorare con silos di dati non integrati o lavorare in modo olistico verso un unico obiettivo strategico, sfruttando i progressi tecnologici e una nuova mentalità. Sfortunatamente, molte aziende stanno percorrendo la prima strada, tra queste troviamo:

• chi usa ancora i fogli di calcolo tipo Excel;
• chi ha tentato di avviare un sistema CAFM o CMMS o simili senza successo;
• chi si affida al sistema del fornitore.

Tra le aziende che hanno scelto di percorrere la seconda strada troviamo:

• chi ha avviato un sistema informatico, ma oggi si trova in una posizione di stallo;
• chi è contento della scelta del software, ma rimane dipendente e vincolato dalla software house.

Chi usa ancora i fogli di calcolo

E-mail e fogli di calcolo rimangono ancora oggi il sistema più utilizzato al mondo per la gestione della manutenzione e dei servizi in generale, proprio perché le organizzazioni sono immerse in un mercato in continua trasformazione e necessitano di flessibilità per adattarsi ai continui cambiamenti e i fogli di calcolo sono uno strumento semplice e flessibile. Tuttavia la libertà di Excel, che è sicuramente il suo miglior pregio, ma anche il suo peggior difetto, può compromettere l’informazione e questo rischio è incompatibile con la gestione della manutenzione, dove il dato deve essere certo, prima di tutto, per la sicurezza e la salute delle persone.

Chi ha tentato di avviare un sistema CAFM o CMMS o simili senza successo

Comprendere la differenza tra un sistema EAM (Enterprise Asset Management, gestione degli asset aziendali) e un sistema CMMS (Computerized Maintenance Management System sistema computerizzato per la gestione della manutenzione) piuttosto che un’altra classe di software come il sistema IWMS (Integrated Workplace Management System) o CAFM (Computer Aided Facility Management) e sapere come distinguerli al di là delle rispettive campagne di marketing, è fondamentale per riuscire a scegliere il sistema informatico giusto per la propria azienda tra la miriade di soluzioni disponibili.

Purtroppo le società che decidono di dotarsi di un sistema informatico per la gestione del patrimonio immobiliare, quasi tutte fanno l’errore di aspettarsi che il software insieme al suo manuale e un po’ di formazione possano risolvere i processi organizzativi all’interno ed all’esterno dell’azienda. Ma non si sta acquistando solo un prodotto, si sta investendo in una soluzione per affrontare le criticità dell’asset, del property e del facility management. Il successo di tale soluzione non sarà determinata solamente dal software, ma dal giusto mix di persone, tecnologia e interoperabilità per raggiungere insieme un obiettivo comune.

Chi si affida al sistema del fornitore

Affidarsi al software del fornitore per la gestione dei servizi legati al patrimonio immobiliare è una formula piuttosto diffusa, anche se spesso assunta da parte della committenza con una scarsa attenzione, per tutte quelle misure capaci di garantire l’effettivo controllo sul processo gestionale, sui suoi esiti e sui flussi informativi.

La committenza affida il patrimonio immobiliare da gestire ad un fornitore di servizi, il quale spesso si occupa della preliminare messa in conoscenza, a seguito di iniziali attività di censimento e di tutte le attività di coordinamento e di gestione delle informazioni. Il committente ottiene dall’assuntore del servizio, ai fini del monitoraggio e del controllo, periodici report (per esempio sullo stato di esecuzione delle attività, sullo stato di conservazione dei beni edilizi, ecc.), che eventualmente integra con proprie attività di controllo (per esempio visite ispettive o gestione di questionari a caldo o a freddo distribuiti agli utenti). E’ evidente per questo modello che i vantaggi per una committenza si concretizzano nel potersi concentrare sul proprio core business esternalizzando al massimo le funzioni gestionali; tuttavia questi vantaggi devono essere confrontati con alcuni rischi, primi tra tutti:

• una organizzazione delle conoscenze sul patrimonio non adeguata alle specifiche esigenze della proprietà;
• la perdita di conoscenza accumulata durante il servizio, qualora le informazioni di ritorno non siano adeguatamente archiviate e gestite;
• il rischio che a conclusione del contratto la base conoscitiva non sia strutturata nelle forme e nei contenuti utili per il committente;
• la parziale inefficacia del controllo sullo stato dei servizi.

Chi ha avviato un sistema informatico ma si trova in una posizione di stallo

Delle aziende che sono riuscite ad avviare un sistema informatico, una buona parte si trovano bloccate, oggi, tra processi e personalizzazioni.

Processi

Determinate classi di software necessitano di digitalizzare i processi, obbligando i team a lavorare seguendo determinati schemi, che sono poco flessibili, soprattutto davanti agli imprevisti e richiedono inoltre un forte impegno nella definizione di ogni fase all’interno di una organizzazione. Alla fine, anche se il dato è tracciato nel dettaglio, il rischio di fallimento di questi sistemi rimane alto perché troppo complicati.

Personalizzazioni

Le personalizzazioni invece limitano l’aggiornamento a nuove release, che impediscono al sistema di raggiungere un livello di maturità superiore. Perché le personalizzazioni e le integrazioni ad hoc all’inizio facilitano l’utilizzo del sistema, ma nel tempo, molto spesso, portano ad un binario morto. Siccome l’avvio di un sistema informatico richiede un forte impegno da parte di tutti gli attori coinvolti nel processo e un costo non indifferente, non è scontato e allo stesso tempo semplice cambiare sistema.

Chi è contento della scelta del software, ma è dipendente e vincolato dalla software house;

In questo caso troviamo da un lato le società che scelgono software leader del mercato, con un notevole investimento sull’avviamento e un budget importante, per risolvere eventuali gap informativi e informatici nati durante l’operatività. Dall’altro lato troviamo tutte quelle realtà che sono state capaci di implementare un sistema informatico aderente alle proprie necessità. Tuttavia entrambe i casi sono legati al successo della software house, che nel tempo deve garantire la massima flessibilità richiesta oggi dal mercato. Anche in questo caso non è immediato l’eventuale passaggio da un sistema ad un altro.