In tutto il mondo i team di manutenzione sono alla ricerca di soluzioni digitali per migliorare i costi, l’efficienza e la sicurezza. Molti hanno capito che non è possibile migliorare le metriche dei team usando solamente i fogli di calcolo e hanno implementato in azienda un software di classe CMMS, che tradotto significa un sistema di gestione della manutenzione computerizzato. Ma cos’è un CMMS? Può essere lo strumento giusto per il tuo team? In questo articolo e nei successivi tre, parleremo di cos’è un CMMS, come implementarne uno in modo efficace e come mostrare risultati reali per la tua attività.
Che cos’è un CMMS?
Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) è una soluzione software progettata per aiutare le organizzazioni a gestire e mantenere in modo efficiente le proprie attrezzature, risorse e strutture automatizzando e ottimizzando i processi di manutenzione.
Un CMMS organizza le operazioni di manutenzione di un’azienda, semplifica le procedure, elimina le pile di documenti cartacei, migliora la comunicazione di gruppo e supporta decisioni manageriali economicamente vantaggiose.
Le piattaforme CMMS sono strumenti affidabili che possono essere utilizzati su desktop, tablet e smartphone.
Come funzionano i sistemi CMMS?
La maggior parte delle piattaforme CMMS includono quattro elementi principali:
- Le interfacce operatore sono il cuore dell’esperienza CMMS. In sostanza, sono gli schermi degli smartphone e dei desktop che consentono di navigare nelle funzionalità per registrare le informazioni sulle apparecchiature; creare, assegnare e tracciare le attività di manutenzione; monitorare l’inventario; inviare messaggi ai tecnici della manutenzione e tracciare la cronologia delle risorse.
- Le dashboard di reporting sintetizzano le informazioni raccolte come indicatori prestazionali (KPI) e relativi report di dettaglio, che possono fornire informazioni sulle inefficienze dei processi. Ad esempio, potresti generare un report che confronta il tempo e i costi spesi per riparare un asset nel 2023 rispetto al 2024 prima di prendere una decisione sulla sua sostituzione.
- Gli amministratori del CMMS possono personalizzare i permessi di visibilità degli utenti e dei vari team. Inoltre possono creare modelli di ordini di lavoro, procedure e checklist.
- I database per i moderni sistemi di manutenzione online sono in genere “nel cloud”. Tuttavia, alcuni sistemi più vecchi sono ancora configurati per server interni. Il vantaggio dell’archiviazione nel cloud è la scalabilità illimitata, l’accessibilità e la sicurezza/ridondanza dei dati.
Perché utilizzare un CMMS nella tua organizzazione
Per la maggior parte delle aziende, si tratta di risparmiare denaro. Con margini ridottissimi è facile capire perché questa sia la motivazione primaria. Ma ci sono molte ragioni per adottare un CMMS e far lavorare insieme il tuo team in modo più efficiente.
Al giorno d’oggi, il fattore motivante principale, per la maggior parte delle aziende, è il risparmio di denaro. Le funzionalità del CMMS consentono ai responsabili operativi di monitorare le attività di manutenzione, implementare processi di manutenzione avanzati, automatizzare i flussi di lavoro e prendere decisioni economicamente vantaggiose in un modo che è quasi impossibile senza un’organizzazione digitale.
Ridurre i tempi di inattività
A causa della straordinaria crescita economica globale, molti responsabili operativi sono ora sotto pressione. Con strategie di manutenzione proattive devono garantire la programmazione di produzioni intense, riducendo possibilmente i tempi di inattività delle risorse. Considerando la responsabilità di gestire centinaia di risorse, non c’è da stupirsi se le aziende stanno, sempre più, guardando alla soluzioni di gestionale classe CMMS.
Sebbene sia possibile eseguire un programma di manutenzione di successo con appunti e fogli di calcolo Excel, questo non vuol dire che sia facile. Senza una soluzione di gestione delle risorse adeguata, i team di manutenzione si ritrovano spesso in una “modalità reattiva” anziché in una modalità proattiva.
