Buon pomeriggio a tutti e buon anno. Grazie per la partecipazione e per il vostro tempo prezioso, il webinar dura circa 30 minuti. Per chi non ci conoscesse ancora, ci occupiamo della digitalizzazione della manutenzione e dei servizi integrati del facility management, nei vari settori industriali e civili.
In questi giorni abbiamo pubblicato sul web una prima parte del nostro nuovo sito internet www.sintropia.cloud che conclude un percorso di ricerca e sviluppo durato circa tre anni, dove abbiamo testato, confrontato e alla fine selezionato diversi software per la gestione della manutenzione e dei patrimoni immobiliari e che abbiamo integrato insieme in una unica soluzione digitale, che oggi è pronta per il mercato e che abbiamo appunto chiamato Sintropia™.
Perchè realizzare una soluzione simile, quando sul mercato ci sono già diverse classi di software, che soddisfano determinati requisiti? Più che una nostra idea è stata una esigenza da parte di alcuni nostri clienti, di guardare al mercato con nuovi strumenti di comprensione.
Serviva quindi raccogliere più dati e elaborarli in modo diverso, serviva ricollocare le attività dei servizi di manutenzione e di facility management, in un’ottica prestazionale e non più prescrittiva. Serviva una soluzione digitale flessibile e scalabile che fosse complementare all’attuale sistema informatico del cliente e allo stesso tempo che riempisse con soluzioni digitali, le parti mancanti o carenti del suo sistema informativo, colmando quei gap non solo tecnologici, ma anche culturali per offrire, alla fine, al nostro cliente, quegli indicatori no-core significativi, da aggiungere alla sua suite di strumenti, per una migliore comprensione del mercato.
Quindi oggi, le alte direzioni, di strutture complesse e non solo, stanno studiando e integrando nei loro cruscotti di business intelligence legati alla strategia aziendale, anche i dati significativi ricavati dai servizi di supporto all’azienda.
E’ evidente ormai, da diversi anni, che il mercato sta passando da una logica di prodotti e di servizi efficaci ed efficienti, ad una logica di creazione di valore per il cliente.
Se oggi non offri un prodotto o un servizio di qualità, non fai molta strada come impresa. Come consumatori ormai siamo abituati ad avere servizi e prodotti di una certa qualità, per cui l’efficacia e l’efficienza rimangono strategie fondamentali per le imprese, soprattutto in un mercato dinamico e competitivo come quello di oggi, dove le aziende devono darsi continuamente obiettivi di redditività, tenendo ben presente la necessità di qualità e di soddisfazione del cliente. E questo vale anche nella manutenzione, se vuoi essere più efficace e più efficiente nel supporto alla produzione o nella gestione delle strutture, bisogna passare da una pianificazione basata sul tempo o sull’utilizzo ad una pianificazione basata sulle condizioni, al fine di anticipare potenziali problemi.
Per noi digitalizzazione non significa sostituire i tecnici con la tecnologia, ma significa aumentare e amplificare la loro esperienza.
Tuttavia per passare da una logica di servizi efficaci ed efficienti ad una logica di creazione di valore per il cliente serve una marcia in più. Serve un approccio sistemico, con un’analisi che mira a comprendere quale è il meccanismo che permette ad un sistema complesso di far coesistere tutti i suoi ingranaggi, rimanendo consapevoli del fatto, che non esistono soluzioni ottimali o perfette e che, soprattutto, non esistono soluzioni standard nella manutenzione e tantomeno nel facility management, che possono funzionare su più organizzazioni. Piuttosto, esistono modelli, approcci, algoritmi più o meno intelligenti che sono in grado di orientare e supportare diverse decisioni.
Per questo Sintropia™ nasce come una raccolta di software, funzionalità e componenti tecnologiche attraverso le quali far interagire altre applicazioni, processi e tecnologie per scambiare valore, digitalizzare processi, abilitare ecosistemi guidati dai dati, sviluppare servizi digitali e creare valore per i clienti.
Quindi per raggiungere efficacia ed efficienza potrebbe bastarti anche un solo software, ma se voi anche generare valore per il cliente, allora ti serve una piattaforma digitale che sia in grado di supportare un approccio sistemico, non dico per governare, ma almeno per comprendere quando un fenomeno è semplice, complicato, complesso o addirittura caotico.
Abbiamo visto come i servizi di supporto possono aiutare le aziende a generare valore per i clienti. Ma chi sono i clienti? e di quale valore aggiunto stiamo parlando?
