La guida per un’implementazione CMMS di successo

Esiste una ragione per cui la maggior parte dei contratti di lavoro include un periodo di prova: i primi mesi di qualsiasi impiego sono i più critici. Durante questo tempo, un nuovo dipendente apprende le sfide quotidiane e dimostra di essere capace di superarle.

Le prime settimane di implementazione di un Computerized Maintenance Management System (CMMS) sono simili. Tuttavia, in questo caso, il software deve dimostrare il suo valore al team e al responsabile della manutenzione, che è incaricato del successo del progetto. Un’implementazione CMMS ben pianificata è importante quanto i primi 90 giorni di un nuovo dipendente. Infatti, gestire correttamente questo periodo è il fattore più critico per garantire il successo a lungo termine.

In questa guida, illustreremo come creare un’implementazione di successo del software classe CMMS, sia per l’ufficio tecnico che per l’azienda in generale.

Vantaggi dell’implementazione di un CMMS

L’implementazione di un CMMS aiuta i team a migliorare le operazioni di manutenzione, consentendo loro di evolvere le proprie strategie di manutenzione. Il Report 2024 ha mostrato che gli intervistati che evolvono la propria strategia di manutenzione:

• Aumentano l’efficienza, risparmiando 250 ore all’anno e incrementando il tasso di completamento degli ordini di lavoro del 53%.
• Riducono i costi attraverso una migliore gestione delle risorse grazie a informazioni basate sui dati.
• Riducono i tempi di inattività non pianificati del 32%.
• Migliorano la gestione del ciclo di vita delle risorse mediante la manutenzione proattiva delle attrezzature.
• Controllano meglio l’inventario. Il 59% dei team ha ridotto i costi migliorando la gestione dell’inventario dei componenti.

Ora che sai cosa aspettarti, iniziamo a pianificare l’implementazione.

Come pianificare un’implementazione CMMS di successo

Per ottenere tutti i benefici di un CMMS, è necessario avviarlo correttamente. Una corretta implementazione di un CMMS richiede una pianificazione approfondita. Ecco i passaggi di implementazione che consigliamo:

Valuta con precisione le attuali pratiche di manutenzione.

Prima di sapere dove stai andando, devi sapere da dove stai partendo. Valuta la tua situazione attuale. Quale è la tua strategia di manutenzione? È principalmente reattiva o hai implementato programmi di manutenzione preventiva? Qual è il tasso di completamento degli ordini di lavoro? Come vengono registrati ed eseguiti gli ordini di lavoro?

Definisci obiettivi chiari e indicatori prestazionali (KPI).

Scegliere obiettivi chiari e legarli a indicatori prestazionali ti aiuterà a rimanere concentrato. Ad esempio se la tua principale preoccupazione sono i tempi di inattività non pianificati, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di introdurre una strategia di manutenzione proattiva per le tue apparecchiature più a rischio. In questo caso, i tuoi KPI sarebbero i tassi di completamento della manutenzione preventiva (PM) e i guasti delle apparecchiature per tali asset.

Crea una cronologia di implementazione dettagliata

Crea un piano specifico e vincolato nel tempo che delinei chiaramente le tappe fondamentali del piano di implementazione del CMMS. Includi elementi come “completamento della formazione onboarding” e “completamento ed esecuzione del 100% degli ordini di lavoro tramite CMMS”. Questo aiuterà tutti a rimanere concentrati e responsabili.

Forma un team dedicato all’implementazione del CMMS

Le implementazioni CMMS falliscono senza un team coeso che guidi il processo. È essenziale avere qualcuno al tuo fianco che possa tollerare i problemi di crescita e supportare i miglioramenti di processo.

Come scegliere il software CMMS giusto

Non esistono due offerte CMMS uguali, ma ci sono delle funzionalità standard che dovresti tenere d’occhio nella tua ricerca per trovare la migliore soluzione adatta alle tue esigenze. Come minimo, un CMMS dovrebbe fornire:

• Pianificazione della manutenzione preventiva. La capacità di pianificare e completare le attività di manutenzione preventiva su apparecchiature obsolete dovrebbe essere un pilastro fondamentale nell’evoluzione della strategia di manutenzione e delle risorse.
• Gestione degli ordini di lavoro. Un buon CMMS consente di creare, assegnare, dare priorità e completare facilmente ordini di lavoro.
• Tracciamento e gestione degli asset. Quando è possibile accedere alle informazioni e ai dati sugli asset, si può migliorare l’affidabilità e i tempi di attività. Pertanto un CMMS deve includere funzionalità di asset management.
• Gestione dell’inventario. Un CMMS dovrebbe consentirti di gestire, tracciare e acquistare facilmente i pezzi di ricambio in modo da non rimanere mai senza.
• Report e analisi. La possibilità di accedere ai report e tracciare facilmente i KPI consente di valutare la strategia di manutenzione e migliorarla nel tempo.
• Accessibilità mobile. Un CMMS basato su app consente ai lavoratori addetti alla manutenzione di accedere alle informazioni sulle risorse e ordini di lavoro direttamente dal campo, aumentando notevolmente la produttività e il completamento degli ordini di lavoro.

Trovare il fornitore CMMS giusto è un processo! La decisione finale dipenderà da fattori come le dimensioni della tua azienda, la facilità d’uso del software, gli obiettivi che vuoi raggiungere.

Il processo di implementazione del CMMS

La grande novità sull’implementazione di un CMMS? Se trovi la soluzione giusta, devi farlo solo una volta. Con il giusto processo di implementazione l’avviamento può essere fatto in appena tre settimane, quindi è importante trovare un fornitore che possa guidarti attraverso ogni passaggio.

Ecco come si presenta in genere il processo di implementazione del software CMMS:

1. Raccolta e migrazione dei dati

Per prima cosa, dovrai raccogliere tutti i dati relativi agli asset e alle manutenzioni che hai in uso, che siano in file Excel o .csv, in un software CMMS diverso o su carta. Puoi quindi standardizzare, mappare e iniziare il processo di migrazione dei dati. Garantire dati accurati, coerenti e privi di errori è essenziale.

2. Configurazione e personalizzazione del sistema

Ogni team avrà esigenze leggermente diverse per il proprio CMMS. Collaborare a stretto contatto con uno specialista dell’implementazione per configurare e personalizzare il proprio CMMS, garantirà una soluzione che consente al team di manutenzione di svolgere al meglio il proprio lavoro, ogni giorno.

3. Integrazione con software esistenti

Un CMMS diventa più potente quando è connesso ai sistemi che utilizzi per gestire la tua attività. L’integrazione con software ERP, software di manutenzione della flotta, sistemi di contabilità e altri strumenti di automazione ti aiuterà a massimizzare le tue capacità. Una parte importante dell’implementazione del CMMS è garantire un’integrazione fluida con questi sistemi.

4.Formazione degli utenti e strategie di implementazione

Una volta configurato e connesso il tuo CMMS, inizierai formare il tuo team per utilizzarlo. Un solido piano di formazione e una strategia di adozione da parte degli utenti sono la tua migliore scommessa. Il cambiamento può essere difficile, ma fornire al tuo team i sistemi di informazione e di responsabilità di cui ha bisogno è l’unico modo per garantire il successo e il miglioramento continuo.

5. Test e garanzia della qualità

La strada verso un’implementazione diffusa all’interno della tua struttura o organizzazione dovrebbe prevedere numerosi punti di controllo necessari. L’integrazione di test e garanzia della qualità nella tua strategia di implementazione assicurerà che dati, attività, flussi di lavoro e analisi siano tutti acquisiti correttamente.

Superare le comuni sfide di implementazione del CMMS

È difficile da accettare quando le implementazioni di un CMMS incontrano difficoltà. Nessun team desidera affrontare ostacoli nel processo di implementazione, tanto meno abbandonarlo del tutto. Ecco alcuni comuni ostacoli da considerare e come evitarli.

Dati inesatti

Come abbiamo detto in precedenza, è fondamentale garantire che i dati siano coerenti e privi di errori prima di avviare il processo di migrazione. Sebbene possa risultare fastidioso, è opportuno esaminare tutto con attenzione per assicurarsi che elementi come le convenzioni di denominazione e la cronologia delle risorse siano accurati. Tornare indietro e risolvere questi problemi retroattivamente sarà molto più complicato che farlo correttamente la prima volta.

Resistenza al cambiamento

Può essere difficile convincere tutti a partecipare a un cambiamento radicale, anche se migliorerà la loro vita quotidiana. Comunicare chiaramente cosa cambierà, quando e cosa significherà per ogni team è fondamentale. È inoltre importante assicurarsi che i vari responsabili siano ben formati sul CMMS ed entusiasti del suo utilizzo. Solo così potranno affrontare direttamente l’eventuale resistenza all’interno del loro team.