Eliminare i costi indiretti
I costi di manutenzione indiretti si nascondono sotto la superficie, sotto forma di cicli di vita ridotti delle risorse, costi energetici elevati, mancata produzione, consegne in ritardo, programmazione inefficiente delle attrezzature e varie risorse sprecate. E i costi di manutenzione diretti si presentano sotto forma di manodopera, materiali, contratti e spese generali. Questi sono i problemi che le funzionalità del CMMS cercano di risolvere rendendo la manutenzione proattiva, un obiettivo realistico.
Aumentare la trasparenza e la responsabilità
Un altro vantaggio per molti responsabili che utilizzano un sistema CMMS è una maggiore trasparenza. Nel bene o nel male, il software di gestione della manutenzione enfatizza le aree in cui i reparti stanno già eccellendo e le aree che necessitano di miglioramento.
Grazie alle solide funzionalità di reporting incluse nel CMMS, i leader possono determinare rapidamente, ad esempio, la conformità alle policy per team, quali macchine causano più problemi e dove si verifica una spesa eccessiva. Monitorare lo stato di salute delle risorse in modo organizzato, consente alla direzione di mettere a punto le proprie strategie per ridurre i tempi di inattività, tagliare i costi e aumentare la longevità delle risorse.
Spesso le imprese che decidono di dotarsi di un sistema CMMS, quasi tutte, fanno l’errore di aspettarsi che il software insieme al suo manuale e un po’ di formazione possano risolvere i processi organizzativi all’interno ed all’esterno dell’azienda. Ma non si sta acquistando solo un prodotto, si sta investendo in una soluzione per affrontare le criticità dell’asset management. Il successo di tale soluzione non sarà determinata solamente dal software, ma dal giusto mix di persone, processi e tecnologia per raggiungere insieme un obiettivo comune.
Nella puntate successive esamineremo i motivi più comuni per cui i lanci di sistemi di gestione della manutenzione elettronica falliscono. Ma prima, ecco cosa succede quando un sistema CMMS funziona bene:
Caratteristiche e vantaggi del software CMMS
Il software CMMS è progettato per essere un componente centrale del tuo reparto di manutenzione, fornendo un supporto operativo in diversi modi:
- Semplifica la manutenzione preventiva: i responsabili operativi possono creare, assegnare e monitorare gli ordini di lavoro in un unico posto.
- Organizza la gestione dell’inventario: i team di manutenzione possono monitorare lo spostamento dei pezzi di ricambio e riordinare le sostituzioni secondo necessità.
- Ridurre i tempi di fermo macchina: i tecnici possono segnalare guasti alle risorse in loco, comodamente dal loro smartphone, riducendo così la durata dei tempi di fermo delle apparecchiature.
- Migliora il rapporto costi-efficacia: le analisi prodotte dal CMMS forniscono alla dirigenza informazioni approfondite, che consentono di prendere decisioni migliori.
- Migliora la comunicazione: il sistema offre messaggistica istantanea tipo WhatsApp all’interno di gruppi, ordini di lavoro oltre a chat individuali. I messaggi vocali vengono tradotti in testo e le informazioni importanti vengono condivise in tempo reale.
- Aumenta la conformità: i tracciati di controllo digitali consentono ai responsabili di determinare chi ha completato quale attività e quando. Gli operatori possono aggiornare lo stato degli ordini di lavoro (aperti, in corso, in attesa o chiusi), in modo che i manager sappiano sempre cosa succede.
- Semplifica la contabilità: i responsabili della contabilità e della finanza possono accedere facilmente alle informazioni sulle attività che servono, per orientare le decisioni in materia di spese in conto capitale e rendicontazione fiscale.
- Miglioramento della gestione delle risorse: il CMMS consente ai gestori di catalogare e monitorare le risorse in base a posizione, categoria, numero di serie, data e altro ancora.
- Supporto al monitoraggio basato sulle condizioni: le piattaforme CMMS avanzate si sincronizzano con la tecnologia dei sensori per fornire informazioni in tempo reale sull’usura, sui guasti e sui potenziali guasti delle apparecchiature.
I report di settore dimostrano che l’utilizzo di un CMMS può apportare reali vantaggi in termini di fatturato, aumentando la capacità produttiva e riducendo i costi di manutenzione.