Se guardiamo al facility management, la figura che gestisce le strutture ha uno o più clienti. Per esempio negli ospedali il facility manager, secondo noi, ha tre clienti: i dipendenti dell’azienda ospedaliera, i pazienti e i visitatori dei pazienti (se ci pensate bene, sono nello stesso posto, ma tutte e tre hanno necessità ed esigenze differenti). Nel settore commerciale, semplificando, possiamo dire che abbiamo due clienti: i dipendenti dell’azienda e i consumatori finali. Nell’industria abbiamo i dipendenti dell’impresa produttrice.
Vedete come il facility manager è relazionato con le persone, come può influenzare l’efficienza e anche la produttività dell’impresa, perchè conosce il modo in cui gli individui interagiscono all’interno degli spazi, a partire dalla loro salute, alla qualità della vita in generale.
Per cui il valore aggiunto che le imprese possono offrire ai clienti e ai suoi dipendenti attraverso i servizi di supporto, attraverso i servizi no-core, è il benessere delle persone.
Le prestazioni dei dipendenti influiscono notevolmente sul successo di un’azienda e il loro benessere è diventato uno degli obiettivi di performance da raggiungere. Tenete in considerazione che negli ultimi anni, il modo in cui misuriamo il successo di un’esperienza lavorativa è cambiato. Oggi misurare l’esperienza delle persone è molto diverso dalla misurazione dei livelli di servizio. La misurazione si è spostata su parametri legati al successo, di come le persone percepiscono i servizi che gli vengono forniti.
Oggi la gestione del posto di lavoro è la strategia messa in atto dalle aziende, di qualsiasi dimensione e settore, per concentrarsi su efficacia ed efficienza, produttività, riduzione dei costi e benessere delle persone.
Ricapitolando due sono gli obiettivi di Sintropia. Generare più efficacia ed efficienza per ricollocare le attività dei servizi di manutenzione e del facility management, in un’ottica prestazionale e non più prescrittiva. Creare valore per il cliente puntando al benessere delle persone.
Ecco con questa slide dedicata all’architettura di Sintropia™, proveremo a spiegare come raggiungere questi due obiettivi.
Intanto Sintropia™ è una Application Suite, che permette agli utenti di collegarsi ad una singola piattaforma integrata per accedere ad applicazioni fondamentali per la gestione, il monitoraggio, la manutenzione e l’affidabilità dei propri beni.
Sulla sinistra abbiamo gli impianti, che siano impianti di produzione o componenti dell’involucro edilizio sono sempre impianti e vanno gestiti con la giusta classe di software e infatti qui troviamo un CMMSe un EAM. Il sistema CMMS si occupa principalmente della manutenzione, mentre il sistema EAM, che è arrivato dopo, include le funzionalità di gestione della manutenzione, ma fornisce una serie più ampia di strumenti per gestire, monitorare e analizzare le prestazioni e i costi dei beni durante il loro intero ciclo di vita, diciamo dall’acquisizione alla dismissione. Tuttavia sul mercato di oggi, in cui l’architettura web, le applicazioni mobili e la sensoristica IoT sono ormai diventate una realtà per tutti, i confini tra i sistemi CMMS e EAM non sono più chiaramente delimitati come lo erano 20 anni fa, c’è ancora una differenza a livello di approccio e di funzionalità, ma a tendere probabilmente diventeranno un’unica soluzione.
Sulla destra abbiamo messo gli spazi e le persone. Come dicevamo prima gli ambienti di lavoro e le aspettative dei dipendenti stanno cambiando. Per migliorare l’esperienza sul posto di lavoro orientato al benessere delle persone, bisogna avere gli strumenti giusti, per comprendere le preferenze e le abitudini lavorative dei dipendenti. Bisogna gestire gli spazi ibridi, quindi gli spazi di lavoro devono essere flessibili, per consentire ai dipendenti di scegliere quando e dove lavorare e per organizzare e semplificare gli spostamenti negli uffici, ma anche per pianificare il futuro. Per questo abbiamo integrato nella piattaforma due classi di software, che sono il CAFM e il IWMS. Anche qui sono due sistemi simili, se il CAFM si concentra sugli spazi, IWMS può gestire un intero patrimonio immobiliare attraverso funzionalità che il CAFM non ha, come ad esempio la pianificazione e la schedulazione dei progetti di investimento (Capital Planning) o la gestione, della contabilità dei contratti di locazione che è un modulo di un certo peso, non tanto tecnologico quanto amministrativo, specialmente in Italia. Lavorando con gli spazi si possono ottenere “mappe tematiche” che permettono di cogliere immediatamente la distribuzione delle destinazioni d’uso e delle aree occupate da una determinata unità organizzativa/operativa. Sfruttando i dati dei sensori (IoT) si possono avere degli approfondimenti in tempo reale sull’utilizzo dello spazio migliorando anche l’efficienza energetica.
