Standard Operating Procedure (SOP) nella manutenzione 

Una delle parti più difficili della gestione della manutenzione è assicurarsi che tutti seguano le procedure corrette per mantenere gli impianti e le attrezzature affidabili e sicure. Nei due webinar di gennaio abbiamo parlato dei vantaggi delle Standard Operating Procedure (SOP) e di come possono essere facilmente create con i messaggi vocali direttamente dal campo.

Una SOP è un documento scritto che fornisce istruzioni dettagliate su come eseguire un’attività operativa specifica. Le SOP sono utilizzate da organizzazioni di vari settori per garantire efficienza, uniformità delle prestazioni, controllo di qualità e conformità normativa, specialmente per attività critiche.

Immagina di dover cucinare un piatto complesso senza una ricetta: potresti sentirti perso e commettere errori. Una SOP è come una ricetta dettagliata che elenca gli ingredienti, fornisce istruzioni passo-passo, indica errori comuni da evitare e suggerisce soluzioni ai problemi. Questo aiuta a completare il compito con sicurezza e precisione.

Le SOP possono essere tecniche o gestionali:

• SOP Tecniche: Si concentrano sulla standardizzazione di attività specifiche, come l’uso di apparecchiature, processi di manutenzione, formazione tecnica e procedure di sicurezza.
• SOP Gestionali: Forniscono un quadro per pratiche amministrative e gestionali efficienti, come la gestione delle risorse umane, la gestione finanziaria e la governance aziendale.

Esistono diversi formati di SOP, tra cui:

• Passo dopo passo: Guida diretta per completare un compito specifico.
• Diagramma di flusso: Rappresentazioni visive dei passaggi di un processo.
• Gerarchico: Dettaglia procedure con più livelli di passaggi.
• Lista di controllo: Elenco di elementi con caselle di controllo per garantire che tutte le attività siano completate.

Le SOP digitalizzate offrono vantaggi come revisioni semplificate, flussi di lavoro più fluidi, formazione e onboarding più rapidi, maggiore conformità e accessibilità immediata da qualsiasi luogo.

Tuttavia, raccogliere i benefici delle SOP richiede una corretta comprensione e un’implementazione efficace dei loro formati e tipi. Utilizzare un tipo di SOP quando ne è richiesto un altro può significare attività completate male, risorse sprecate, tempo perso e lavoro ripetuto.

In questo articolo (diviso in due parti) esamineremo i due tipi di procedure operative standard (tecnica e gestionale), come implementarle e come assicurarsi di sfruttarle al meglio.

Procedure Operative Standard tecniche

Le SOP tecniche si concentrano principalmente sulla standardizzazione di attività specifiche. Scompongono il processo di esecuzione di attività tecniche complesse e sono fondamentali in ambienti di lavoro che richiedono precisione, accuratezza e aderenza al protocollo. Molte SOP di produzione e manutenzione rientrano in questa categoria.

Ad esempio, le procedure operative standard per l’utilizzo di specifiche apparecchiature guideranno gli utenti attraverso le specifiche di configurazione e installazione, funzionamento, manutenzione e risoluzione dei problemi.

Le procedure operative standard tecniche sono importanti per:

• Funzionamento dell’attrezzatura
• Processi di manutenzione
• Formazione tecnica
• Risoluzione dei problemi
• Procedure di sicurezza

Procedure Operative Standard di gestione

Le SOP di gestione si concentrano sulla fornitura di un framework per pratiche amministrative e gestionali efficienti all’interno di un’organizzazione. Queste SOP includono passaggi, linee guida e best practice per la gestione delle operazioni organizzative, come risorse umane e gestione finanziaria, assicurando che il loro lavoro sia coerente ed efficace.

A differenza delle SOP tecniche, le Sop gestionali si concentrano meno sui dettagli tecnici, forniscono linee guida più generali e sono più adattabili a diverse situazioni.

