Procedure Operative Standard (SOP) nei vari segmenti di mercato

Questo articolo esplora come le Procedure Operative Standard (SOP) possano aiutare a creare e gestire programmi e ambienti di manutenzione preventiva efficienti, sicuri e affidabili per clienti e dipendenti.

Che cosa è una Procedura Operativa Standard?

Le Procedure Operative Standard (SOP) sono documenti ufficiali che forniscono istruzioni dettagliate, passo dopo passo, su come eseguire attività specifiche. Le SOP possono essere utilizzate quotidianamente o in base a programmi stabiliti. Implementare le SOP è fondamentale per creare flussi di lavoro solidi e processi efficienti.

Le organizzazioni che dispongono di SOP in tempo reale evitano comunicazioni errate, semplificano i processi ripetitivi, codificano i processi aziendali e forniscono risultati coerenti per clienti, stakeholder e committenti.

Chi utilizza le Procedure Operative Standard?

Produzione

La produzione di massa nell’industria manifatturiera comprende una vasta gamma di prodotti, dalle parti di aeroplani e pneumatici per auto, ai chip semiconduttori e prodotti per la pulizia. L’industria manifatturiera si affida alle Procedure Operative Standard per garantire risultati coerenti.

Oggi, l’industria manifatturiera è altamente automatizzata e il mantenimento di questa automazione è reso possibile grazie alle Procedure Operative Standard, efficaci ed efficienti, che vengono continuamente riviste e migliorate.

Industria automobilistica

Quando porti la tua auto in officina per una manutenzione di routine, basata sulle condizioni o reattiva, è molto probabile che il tuo meccanico utilizzi Procedure Operative Standard per garantire che la tua auto funzioni senza problemi e in sicurezza. La manutenzione della flotta è un altro valido motivo per implementare le Procedure Operative Standard.

Settore della ristorazione

Nel settore della ristorazione, la sicurezza è fondamentale. Le Procedure Operative Standard prevengono le malattie trasmesse dagli alimenti, garantiscono la sicurezza nei ristoranti e aderiscono alle normative vigenti. Le SOP normative, ad esempio, stabiliscono per quanto tempo e a quale temperatura devono essere cotti gli alimenti, per quanto tempo possono essere conservati e a quale temperatura e persino quanto deve essere calda l’acqua per lavare e disinfettare i piatti.

Centri di supporto

Le Procedure Operative Standard di controllo qualità stabiliscono processi dettagliati, passo dopo passo, per rispondere alle esigenze dei clienti, risolvere i problemi tecnici e completare le vendite. Le persone seguono generalmente istruzioni e flussi di lavoro standardizzati che li guidano esattamente su come rispondere ad ogni situazione.

Inoltre, il team di progetto può eseguire periodicamente audit di garanzia della qualità. Questo è uno dei motivi per cui le telefonate del call center vengono registrate. Una Procedura Operativa Standard può essere rivista dopo l’audit perchè risponda meglio alle esigenze del cliente.

“Nel complesso, l’uso coerente delle procedure operative standard crea un modo semplificato e conveniente per far crescere un’azienda e il suo capitale umano e getta le basi per una cultura solida e per una forza lavoro distribuita”. Forbes

Semplici passaggi per creare Procedure Operative Standard

Se vuoi assicurarti che la tua azienda disponga di Procedure Operative Standard di alta qualità, segui questi semplici passaggi:

1. Concentrati sul processo

Scrivi le tue Procedure Operative Standard con passaggi semplici da seguire. Dove possibile utilizza immagini o brevi video a supporto.

2. Semplifica le Procedure Operative Standard

Anche se è importante includere tutti i dettagli rilevanti, è consigliabile evitare di essere prolissi. Un documento più breve è generalmente più efficace, poiché passaggi troppo lunghi rischiano di far trascurare le istruzioni essenziali. Le migliori SOP devono essere concise e includere modelli facili da seguire, in modo che i lavoratori possano utilizzarle senza seguire una guida o ricevere formazione.

3. Crea Procedure Operative Standard per attività specifiche

Quando scrivi le tue Procedure Operative Standard, attieniti al compito o alla procedura specifica. Cioè, evita l’espansione del campo di applicazione. Definisci le competenze necessarie per completare la SOP in modo efficiente ed efficace. Assegna la SOP ai lavoratori con i ruoli e le responsabilità necessarie per comprendere il processo delineato. Testa la tua SOP per assicurarti che i tecnici designati possano seguire le istruzioni e completare il compito.

Vantaggi della Procedura Operativa Standard

Ridurre la responsabilità normativa

Le migliori Procedure Operative Standard riducono i tempi di fermo delle apparecchiature e la responsabilità normativa. Quando crei e testi il tuo documento, assicurati di seguire le normative del settore. In questo modo, durante le ispezioni, puoi essere sicuro che tutti abbiano seguito la procedura standard. Inoltre, se utilizzi un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS), avrai una traccia di controllo digitale in tempo reale.

Fornire risultati coerenti

Negli ambienti ultra-competitivi di oggi, è fondamentale mantenere i clienti soddisfatti. Pertanto, i tuoi risultati devono essere affidabili e coerenti. Le Procedure Operative Standard garantiscono che i risultati siano sempre gli stessi, indipendentemente dal tecnico che lavora al progetto.

Risparmiare tempo evitando passaggi ridondanti

I responsabili delle operazioni cercano sempre modi per ridurre i tempi di esecuzione e aumentare i tempi di attività. Le Procedure Operative Standard eliminano la ridondanza, assicurando che le attività non vengano completate due volte.