Tutto quello che abbiamo visto fino ad ora sono, una raccolta di strumenti di Sintropia che abbiamo chiamato Sistemi Integrati. Con questi strumenti è possibile tracciare i censimenti del patrimonio immobiliare, gestire progetti di investimenti, contratti di locazione, gestire gli spazi e l’esperienza sul posto di lavoro, valutare lo stato di conservazione degli edifici e l’efficienza degli impianti, conservare la storia manutentiva degli asset, pianificare e programmare manutenzioni e magazzino ricambi, gestire le richieste di intervento, individuare e coordinare le risorse interne ed esterne, registrare gli interventi, monitorare l’avanzamento dei lavori, gestire energia, valutare la sostenibilità, addebitare i lavori straordinari, analizzare i costi, analizzare gli indici di performance e i livelli di servizio e direi molto altro ancora.
Abbiamo definito Sintropia come una piattaforma digitale integrata ma è anche interoperabile. Quando parliamo di integrazioni tutti i software di manutenzione o di gestione delle strutture, sono ormai su cloud ed espongono procedure e protocolli che permettono di comunicare con altri software in maniera abbastanza semplice, per cui i problemi del passato legati all’integrazione, possiamo dire che oggi sono finalmente superati. Quando invece parliamo di interoperabilità, allora parliamo di futuro, perché l’interoperabilità permette alle informazioni di spostarsi da un sistema all’altro in modo automatico, senza perdere significato.
Quale è l’obiettivo dell’interoperabilità in una piattaforma integrata come Sintropia™, è che posso usare un software per gestire le richieste di intervento e usare un altro software per gestire la manutenzione programmata e usare un altro software ancora per gestire gli spazi e se non mi trovo bene con il software per gestire la manutenzione preventiva, allora lo cambio con un altro software. Quindi per integrare due o più software tra loro, come abbiamo detto, la procedura è abbastanza semplice, ma per renderli anche interoperabili ci serve un terzo attore, un nuovo elemento che abbiamo chiamato DataHub.
Al centro dell’architettura troviamo il DataHub, un ecosistema di dati integrati e centralizzati, che da un lato permette l’interoperabilità tra software e sistemi, ma allo stesso tempo permette alle imprese, che vogliono tracciare l’intero ciclo di vita dei propri beni, di convergere le informazioni in un unica sorgente dati di proprietà. Questa fonte di informazioni servirà all’applicativo Analytics (che vedete in alto) per ricavare gli “indicatori prestazionali no-core” di cui parlavamo all’inizio del webinar. Quindi il DataHub, per sua natura, ha un duplice vantaggio, rende i software interoperabili e conserva i dati in un unico repository. Ovviamente servirebbe più tempo per spiegare come funziona, tuttavia vi raccontiamo una delle sue funzionalità che viene comoda, a chi possiede e gestisce patrimoni immobiliari, per raccogliere, conservare e analizzare le Informazioni di ritorno del fornitore.
Oggi affidarsi al software del fornitore per la gestione dei servizi no-core legati al proprio patrimonio immobiliare è una formula piuttosto diffusa, ma spesso assunta da parte del cliente con una scarsa attenzione, per tutte quelle misure capaci di garantire l’effettivo controllo sul processo di gestione, sui suoi esiti e sui flussi informativi. E’ chiaro che per il cliente, esternalizzare i servizi di facility, gli permette di concentrarsi sul proprio core-business, tuttavia oggi ci si sta accorgendo che, se non c’è un flusso di ritorno di informazioni dal campo da parte del fornitore, si rischia di perdere conoscenza accumulata durante l’erogazione del servizio, aggiungendo il rischio che a conclusione del contratto, la base conoscitiva non sia strutturata nelle forme e nei contenuti utili per il cliente. Quindi DataHub che conserva il sistema anagrafico tecnico-amministrativo del patrimonio immobiliare, obbliga i fornitori a scambiare le informazioni di ritorno dal campo, assicurando al cliente di tracciare l’intero ciclo di vita dei suoi asset, oltre alla verifica in automatico dei livelli di servizio, ad un’analisi dello storico e tante altre cose. Anche perché senza uno storico è inutile parlare di intelligenza artificiale nella manutenzione. Come provocazione possiamo dire che, chi utilizza il DataHub di Sintropia™ può sostituire software e fornitori, in qualsiasi momento, senza perdere dati, informazioni e conoscenza.