Criticità e resistenze quando proponi un software CMMS
Oggi nonostante le imprese hanno accesso a dati e strumenti tecnici come mai prima d’ora, queste organizzazioni si trovano ad un bivio: continuare a lavorare in silos di dati inefficienti e disallineati, oppure lavorare in modo olistico verso lo stesso obiettivo sfruttando i progressi tecnologici e una nuova mentalità.
Sfortunatamente, molte aziende stanno percorrendo la prima strada, il che ci ha portato a chiederci: “Perché e cosa possiamo fare al riguardo?” Sulla base della nostra esperienza abbiamo scoperto i seguenti ostacoli:
Il software non risponde alle esigenze dei lavoratori
I moderni team operativi, di manutenzione e di affidabilità necessitano di una tecnologia che funzioni sul campo, con un’interfaccia utente semplice e progettata per i dispositivi mobili. Tuttavia, la maggior parte dei sistemi software sono ancora basati su desktop, anche se gli utenti che non si siedono mai davanti ad una scrivania. Ciò rende difficile per i team migliorare il loro lavoro, perché sono legati ad un software “sconnesso”, obsoleto e difficile da usare.
Le aziende non utilizzano i progressi tecnologici
Negli ultimi anni, i dati sono diventati prolifici, inaugurando una rivoluzione dell’intelligence. Le organizzazioni possono sfruttare i dati attivi e passivi provenienti sia dalle persone sul campo, che dai sensori, per monitorare, analizzare, ottimizzare e mantenere in massima efficienza le risorse durante tutto il loro ciclo di vita . Ma se le aziende dispongono dei dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate, perché non lo fanno?
Probabilmente perché i dati sono ancora isolati all’interno dei team e gli utenti non sono in grado di sfruttarne tutto il potenziale. I dati isolati causano lacune informative, che si trasformano in rielaborazioni. Abbiamo scoperto che il 20% del lavoro svolto sul campo è dovuto a rilavorazioni (lavoro rifatto, quando il lavoro originale era stato eseguito in modo errato). Ciò non solo indica una mancanza di condivisione delle informazioni tra i team, ma anche una comprensione imprecisa dello stato attuale di una risorsa.
Digitalizzazione non significa sostituire i tecnici con la tecnologia ma di aumentare e amplificare la loro esperienza.
Le soluzioni tradizionali mancano di mission critical e metodo
All’interno di una impresa esistono soluzioni software separate per gestire la manutenzione, le risorse, il costo totale di proprietà, l’inventario, l’approvvigionamento, i sensori, la gestione delle strutture e altro ancora. Nessuna soluzione è stata creata per essere mission-critical, per gli altri team delle organizzazioni e, di conseguenza, la maggior parte delle implementazioni non riesce a fornire un ROI (ritorno dell’investimento) positivo a causa di un adeguato metodo.
Il mio team non lo userà
I timori di una scarsa adozione scoraggiano molte organizzazioni nell’introdurre un CMMS. L’implementazione di un nuovo software è sempre un investimento di tempo e denaro. Se le persone non usano il software, il sistema non produce risultati. Ecco perché è fondamentale scegliere una soluzione creata appositamente per i team in prima linea con un utilizzo immediato sul campo.
Il reparto IT non lo consentirà
In particolare, nelle organizzazioni più grandi, gli addetti IT possono accogliere i nuovi software con un certo scetticismo. Oltre alle preoccupazioni sulla sicurezza dei dati, i reparti IT spesso gestiscono una serie di soluzioni software e temono che l’introduzione di un’altra crei un silos di dati. Questi timori possono essere alleviati selezionando un CMMS che possa integrarsi con il loro stack tecnologico esistente, come dispositivi IoT, sistemi ERP e strumenti di business intelligence. Ancora più importante, cercare soluzioni CMMS che aderiscano ai più recenti protocolli di sicurezza aziendale, come la conformità SOC2 e gli standard ISO27001.
