Affidarsi al software del fornitore per la gestione dei servizi legati al patrimonio immobiliare è una formula piuttosto diffusa, anche se spesso assunta da parte della committenza con una scarsa attenzione per tutte quelle misure capaci di garantire l’effettivo controllo sul processo gestionale, sui suoi esiti e sui flussi informativi.
La committenza affida il patrimonio immobiliare da gestire ad un fornitore di servizi, il quale spesso si occupa della preliminare messa in conoscenza, a seguito di iniziali attività di censimento e di tutte le attività di coordinamento e di gestione delle informazioni. Il committente ottiene dall’assuntore del servizio, ai fini del monitoraggio e del controllo, periodici report (per esempio sullo stato di esecuzione delle attività, sullo stato di conservazione dei beni edilizi, ecc.), che eventualmente integra con proprie attività di controllo (per esempio visite ispettive o gestione di questionari a caldo o a freddo distribuiti agli utenti). E’ evidente per questo modello che i vantaggi per una committenza si concretizzano nel potersi concentrare sul proprio core business esternalizzando al massimo le funzioni gestionali; tuttavia questi vantaggi devono essere confrontati con alcuni rischi, primi tra tutti:
- una organizzazione delle conoscenze sul patrimonio non adeguata alle specifiche esigenze della proprietà
- la perdita di conoscenza accumulata durante il servizio, qualora le informazioni di ritorno non siano adeguatamente archiviate e gestite.
- il rischio che a conclusione del contratto la base conoscitiva non sia strutturata nelle forme e nei contenuti utili per il committente
- la parziale inefficacia del controllo sullo stato dei servizi
Questi rischi sono superati con Datahub di Sintropia perché si integra al sistema informatico dell’assuntore acquisendo i dati generati durante l’erogazione dei servizi (informazioni di ritorno), che vengono elaborati, conservati e diventano la base informativa del cliente (dati di proprietà).
Datahub non stravolge il sistema di gestione attuale, ma struttura in modo sistematico un flusso informativo che garantisce al Cliente la proprietà del dato.
Ciclo di vita dei beni
Per tracciare il ciclo di vita degli asset e garantire una gestione attiva del patrimonio immobiliare, Datahub raccoglie i dati dal sistema informatico del fornitore, al fine di mantenere aggiornato il fascicolo del fabbricato (un documento tecnico, dinamico, nel quale sono contenute tutte le informazioni relative allo stato di agibilità e di sicurezza di un immobile, sotto il profilo della stabilità, dell’impiantistica e della manutenzione).
Datahub alimentato automaticamente sia dall’esterno (sistema informatico del fornitore) ma volendo anche dall’interno (committente) riceve, analizza e conserva:
Sistema Anagrafico
- anagrafica asset (consente di identificare, tracciare, analizzare i beni, conservare la loro storia manutentiva e relativi costi)
- documentazione tecnica-amministrativa
- integrazione con Building Information Modelling
Piani di manutenzione
- politica manutentiva
- piani di manutenzione
- manuale d’uso
Monitoraggio e Controllo
Datahub integra in modo nativo gli algoritmi di Asset.fm per il monitoraggio e il controllo dei risultati. In particolare per le manutenzioni preventive vengono analizzati gli eventuali discostamenti tra tempi e costi pianificati nel cronoprogramma tecnico – economico e l’effettiva erogazione del servizio. Anno dopo anno, sulla base dei dati raccolti dal campo, sarà possibile confrontare e si spera migliorare nel dettaglio tempi e costi di pianificazione per ogni intervento. Viene eseguita una verifica continua sul budget stanziato per area o asset. Datahub mette a disposizione diversi strumenti controllo complementari a quelli utilizzati da fornitore:
- misurazione delle prestazioni
- soddisfazione degli utenti
- benchmarking
- maturità del fornitore
Cruscotto di indicatori condivisi (PMS)
La misurazione delle performance nei servizi di facility richiede la definizione di un sistema di indicatori che permetta di rappresentare, in un quadro unitario e prospettico, le scelte strategiche più opportune, al fine di indirizzare i servizi al miglioramento continuo ed amministrare il cambiamento. L’utilizzo di un cruscotto di indicatori condivisi (Performance Measurement System) nel facility management permette un miglioramento dei rapporti tra le parti coinvolte in un appalto di FM. Tale strumento, fondamentale nel supportare l’evoluzione nei rapporti cliente-assuntore-fornitore verso una partnership, fornisce informazioni oggettive sull’andamento del contratto, in termini di livello di servizio.
Aspetto contrattuale
Nella concezione tradizionale dell’outsourcing il requisito essenziale per il buon esito di un appalto è la capacità dei contraenti di redigere un contratto puntuale e rispondente alle necessità delle parti. Tuttavia è impossibile specificare come devono agire i contraenti in ogni possibile occasione. Infatti si sceglie di non redigere contratti troppo puntuali anche perché i costi da sostenere per discutere e includere nuove clausole contrattuali sono troppo elevati. In conclusione, l’incompletezza contrattuale deve essere considerata come strutturale nei rapporti tra i contraenti. Esistono molte variabili che possono condizionare un appalto ed è impossibile e costoso prevederle tutte. Nella realtà quindi le parti definiscono e stipulano contratti estremamente incompleti. Il temine partnership usato tra il committente e l’assuntore, per colmare il gap contrattuale, diventa un’illusione se non supporto da strumenti di misurazione efficaci ed efficienti.
Conclusioni
La gestione dell’informazione del patrimonio immobiliare ha necessità di supportare processi di cooperazione e collaborazione tra sistemi informatici eterogenei per garantire la proprietà del dato e il ciclo di vita dei propri beni e Datahub è una raccolta di software, funzionalità e componenti tecnologiche attraverso le quali far interagire altre applicazioni, processi e tecnologie per scambiare valore, digitalizzare processi, abilitare ecosistemi guidati dai dati, sviluppare servizi digitali e creare valore per i clienti.