Costi di implementazione elevati

Qualsiasi piano importante che abbia un impatto sui flussi di lavoro giornalieri diventerà costoso se non eseguito bene. È importante impostare un piano di implementazione con dei punti cardine chiari e legati a date e persone responsabili. Collaborare con uno specialista dell’implementazione può essere utile in caso di problemi tecnici, garantendo il minor tempo di inattività possibile durante il processo di implementazione.

Perdita di slancio

Capita spesso di trovarsi in una situazione in cui il piano che prima entusiasmava tutti, nel tempo perde slancio. Comunicare chiaramente cosa deve essere completato entro quali date e attenersi a quel piano è fondamentale. Una formazione completa per i dipendenti garantirà inoltre che le persone utilizzino il CMMS nel modo previsto.

Questi suggerimenti possono aiutarti a rimanere sulla giusta strada durante l’avviamento di un sistema informatico della manutenzione:

• Inizia con un programma pilota. Sappiamo che sei impaziente di avviare un CMMS il più rapidamente possibile, tuttavia inizia sempre con un programma pilota. Un test su scala ridotta ti aiuterà a identificare eventuali problemi, pianificare le contingenze e personalizzare il tuo piano di formazione quando sarà il momento giusto.
• Concentrati sul coinvolgimento e la formazione degli utenti. Una forza lavoro entusiasta e ben preparata è l’arma segreta che porterà l’implementazione al traguardo. Offri una formazione completa incentrata sull’usabilità e assicurati che i responsabili si confrontino regolarmente con i loro team.
• Raccogli continuamente feedback. Un CMMS dovrebbe essere facile da usare. Fai regolarmente il check-in con il tuo staff per raccogliere feedback, quindi usa quel feedback per migliorare continuamente i processi.
• Mantieni aggiornato il sistema. Proprio come la tua attrezzatura, il tuo CMMS ha bisogno di manutenzione e attenzione per mantenere tutti produttivi. Controlla regolarmente per assicurarti che i sistemi che hai impostato funzionino come previsto e che tutto venga registrato correttamente.

Misurazione del successo del CMMS

Come fai a sapere se il tuo CMMS sta aumentando l’affidabilità e la produttività, riducendo al contempo i costi di manutenzione e i tempi di inattività non pianificati?

I tuoi KPI dovrebbero essere direttamente collegati agli obiettivi e agli scopi definiti all’inizio della tua implementazione.

Strategie a lungo termine per il successo del tuo CMMS

Consigliamo alcune strategie a lungo termine per garantire che il tuo CMMS continui a generare valore nel tempo.

Migliora costantemente i processi di manutenzione

Man mano che la tua organizzazione utilizza il tuo CMMS, inizierai a far evolvere il tuo processo di gestione della manutenzione. Questo percorso dovrebbe essere continuo. Nelle prime settimane, potresti impostare un programma di PM per i tuoi asset più a rischio. Con il passare del tempo, avrai le intuizioni e le risorse per continuare ad ampliare i tuoi orizzonti.

Aggiornamenti software regolari e utilizzo delle funzionalità

Se hai scelto un fornitore CMMS moderno, dovrebbero esserci aggiornamenti software regolari sulla sicurezza e su nuove funzionalità per rimanere al passo con i tempi. Questi aggiornamenti assicurano che il tuo team riesca a fare del suo meglio mentre il settore continua a evolversi.

Espandi l’utilizzo del CMMS in tutta l’organizzazione

Più riesci a integrare il tuo CMMS nel tessuto della tua organizzazione, migliori saranno i risultati a lungo termine. Una volta che il tuo team di manutenzione e i tuoi responsabili saranno esperti della soluzione, prendi in considerazione di estenderla ad altri team come Operations, Facility Management o Inventory Management. Un CMMS può aiutare questi team a lavorare in modo più intelligente, sia all’interno del loro team che nell’intera organizzazione.

Un’implementazione di successo porta ad un’organizzazione di successo

Il tuo viaggio con un CMMS dovrebbe essere lungo e fruttuoso, ma la fase di implementazione è ciò che veramente predispone la tua organizzazione ad un successo nel tempo.