Cause comuni di fallimento nell’avviare un CMMS
Ancora oggi molti responsabili sono titubanti nell’investire in programmi CMMS. Alcuni esperti stimano che l’80 percento delle implementazioni di sistemi di gestione della manutenzione degli impianti fallisce. Sebbene la statistica non sia così elevata per altri settori, i responsabili dovrebbero comprendere queste cause comuni di fallimento prima di investire:
La direzione vede il software come una “strategia”
Il CMMS non è una strategia di manutenzione, ma uno strumento che semplifica l’esecuzione della manutenzione preventiva, della manutenzione predittiva, della manutenzione incentrata sull’affidabilità e di altre metodologie operative standard.
Sfortunatamente, alcuni dirigenti acquistano erroneamente piattaforme di gestione della manutenzione automatizzata con la falsa convinzione che il software risolverà i loro problemi di manutenzione. I responsabili operativi devono comunque prendersi il tempo per condurre audit sulle risorse, identificare strategie di manutenzione appropriate e imparare a utilizzare il software per soddisfare le loro esigenze di manutenzione.
L’organizzazione non è pronta
A volte, gli avviamenti dei CMMS falliscono perché il team di manutenzione non utilizza il software. Puoi evitare questo dilemma chiedendoti: in quale fase dell’evoluzione della manutenzione si trova il nostro team in questo momento?
Le organizzazioni che praticano esclusivamente la manutenzione run-to-failure non sono le candidate migliori per i sistemi CMMS. Idealmente, una strategia di manutenzione preventiva organizzata dovrebbe essere in atto prima di avviare il software. Serve tempo per rintracciare le raccomandazioni dei produttori, valutare la cronologia delle risorse passate, creare flussi di lavoro adeguati per un gran numero di risorse e formare i membri del team.
I lavoratori trovano il sistema CMMS troppo complicato
Su un’intervista realizzata su 299 professionisti della manutenzione industriale è risultato che circa il 90 percento dei responsabili della manutenzione degli impianti afferma di non utilizzare il proprio CMMS al massimo delle sue capacità. La facilità d’uso è uno dei principali fattori di successo dell’implementazione del CMMS.
Sfortunatamente, non è raro che le organizzazioni sottovalutino le ore di formazione necessarie per implementare i sistemi di gestione della manutenzione degli impianti. Tre intervistati su 10 hanno impiegato da uno a tre anni per implementare i loro sistemi CMMS!
Inoltre, più di uno su quattro intervistati ha affermato che i propri dipendenti hanno impiegato tra 100 e 200 ore per raccogliere dati sulle risorse per l’implementazione. Questo è inaccettabile dal nostro punto di vista: il CMMS dovrebbe essere intuitivo.
Come valutare le soluzioni di un sistema CMMS
Condurre una due diligence quando si esaminano e si confrontano i sistemi di gestione della manutenzione è tempo ben speso. La piattaforma giusta può aiutare a ridurre i costi, aumentare la produttività, migliorare la conformità e semplificare le attività quotidiane per tutti all’interno di un reparto, di uno stabilimento.
Ecco i nostri migliori consigli per valutare le opzioni del software:
1. Cosa ti serve e cosa no
Ciò che funziona per un’azienda potrebbe non funzionare per un’altra. Prima di fare acquisti, annota tutte le tue attività di manutenzione, conformità e gestione delle risorse. Hai bisogno di leggere dei contatori? Hai bisogno di integrare procedure di conformità normativa? ecc…
Inoltre, una gestione efficace degli ordini di lavoro è il punto di partenza per prendere decisioni informate sui tuoi beni e sulle tue attrezzature. Le funzionalità di gestione che potenziano il monitoraggio e la segnalazione degli asset sono fondamentali. La cronologia della manutenzione dovrebbe essere facilmente accessibile per monitorare le prestazioni degli asset e i tempi di attività nel tempo.
Come accennato in precedenza, molti settori con esigenze diverse utilizzano sistemi CMMS. Sebbene una soluzione specifica per un settore possa a volte essere la scelta migliore, non sottovalutare le applicazioni versatili. Ad esempio, i programmi software basati su cloud spesso sono dotati di integrazioni API che consentono agli utenti di condividere dati con altri sistemi di gestione. Puoi personalizzare queste soluzioni CMMS per soddisfare le tue esigenze. Sebbene sia importante considerare le tue necessità immediate, è utile immaginare come potrebbe apparire la configurazione finale del sistema, al fine di aiutarti a raggiungere tutti gli obiettivi operativi e strategici.
