Tre passaggi fondamentali prima di implementare un software CMMS

Qual è la differenza tra un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) che raccoglie polvere e uno che ha un impatto significativo sui tuoi profitti? La risposta non risiede solo nelle funzionalità del software: molto spesso, il successo dipende da come ti prepari per l’implementazione e da chi coinvolgi fin dal primo giorno.

Abbiamo delineato tre dei passaggi più importanti da compiere prima ancora di selezionare il software. Se segui questi consigli preparerai la tua organizzazione ad ottenere un reale valore dal tuo investimento in un software classe CMMS.

Tre passaggi da seguire per un’implementazione CMMS di successo

1. Costruisci le basi della tua implementazione

È fondamentale iniziare la ricerca del software con un quadro chiaro delle funzionalità e dei risultati più importanti che desideri ottenere dal tuo team.

1. Definisci i requisiti del tuo CMMS: Consulta gli operatori in prima linea per creare un elenco chiaro di requisiti. Guarda oltre le funzionalità di base: quanto è intuitiva l’interfaccia? Quali risorse di formazione sono disponibili? Leggi le recensioni della community, richiedi demo e parla con altri nel tuo settore. Presta particolare attenzione al percorso proposto per l’implementazione del sistema e al track record di successo con i clienti.
2. Imposta le basi per la gestione delle risorse: I dati di qualità sono fondamentali per un CMMS efficace. Quindi, prima di scegliere il software, dovresti preparare i dati. Ad esempio, decidi come organizzare gli impianti e attrezzature in base alla posizione, alla tipologia o importanza.

2. Inizia in prima linea

Per garantire un successo a lungo termine, coinvolgete gli operatori sul campo che utilizzeranno effettivamente il software fin dall’inizio. Ecco come:

1. Ricevi feedback su criticità ed esigenze: Collabora con il tuo team per identificare esattamente dove un CMMS potrebbe essere più utile. Ad esempio, se il tuo team va per tentativi, dai priorità alle procedure operative standard (SOP) digitali che elimineranno le congetture. Se hanno difficoltà ad acquisire rapidamente i dati sul campo, scegli un software che consenta loro di registrare promemoria vocali anziché doverli digitare. In questo modo, avrai maggiori probabilità di ottenere un software utilizzato da tuo team.
2. Dimostra i vantaggi su “cosa ci guadagno?”: Se il tuo team spreca ore a cercare documenti cartacei, mostra dal viso quanto sia facile estrarre dal CMMS informazioni in tempo reale come la cronologia lavorativa su ogni impianto. Stanno passando troppo tempo a cercare i colleghi in giro per la fabbrica? Mostra loro le funzionalità di chat istantanea del tuo software. In questo modo, mostrerai al tuo team che un CMMS renderà il loro lavoro più facile, non più difficile.

3. Definisci obiettivi chiari

Definire obiettivi di manutenzione specifici e misurabili aiuta a mantenere la rotta durante l’implementazione e a misurare il ritorno sull’investimento (ROI) del tuo CMMS. Ecco i passaggi che suggeriamo di seguire:

1. Crea un project charter efficace: Includi tutte le informazioni necessarie, dal budget ai ruoli, alle responsabilità. Specifica tempistiche realistiche e requisiti delle risorse, come il numero di ore che le figure chiave del team dovranno dedicare alle attività di implementazione.
2. Collega gli obiettivi del CMMS ai KPI operativi: Definisci obiettivi specifici, come la riduzione del 15% dei tempi di fermo delle apparecchiature entro sei mesi. Queste milestone chiare ti aiuteranno a monitorare i progressi e a dimostrare l’impatto del CMMS che avrà sulle operazioni.
3. Quantifica i risparmi sui costi: Crea un business case chiaro progettando e monitorando come il software beneficerà l’azienda. Prevedi tempi di inattività ridotti o costi di inventario più bassi? Ad esempio, se la tua struttura perde €1.000 all’ora di inattività, mostra al tuo team come una riduzione del 15% dei tempi di inattività si tradurrà in risparmi significativi. Questi numeri aiutano a garantire un supporto continuo alla leadership.

Preparare il terreno per un’implementazione di successo

Quando le organizzazioni adottano queste misure prima dell’implementazione del CMMS, i risultati sono evidenti: tassi di adozione più elevati, maggiore efficienza della manutenzione e significativi risparmi sui costi.