FixUp: l’auto-organizzazione negli interventi sul campo

Crediamo che Excel rimanga ancora oggi il software più utilizzato al mondo per la gestione della manutenzione e dei servizi in generale, proprio perché le organizzazioni sono immerse in un mercato in continua trasformazione e necessitano di flessibilità per adattarsi ai continui cambiamenti e i fogli di calcolo sono uno strumento semplice e flessibile. Tuttavia la libertà di Excel, che è sicuramente il suo miglior pregio, ma anche il suo peggior difetto, può compromettere l’informazione e questo rischio è incompatibile con la gestione della manutenzione, dove il dato deve essere certo, prima di tutto, per la sicurezza e la salute delle persone.

Invece la classe di software CMMS o simili digitalizzano i processi e obbligano i team a lavorare seguendo determinati schemi, che sono poco flessibili e richiedono un forte impegno nella definizione di ogni fase all’interno di una organizzazione. Anche se il dato è tracciato nel dettaglio, il rischio di fallimento di questi sistemi rimane alto perché troppo complicati.

Modello gerarchico

Solitamente i software per la gestione del facility management o della manutenzione vengono implementati seguendo il modello gerarchico in uso dall’organizzazione, dove le architetture sono complicate e le persone vengono considerate semplici.

Il modello gerarchico ha l’obiettivo di ridurre la complessità ambientale secondo una logica di ottimizzazione basata su efficienza, produttività, miglioramento continuo, economie di scala. È uno straordinario strumento di semplificazione degli output, fondamentale, ma insufficiente all’aumentare della complessità, delle discontinuità e del ritmo del cambiamento.

A livello operativo si traduce che il tecnico sul campo riceve sul suo dispositivo mobile un elenco di attività, che dovrà risolvere spuntando voce per voce. Ma cosa succede quando avviene un imprevisto?

Teoricamente è compito del sistema centrale risolvere l’intoppo, riorganizzando le risorse. Tuttavia esiste oggi un software capace di riprogrammare gli ordini di lavoro in un ambiente dove le variabili esterne sono praticamente infinite?Soprattutto nel mondo del facility management dove i servizi sono definiti no-core e la manutenzione è ancora vista come un costo? direi proprio di no.

Quindi, alla fine, c’è sempre un responsabile che prende in mano il telefono e coordina le squadre tra manutenzioni preventive, manutenzioni correttive, ordinarie e straordinarie.

Ecco, che al primo imprevisto, il software perde efficienza e diventa un peso tenerlo aggiornato. Al termine della giornata lavorativa, se va bene, hai risolto la metà di quello che era previsto, il giorno successivo ti trovi caricato a sistema altrettanti ordini di lavoro che allungano sempre di più la tua lista di attività e alla fine si va verso un collasso del sistema.

Siccome nel mondo del facility management l’imprevisto è all’ordine del giorno, per gestire in modo digitale e veritiero i servizi serve un approccio differente e qui ci viene in aiuto l’auto-organizzazione con architetture più semplici e persone complesse.

Auto-Organizzazione

L’auto-organizzazione può essere raggiunta anche nel facility management favorendo la creazione di una rete interna all’organizzazione servizi, dove i nodi sono costituiti dall’intelligenza delle singole persone che operano sul campo e le connessioni sono rappresentate dalle loro interazioni (intelligenza distribuita).

Auto-organizzazione non significa assenza di leadership. Significa che i manager sono chiamati a prestare attenzione alle dinamiche emergenti dal basso, dai propri collaboratori, dal personale sul campo, da attori esterni come fornitori. Il cambiamento non è da poco: si tratta di passare dalla tradizionale logica top-down ad una logica bottom-up. Il focus della leadership dovrebbe essere quello di delegare, allo scopo di fare emergere all’interno delle organizzazioni l’intelligenza distribuita, ovvero le capacità (intellettuali, operative, innovative, emozionali) in rete degli esseri umani. Le dinamiche che regolano questo equilibrio instabile sono di cooperazione e competizione sia all’interno che all’esterno dell’impresa.

Si parte da una strategia semplice – quella della partecipazione – per generare un comportamento complesso.  È l’opposto della concezione classica, che parte da complicate regole per il controllo, e genera un comportamento semplice.

La strategia semplice della partecipazione e dell’impegno consiste nel connettere i tecnici tra loro, lasciandoli contemporaneamente autonomi, con meccanismi di controllo e procedure minime. Questo tipo di strategia genera un’organizzazione complessa, in grado di fornire risposte ad un ambiente come il facility management che di sua natura è complesso.

Il software di facility management deve prima di tutto connettere le persone, raccogliere dati e trasformarli in informazioni da condividere per generare conoscenza.

Conclusione

Da questo contesto nasce FixUp, un software che tenta di mantenere la flessibilità dei fogli di calcolo, conservando il dato come nei sistemi più evoluti.

FixUp offre alle organizzazioni strumenti a supporto dell’intelligenza distribuita, per aiutare l’operatore a migliorare l’efficacia e l’efficienza delle proprie azioni svolte sul campo, garantendo un dato sempre certo conservato in registri certificati.