Quattro criticità ​​comuni nell’implementazione del CMMS (e come evitarle)

Immagina di trascorrere diversi mesi alla ricerca di un nuovo macchinario per il tuo stabilimento: cerchi e selezioni i fornitori, trovi le soluzioni per garantire il budget e infine fai l’ordine. Quando finalmente ti viene consegnata la nuova macchina ti accorgi che nessuno sa come impostarla, né come formare il team per utilizzarla. Improvvisamente, ogni attività diventa una sfida.

Questa situazione è frutto della tua immaginazione, ma per molte imprese è la realtà, quando decidono di acquistare e implementare un software di classe CMMS, per la gestione della manutenzione dei propri beni. Spesso le organizzazioni programmano una singola sessione di formazione generica e si aspettano che tutti diventino esperti immediatamente a utilizzare il sistema CMMS. E così investono nel software, ma faticano a trarne il massimo beneficio.

Come puoi evitare gli ostacoli più comuni nell’implementazione del CMMS?

Insidie da evitare

Dopo aver scelto il software appropriato, è naturale voler vedere i ritorni sul proprio investimento il più rapidamente possibile. Per garantire che l’implementazione del tuo CMMS rimanga sulla buona strada, evita i seguenti errori:

1 | Leadership non allineata

La mancanza di allineamento a livello di leadership può far arenare i progetti prima ancora di iniziare. Per evitare questo, assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda riguardo alla visione del successo in termini di ROI e tempistiche.

I passaggi chiave da seguire sono:

• Stabilisci obiettivi di implementazione chiari con numeri concreti. Ad esempio, punta a completare il 100% della formazione degli utenti entro una settimana o a raggiungere il 75% di tassi di completamento degli ordini di lavoro entro i primi tre mesi.
• Crea una timeline realistica con l’allocazione delle risorse per ogni fase. Solitamente prevediamo tre settimane di implementazione per stabilimento.
• Documenta e comunica ruoli e responsabilità tra i reparti in modo che tutti sappiano chi deve fare cosa ed entro quando.

2 | Andare oltre le basi

Molte organizzazioni commettono l’errore critico di cercare di implementare tutte le funzionalità CMMS contemporaneamente, senza aver padroneggiato prima le best practice fondamentali di manutenzione. Potrebbe essere allettante andare avanti velocemente, ma prima di farlo, è essenziale imparare a camminare e poi a correre.

Ecco come ottenere le basi giuste:

• Valuta le attuali pratiche di manutenzione e identifica le lacune. Prima di implementare un nuovo software, comprendi come il tuo team gestisce attualmente gli ordini di lavoro e la manutenzione preventiva. In questo modo, puoi concentrarti prima sui miglioramenti più critici.
• Padroneggia le funzionalità fondamentali, come gli ordini di lavoro, prima di passare a funzionalità avanzate come la manutenzione predittiva.

3 | Scarsa base dati

Immagina che i tuoi tecnici perdano ore a cercare attrezzature perché un team le chiama “Pompa 1” mentre un altro le chiama “Pompa Uno”. La differenza può sembrare minima, ma incongruenze come queste possono far deragliare un’implementazione. Prima di iniziare l’implementazione, prenditi del tempo per stabilire e documentare standard chiari.

Ecco i nostri consigli, dove è necessario:

• stabilire convenzioni di denominazione chiare e coerenti prima della migrazione;
• pulire e convalidare i dati esistenti prima di spostarli sul nuovo sistema;
• impostare una procedura per controlli regolari sulla qualità dei dati;

4 | Formazione inadeguata

Un CMMS può fornire valore solo se il tuo team sa come utilizzarlo correttamente. Troppo spesso, le organizzazioni programmano una singola sessione di formazione generica e si aspettano che tutti diventino esperti immediatamente.

Il risultato? Tecnici frustrati che tornano ai vecchi metodi, manager che non ottengono i report di cui hanno bisogno e un investimento che prende polvere.

Ecco come creare un programma di formazione efficace:

• Sviluppa piani di formazione specifici per il ruolo, in linea con le attività quotidiane.
• Crea esercizi pratici utilizzando attrezzature e scenari reali.
• Crea una libreria di guide di riferimento rapido e procedure per le attività più comuni.
• Individua e forma super-utenti in grado di supportare i colleghi.

Dalle insidie alle prestazioni: trasforma il tuo investimento CMMS in valore a lungo termine

Le aziende che dedicano tempo a perfezionare gli aspetti fondamentali, non solo evitano comuni insidie e criticità nell’implementazione, ma creano anche solide basi per un’eccellenza duratura nella manutenzione.