2. Dare priorità ai programmi con alti tassi di adozione e utilizzo da parte degli utenti
L’adozione da parte dell’utente è il sistema per misurare la frequenza, la rapidità e l’efficienza che i tecnici impiegano a utilizzare un nuovo software. L’adozione da parte dell’utente è anche una componente del Time to Value, che riguarda la rapidità con cui un’organizzazione realizza il valore ottenuto.
Sfortunatamente, in genere non troverai queste informazioni sui siti web dei provider CMMS. Ma puoi richiedere queste statistiche ai rappresentanti di vendita durante il processo di valutazione. Ecco alcune domande che vale la pena porsi:
- Quale percentuale di utenti nel mio settore, rimane fedele al tuo software nel tempo?
- Con quale frequenza i tecnici completano gli ordini di lavoro utilizzando l’app mobile?
- I tecnici e i supervisori hanno maggiore autonomia?
- In che modo MTTR e MTBR vengono migliorati per i tuoi clienti?
In effetti, non aver paura di chiedere case study specifici del settore o informazioni di contatto del cliente per ottenere referenze e informazioni utili di cui hai bisogno.
3. Considera l’app Mobile-First con funzionalità chat
Il tuo team lavora in una struttura di grandi dimensioni? I tuoi tecnici lasciano regolarmente la sede e ti contattano via telefono, messaggi di testo, e-mail?
Considera di dare priorità a una piattaforma CMMS progettata per essere utilizzata su smartphone. Lo scambio di informazioni tramite più dispositivi funziona finché le informazioni essenziali non cadono nel dimenticatoio e tutti puntano il dito contro gli altri quando nasce un problema.
In parole povere, sistemi di comunicazione sparpagliati alla fine creano confusione. La piattaforma software per ogni ordine di lavoro di manutenzione deve avere la funzionalità di chat disponibile con funzionalità avanzate come il messaggio vocale che il sistema trasforma automaticamente in testo.
4. Scegli un reporting dei dati significativo
Scegli un CMMS che non solo compili i dati delle apparecchiature, ma li traduca anche in metriche di settore utili e familiari. Molti dei CMMS in commercio non forniscono un output in termini di supporto alle decisioni. Questa mancanza di supporto decisionale è un problema indiscutibile perché la chiave per una manutenzione sistematica ed efficace è la presa di decisioni manageriali appropriate alle circostanze specifiche della macchina, dell’impianto o dell’organizzazione.
Il CMMS semplifica metriche complesse in grafici, diagrammi e KPI di facile utilizzo (ad esempio MTBF, MTTR e MTTF ). I tuoi report dovrebbero illustrare le risposte a domande come:
- Quanto tempo ha dedicato Carlo agli audit di sicurezza il mese scorso?
- Quale percentuale delle nostre attività di manutenzione preventiva abbiamo completato?
- Dovremmo continuare ad effettuare la manutenzione del nostro impianto HVAC o acquistarne uno nuovo?
- Siamo carenti o sovraffollati (e inefficienti) di personale?
Inoltre, il tuo CMMS dovrebbe confrontare i dati degli ordini di lavoro in base al tecnico assegnato, al tipo di risorsa, allo stato di priorità, al tempo di completamento e ad altri fattori, per integrarli in report significativi che supportino un solido processo decisionale.
5. Conosci il tuo ROI previsto e le metriche chiave
Prima di acquista un sistema informatico della manutenzione, è essenziale calcolare il ROI (ritorno dell’investimento). Ovviamente, il tuo capo vorrà sapere: quanto tempo ci vorrà per riavere indietro i soldi?
Sebbene sia impossibile avere la certezza assoluta, date le numerose variabili in gioco, è possibile fare una stima plausibile utilizzando un modello ROI, ma ne parleremo nel prossimo articolo.