Le procedure SOP di gestione sono utili per:

• Processi amministrativi
• Gestione delle risorse umane
• Gestione finanziaria
• Governance aziendale
• Gestione del progetto

Esistono vari formati di SOP, ciascuno con i propri punti di forza. La scelta del formato più adatto per la tua organizzazione dipende dal tipo di lavoro e dalle attività svolte. Ecco quattro formati comuni tra cui puoi scegliere per assicurarti che le tue SOP siano il più efficaci possibile:

Passo dopo passo

Questo è il formato SOP più diretto. Consiste nella creazione di una guida passo passo delle attività richieste per completare un compito specifico. È efficace per le procedure che richiedono riferimenti rapidi, non troppi dettagli e non comportano decisioni complesse o risultati multipli.

Diagramma di flusso

Le SOP dei diagrammi di flusso forniscono rappresentazioni visive dei passaggi coinvolti nell’esecuzione delle attività. Utilizzano forme collegate da frecce che mostrano il flusso del processo e sono utili per processi complessi che coinvolgono più punti di decisione e percorsi potenzialmente ramificati. Gli elementi visivi aiutano a guidare l’utente attraverso vari risultati in base a decisioni diverse.

Gerarchico

Il formato gerarchico amplia l’approccio passo dopo passo e descrive in dettaglio le procedure che coinvolgono più livelli di passaggi. Questo formato è utile per le attività che devono seguire un ordine specifico e includere sotto-passaggi, punti di decisione o azioni condizionali. Ogni passaggio principale è seguito da sotto-passaggi che forniscono ulteriori dettagli o spiegano l’azione condizionale.

Lista di controllo

Le checklist sono SOP strutturate come un elenco di elementi con caselle di controllo di accompagnamento. Sono simili alle SOP gerarchiche e ai formati passo-passo, ma offrono il vantaggio aggiuntivo di una casella di controllo come ausilio visivo per garantire che gli utenti ricordino eventuali attività in sospeso. Software come un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) possono supportare le checklist digitali, che semplificano il lavoro consentendo di condividere aggiornamenti in tempo reale. In alcuni casi, le checklist digitali possono anche creare un ulteriore livello di verifica.

Ora esaminiamo in dettaglio l’argomento delle checklist e delle procedure operative standard digitali.

I vantaggi delle procedure operative standard digitalizzate

Sia le SOP tecniche che quelle gestionali possono assumere forme diverse, indipendentemente dal formato scelto. Che si utilizzino checklist o passaggi gerarchici, dovrai decidere se vuoi affidarti a flussi di lavoro cartacei o utilizzare metodi digitali. Tuttavia, la capacità di un CMMS di digitalizzare le tue SOP offre maggiore flessibilità e visibilità. Ecco come:

Revisioni semplificate

Utilizzando checklist basate su cloud, puoi garantire che revisori e ispettori abbiano accesso immediato a informazioni aggiornate da qualsiasi luogo. Se hai mai dovuto preparare un audit mentre dipendevi da sistemi cartacei, sai quanto sia dispendioso in termini di tempo. Con le checklist digitali, puoi eliminare quello stress migliorando al contempo l’efficienza e l’accuratezza delle revisioni. L’accessibilità digitale garantisce che si possa monitorare la conformità e individuare i problemi in tempo reale, riducendo la probabilità di supervisione

Flussi di lavoro semplificati

La digitalizzazione delle SOP consente a tutti gli stakeholder di accedere alle linee guida e alle risorse necessarie senza soluzione di continuità, riducendo al minimo le incomprensioni o le interruzioni dovute alla confusione. Questo accesso in tempo reale riduce la dipendenza da documenti fisici e aggiornamenti dei manuali, portando ad un flusso di lavoro più fluido e affidabile. Inoltre, i processi standardizzati assicurano che tutti i lavoratori seguano gli stessi passaggi e protocolli. Questa coerenza migliora la qualità del tuo output e riduce gli errori, promuovendo una cultura di affidabilità ed eccellenza.

