Come digitalizzare e automatizzare i processi aziendali con le Procedure Operative Standard

Ti sei mai chiesto chi ha sviluppato la prima Procedura Operativa Standard (SOP) “ufficiale”? Potresti rimanere sorpreso nello scoprire che il settore ferroviario è stato il primo a creare le SOP per prevenire gli incidenti ferroviari.

Da allora, le organizzazioni di tutto il mondo hanno adottato le SOP per semplificare i processi aziendali. Oggi, i settori manifatturiero, sanitario, gestione immobiliare e militare le utilizzano frequentemente. Anche le piccole aziende traggono vantaggio dalla documentazione delle procedure. Le SOP implementate influenzano la qualità del prodotto e del servizio, la sicurezza dei dipendenti e il successo organizzativo.

Negli ultimi anni, diverse aziende di alto livello hanno iniziato a digitalizzare le loro SOP. Perché? Perché questo processo fa risparmiare tempo, aumenta l’efficienza e garantisce la conformità. Questo articolo spiegherà come le SOP digitali possono aiutare ad automatizzare i processi aziendali e fornirà alcuni rapidi suggerimenti per iniziare. Ecco un’introduzione ai tipi di SOP per iniziare.

Cosa sono le Procedure Operative Standard?

Le procedure operative standard (SOP) sono istruzioni documentate, passo dopo passo, per completare determinati processi aziendali. I responsabili operativi assegnano le SOP ai lavoratori per migliorare l’efficienza del flusso di lavoro, garantire prestazioni aziendali coerenti e aumentare la conformità normativa. Questi documenti semplificano l’esecuzione delle attività di routine senza errori da parte dei dipendenti. Le SOP sono talvolta categorizzate in due gruppi: SOP tecniche e SOP di gestione.

Le SOP tecniche delineano come i lavoratori dovrebbero completare un dato compito e, a volte, come gestire possibili interruzioni qualora dovessero verificarsi. Le SOP tecniche variano in base al reparto, alla risorsa, alla struttura e alla funzione aziendale.

Le SOP di gestione forniscono linee guida su come i manager dovrebbero sviluppare le SOP tecniche. Esse delineano chi è responsabile della revisione, approvazione, implementazione e revisione delle SOP. Inoltre, le SOP di gestione riassumono il processo di verifica delle SOP tecniche per garantirne la responsabilità.

Procedure operative standard cartacee contro le procedure operative standard digitali

Le organizzazioni redigono le SOP sia in formato cartaceo che digitale. Sebbene le SOP cartacee siano attualmente le più utilizzate, i loro inconvenienti superano i benefici.

In sintesi, le checklist cartacee non sono comode, economiche o ecologiche. Non è raro che i manager ritardino l’aggiornamento delle SOP cartacee a causa del tempo necessario per modificarle, stamparle e ridistribuirle ai membri del team. Un altro svantaggio del rimanere analogici è che le procedure cartacee spesso diventano manuali enormi e ingombranti, trascurati dai dipendenti indaffarati.

Secondo la Food and Drug Administration, contenuti scadenti e mancanza di chiarezza sono alcune delle ragioni principali per cui i dipendenti non eseguono correttamente i compiti. Le organizzazioni che non riescono a creare checklist accessibili e semplici hanno maggiori probabilità di subire battute d’arresto causate da errori umani.

L’implementazione digitale delle procedure operative standard risolve questi problemi tramite:

Accessibilità del percorso di controllo

Uno dei vantaggi più significativi delle SOP digitali è la traccia di controllo che forniscono. I team leader possono recuperare rapidamente le assegnazioni SOP completate dal cloud. Tali dati sono utili quando si valutano problemi di produzione, si determinano azioni correttive e si collabora con gli audit normativi.

Accessibilità dei lavoratori

Il software basato su cloud consente ai membri del team di accedere rapidamente alle SOP. Questa disponibilità immediata tramite smartphone significa che i dipendenti non devono sforzarsi di trovare procedure specifiche quando necessario. Inoltre, non devono attendere gli aggiornamenti cartacei.

Maggiore riservatezza

Le grandi organizzazioni spesso hanno difficoltà a conservare grandi volumi di SOP cartacee in modo sicuro. Nessuno vuole che i processi proprietari vengano divulgati o rubati. Il software SOP moderno risolve questo problema includendo sistemi di sicurezza che richiedono l’autenticazione per l’accesso. È più facile prevenire una violazione dei dati con le SOP digitali.

Miglioramento della supervisione manageriale

Le procedure operative standard digitali verificano le attività completate per ogni dipendente. Programmi software CMMS consentono ai lavoratori di caricare anche fotografie o video di attività completate. Queste funzionalità aiutano la dirigenza a mantenere una visione d’insieme.

Onboarding semplificato

Il turnover dei dipendenti è inevitabile. Le SOP digitali semplificano l’inserimento di nuovi dipendenti, garantendo la continuità delle attività senza interruzioni significative. I responsabili possono anche creare SOP digitali per i nuovi assunti per svolgere attività standardizzate.

Conformità normativa semplificata

Anche piccole violazioni normative comportano severe sanzioni per la non conformità. Le SOP digitali registrano il completamento delle attività e forniscono una prova per dimostrare la conformità normativa. Ad esempio, un ristorante può dimostrare che un dipendente incaricato ha controllato la temperatura del frigorifero ogni giorno.

Accessibilità al lavoro da remoto

Dipendenti e manager possono firmare le SOP digitali in postazioni remote. Ciò riduce la necessità di recarsi in ufficio per spuntare un’attività. Inoltre, i manager possono inviare versioni aggiornate delle SOP agli smartphone dei dipendenti in tempo reale.