Man mano che le aspettative aziendali si evolvono, anche i servizi ai dipendenti e le aspettative sullo spazio di lavoro devono evolversi.
Il cambiamento aziendale sulla strategia immobiliare può essere profondo; ciò non è mai stato così evidente come con la pandemia di COVID-19, che da un giorno all’altro ha causato cambiamenti importanti nel modo in cui lavorano i dipendenti e, soprattutto, dove lavorano.
Il cambiamento è costante e, sebbene la maggior parte dei cambiamenti sia molto più graduale, i responsabili del settore immobiliare devono continuare a comprendere come si sta evolvendo la loro attività e adattarsi alle mutevoli esigenze. Essere in grado di reagire rapidamente alle nuove tecnologie e alle richieste dei clienti può essere fondamentale per la competitività di un’organizzazione.
La gestione del patrimonio immobiliare aziendale (Corporate Real Estate) tiene in considerazione tutte le attività: dalle strutture alla manutenzione, dalla finanza alla contabilità, passando per le risorse umane e altro ancora. I professionisti di Corporate Real Estate (CRE) tengono traccia di tutti gli aspetti del portafoglio immobiliare della propria organizzazione, inclusi edifici, terreni, lotti e magazzini.
Non tengono semplicemente traccia di quante proprietà ci sono e dove si trovano ciascuna. Devono anche valutare come viene utilizzata ciascuna proprietà. Questi dati sono fondamentali quando si prendono decisioni strategiche sull’opportunità di investire in strutture aggiuntive o su come consolidare le proprietà esistenti.
Ma come riuscire a tenere traccia di tutte queste parti in movimento? Come gestire, rappresentare e comunicare dati immobiliari vitali agli stakeholder e partner commerciali?
È qui che diventano evidenti i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un’unica piattaforma basata su cloud. Di seguito approfondiremo i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un unico sistema per tenere traccia di tutte le risorse, persone e strutture. Illustreremo inoltre come avere i tuoi dati su un’unica piattaforma, possa aiutarti a prendere decisioni più efficaci sul tuo portafoglio immobiliare aziendale.
Vai oltre il monitoraggio dei contratti di locazione
Quando sei limitato a tenere traccia solo di alcuni tipi di informazioni nel tuo sistema, o utilizzi più sistemi e fogli di calcolo per tenere traccia di tutto, hai un quadro incompleto del tuo portafoglio ed è molto più difficile ottenere informazioni approfondite sui tuoi dati.
Con il giusto sistema informatico puoi andare oltre il semplice monitoraggio delle informazioni immobiliari standard e prendere in considerazione fattori come attrezzature, edificio, spazio e consumo di energia. Puoi anche tenere facilmente traccia di elementi come contratti, modifiche, pagamenti, termini di locazione, assicurazioni e molto altro.
Avere tutte queste informazioni in un unico sistema, rende molto più semplice la creazione di dashboard e report accurati e ti consente di prendere decisioni, basate sui dati, più rapidamente.
Monitoraggio e previsione dei costi di manutenzione degli edifici
I team delle strutture possono utilizzare il sistema per tenere traccia dei costi di manutenzione e possono monitorare ed esaminare le condizioni della struttura per prevedere la manutenzione pianificata e differita.
I team eseguono inoltre ordini di lavoro e tengono traccia dei risultati delle ispezioni all’interno della piattaforma, quindi tutti i dati si trovano in un unica sorgente dati. Ciò comprende:
- La possibilità di vedere tutti gli aspetti della manutenzione sui beni, dalla cronologia degli interventi alla data di sostituzione, in modo da avere un’idea migliore dei costi per ogni asset.
- Funzionalità avanzate di reporting e dashboard per strutture e attrezzature.
Acquisire informazioni sull’utilizzo dello spazio
È più importante che mai avere una visione chiara di come le tue strutture vengono utilizzate da dipendenti e personale. Quando sai chi utilizza i tuoi edifici (e quanto spesso vengono utilizzati), puoi identificare con maggiore precisione gli spazi in cui devi investire e quelli che devi consolidare.
Senza questi dati a portata di mano, corri il rischio di sovrastimare l’utilizzo e di spendere troppo in spazio non necessario, oppure di sottovalutare ciò di cui ha bisogno la tua organizzazione. Con la giusta soluzione puoi visualizzare facilmente gli spazi di lavoro e individuare quando i dipendenti prenotano scrivanie o sale conferenza. La soluzione Spazio ti consente di interagire con le planimetrie per vedere la metratura e quante persone possono occupare ciascuna area. Altre funzionalità includono:
- La possibilità di utilizzare report e dashboard personalizzabili per consentire previsioni di pianificazione dello spazio e modellare diversi scenari “what-if”.
- Sposta la pianificazione degli scenari e la possibilità di dare vita alle tue planimetrie statiche con dati sull’occupazione, proprietà dei dipartimenti, tipi di spazio e funzionalità di pianificazione interattiva.
Quando hai la possibilità di accedere ai dati sull’utilizzo dello spazio dei dipendenti in tempo reale, modellare gli spazi di lavoro utilizzando planimetrie interattive, creare automaticamente report e dashboard, allora puoi prendere decisioni migliori per il futuro.
Monitoraggio del consumo energetico
Non solo puoi vedere l’utilizzo delle attrezzature e dello spazio, ma puoi anche monitorare le tendenze energetiche delle tue strutture per prevedere quanto costa riscaldare e raffreddare i tuoi edifici. Dalla stessa piattaforma, i team ottengono informazioni dettagliate sulla propria impronta di carbonio e possono monitorare i dettagli di utilizzo e le informazioni di fatturazione. Imposta soglie per gli avvisi, osserva picchi o anomalie e visualizza le spese energetiche praticamente in qualsiasi categoria: per area geografica, struttura, tipo di utenza e altro ancora.
Previsioni e report sull’evoluzione delle esigenze immobiliari
Anche se è impossibile sapere esattamente cosa riserva il futuro, puoi contribuire a mitigare parte di questa imprevedibilità monitorando tutti i dati relativi a beni immobili, strutture e utilizzo dell’energia in un unico posto. Puoi esaminare le tendenze a breve e lungo termine per le tue strutture, quindi visualizzarle e condividerle facilmente alle principali parti interessate.
Con dati migliori, hai un quadro più chiaro di come vengono utilizzati attualmente i tuoi edifici e le tue strutture e puoi pianificare in modo più accurato i tuoi progetti immobiliari per il futuro.
Conclusione
Per garantire che il settore immobiliare sia allineato alle esigenze aziendali e consentire il mantenimento di una strategia immobiliare dinamica, i leader hanno bisogno di accedere a dati e strumenti decisionali.