Passiamo all’ultimo strumento di Sintropia che è Analytics. Ci piace definirlo come un controllore digitale, che aspira a diventare un assistente intelligente a supporto degli uffici tecnici. Oggi Analytics è semplicemente un cruscotto avanzato di indicatori prestazionali. Tuttavia analizza i dati da un punto di vista un po’ diverso rispetto ai soliti cruscotti. Analizza da un lato gli aspetti tecnici, contrattuali, economici e dall’altro gli aspetti organizzativi, sociali e ambientali, al fine di individuare ed eliminare le inefficienze. Quindi agisce sugli sprechi, sugli errori, sulle procedure sbagliate, segnalando all’ufficio tecnico le criticità riscontrate e suggerendo azioni di miglioramento. Al centro dell’indicatore è presente un algoritmo che abbiamo denominato barometro, che sulla base dei dati raccolti, realizza “previsioni” sull’evoluzione del “tempo” che farà nell’organizzazione servizi. Gli indicatori tematici esterni al cerchio giallo invece si colorano in base ai livelli di qualità attesi.
Per attivare Analytics di Sintropia sono necessari tre passaggi. Misura della maturità dell’organizzazione, analisi dei gap con relativa soluzione e avvio del monitoraggio in un ciclo di continuo miglioramento.
Primo punto: la maturità dell’organizzazione servizi viene misurata con un tool da noi sviluppato che si chiama Maturity Assessment e che prevede 5 fasi. Nella prima fase, si identifica il modello organizzativo per la gestione dei servizi in uso. Nella seconda fase, si individuano i servizi gestiti secondo le aree tematiche: servizi al business, alla persona, all’edificio. Nella terza fase si misura la maturità, attraverso un questionario, generato in automatico sulla base delle risposte precedenti. Nella quarta fase, si visualizzano i risultati, relativi alla maturità organizzativa, digitale e manutentiva del modello di gestione dei servizi e della conoscenza del patrimonio immobiliare. Nella quinta e ultima fase vengono pubblicati i risultati.
A conclusione del check-up, il tool Maturity Assessment evidenzia gli eventuali gap tecnologici, digitali, contrattuali, organizzativi, culturali sulla base dei quali si valuta se procedere con lo sviluppo di un progetto dedicato, al fine di colmare le differenze prestazionali riscontrate. Una volta pronti, si parte con il monitoraggio attraverso il tool, che abbiamo chiamato MoreCore Insights, che recepisce prontamente le mutate condizioni interne ed esterne all’appalto in regime di service management o di global service e provvede alla definizione dei possibili interventi di correzione, per assecondare il nuovo scenario, così da soddisfare prontamente quelle che potrebbero essere le mutevoli richieste del cliente e dell’utente finale.
Obiettivi di Analytics: capire se i servizi offerti ai propri utenti presentino costi e modalità di erogazione compatibili con i livelli di qualità attesi; introdurre conoscenza per ridurre consumi e sprechi, aumentare l’efficienza operativa, misurare il grado di soddisfazione delle persone, in un continuo confronto con se stessi e con gli altri; tentare di anticipare le necessità della clientela trasmettendo una sensazione di maggiore valore percepito.
Come slide conclusiva di questa panoramica sulla piattaforma digitale, riportiamo la frase che abbiamo pubblicato sul sito per introdurre il concetto di Sintropia™
La continua integrazione tra gli impianti produttivi (contenuto) e gli impianti al servizio dell’edificio (contenitore) rende l’involucro edilizio e i suoi servizi di supporto parte del processo produttivo, poiché partecipano alla progettazione, alla conduzione e al mantenimento del processo stesso. Questo non vale solo per l’industria, si pensi all’interazione dell’ingegneria clinica con gli spazi dell’ospedale, piuttosto che al benessere delle persone, come obiettivo strategico, per il settore commerciale. Sintropia™ gestisce, misura e migliora il rapporto tra il core business e i servizi no-core di una impresa, per passare da una logica di fornitura di prodotti e servizi efficienti ed efficaci, ad una logica di creazione di valore per il Cliente.
Grazie a tutti per il vostro prezioso tempo, auguriamo un lieto fine settimana.
