5 suggerimenti per automatizzare la tua attività con le Procedure Operative Standard digitali
Le Procedure Operative Standard (SOP) sono istruzioni documentate che descrivono passo dopo passo come completare determinati processi aziendali. Questi documenti vengono creati per garantire che le attività vengano eseguite in modo coerente, efficiente e conforme alle normative. Le SOP aiutano a ridurre gli errori, migliorare l’efficienza del flusso di lavoro e garantire che tutti i dipendenti seguano le stesse procedure.
Le SOP digitali offrono ulteriori vantaggi, come la facilità di accesso e aggiornamento, la possibilità di monitorare l’implementazione e la garanzia della qualità. In pratica, le SOP digitali rendono più semplice per i dipendenti consultare istruzioni di lavoro, policy e checklist, e per i responsabili monitorare e migliorare i processi aziendali.
Di seguito riportiamo cinque suggerimenti per automatizzare la tua attività con le SOP:
1. Utilizza un software classe CMMS per l’automazione delle Procedure Operative Standard
Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) è un software progettato per gestire e semplificare le attività di manutenzione. Il CMMS aiuta a monitorare le prestazioni delle risorse, garantire la qualità e condurre audit per la conformità. Le sue checklist digitali possono monitorare i processi e gli ordini di lavoro per identificare opportunità di miglioramento dei processi aziendali.
2. Automatizzare prima le attività ripetitive
Non sai da dove iniziare? Comincia documentando le attività più ripetitive della tua organizzazione. Le attività manuali di routine offrono un’opportunità ideale per l’automazione, liberando tempo e risorse. Queste attività possono includere procedure di pulizia quotidiane, attività di manutenzione di routine e processi di apertura/chiusura lavori.
3. Delineare i processi con il contributo dei dipendenti
Osservando più da vicino, potresti notare che una buona parte delle attività svolte dai tecnici contengono piccoli passaggi al loro interno. Per questo motivo, gli operatori che eseguono regolarmente procedure specifiche dovrebbero pianificare, sviluppare e scrivere la prima bozza della SOP. Dopotutto, sono gli “esperti in materia” (SME), quelli che hanno più familiarità con le fasi della procedura e che potrebbe notare un passaggio mancante o complicato che può essere suddiviso in passaggi più piccoli. Una volta completata la bozza, sarà fondamentale che i vari responsabili la verifichino per valutare e approvare la SOP.
4. Creare un sistema di etichettatura SOP
Indipendentemente dalle dimensioni di un’organizzazione, le informazioni non categorizzate perdono significato. Ad esempio, supponiamo che tu gestisca diversi ristoranti in franchising McDonald’s. Puoi scegliere di intitolare ogni SOP digitale con un numero di negozio seguito da un reparto (ad esempio, 179-Supervisori). L’istituzione di un sistema coerente di etichettatura delle SOP risolve questo problema, creando un formato organizzato che diventa un punto di riferimento centralizzato per ogni membro dell’organizzazione.
5. Semplifica le cose
Una SOP non dovrebbe essere complicata. Più è semplice, più sarà efficace. Scrivi SOP digitali in un linguaggio semplice, diretto e fruibile che tutti possano capire. Utilizza un vocabolario coerente ed evita paragrafi lunghi. Naturalmente, le SOP lunghe a volte sono inevitabili. Tuttavia, non esitare a creare allegati procedurali e diagrammi di flusso per passaggi eccezionalmente complessi. Una buona piattaforma software supporterà checklist gerarchiche, allegati PDF e caricamento di foto per aiutare a organizzare SOP complesse.
Passa al digitale
Le SOP digitali semplificano la vita alle organizzazioni di tutte le dimensioni. Semplificano i processi, riducono i costi operativi e forniscono aggiornamenti in tempo reale sul completamento delle attività. Inoltre, quelle supportate dal software CMMS forniscono analisi approfondite che favoriscono il miglioramento continuo.
Pronti a ottimizzare il vostro sistema di gestione dei processi aziendali e a ridurre i tempi di inattività?