Formazione più rapida dei dipendenti

Le SOP digitali forniscono una piattaforma dinamica per la formazione dei dipendenti sulle nuove procedure, con elementi interattivi che possono migliorare l’apprendimento e la conservazione. I manager possono aggiornare facilmente le SOP e diffondere immediatamente le modifiche, assicurando che tutti i dipendenti siano aggiornati sulle ultime pratiche. Inoltre, le SOP consolidate ed efficaci possono fungere da materiale di formazione per aiutare i nuovi dipendenti a familiarizzare con i flussi di lavoro esistenti.

Maggiore conformità

Le SOP digitali possono aiutarti a garantire che le tue procedure siano sempre allineate con gli ultimi standard di qualità e requisiti normativi. Puoi creare aggiornamenti e avvisi automatizzati sui nuovi requisiti normativi, assicurandoti che il tuo team rimanga sempre conforme. Questo processo aiuta a mantenere gli standard e mitiga il rischio di eventuali problemi legali dovuti alla non conformità.

Perché a volte le procedure operative standard non funzionano?

Non sorprende che uno dei motivi per cui le SOP tecniche a volte falliscono sia la mancanza di un processo adeguato creato dalla direzione per garantirne il successo. Ogni volta che le procedure, i dipendenti, le risorse e/o le funzioni cambiano, i responsabili dovrebbero aggiornare e riapprovare le SOP.

Revisioni di alta qualità delle SOP garantiscono che le politiche e le procedure siano aggiornate, convenienti e conformi alle normative, agli standard e ai piani di garanzia della qualità nuovi o in continua evoluzione.

Inoltre, quando i dipendenti cambiano lavoro, i manager devono formare i nuovi dipendenti per garantire che rispettino gli standard di qualità e sicurezza. Le migliori SOP dovrebbero essere chiare, concise e facili da seguire. Infatti, il mancato rispetto delle SOP di un’azienda è un’osservazione comune durante le ispezioni.

In sintesi, ecco alcuni motivi per cui le SOP falliscono:

• Mancanza di chiarezza
• Contenuto scadente o obsoleto
• Mancanza di formazione
• Inaccessibilità
• Sovracomplessità
• Integrazione inadeguata con i processi di lavoro esistenti

Come migliorare la conformità alle procedure operative standard (SOP)

Uno dei modi migliori per garantire che i lavoratori seguano le SOP è spiegare la loro importanza. Una volta che i dipendenti comprendono il motivo per cui una SOP è in atto e perché dovrebbero seguirla, il successo dipende dallo sviluppo di documenti accessibili, chiari e di facile utilizzo.

Semplifica entrambi i tipi di procedure operative standard

In sintesi, l’implementazione di diversi tipi di SOP tramite una soluzione digitale migliorerà le metriche e gli indicatori chiave di prestazione di un’organizzazione. La piattaforma basata su cloud consente alle aziende di operare con la certezza che tutti i processi siano disponibili, coerenti e ripetibili.

Semplifica la creazione delle tue procedure operative standard

La nostra piattaforma consente di creare SOP digitali da zero o di modificare i modelli SOP esistenti. Inoltre, è possibile rivedere e modificare rapidamente e facilmente le SOP e condividere aggiornamenti in tempo reale quando necessario, il tutto dal dispositivo mobile. Per rendere il lavoro ancora più veloce, la nostra soluzione include un generatore di procedure basato sull’intelligenza artificiale, il che significa che non è necessario scrivere nuove SOP da zero. È sufficiente fornire alcuni dettagli chiave e lasciare che il sistema generi la SOP per te.

Automatizzare le assegnazioni delle procedure operative standard

Il modulo degli ordini di lavoro della nostra piattaforma consente di automatizzare le assegnazioni SOP in anticipo, in base alla propria pianificazione. Consente inoltre la programmazione basata sul carico di lavoro come parte del modulo di pianificazione delle risorse, garantendo l’assegnazione dei dipendenti giusti alle attività appropriate. Con informazioni sulla manodopera in tempo reale, è possibile assegnare attività SOP in base al carico di lavoro e alla capacità.

Monitorare le prestazioni dei dipendenti in base alle procedure operative standard

Con il modulo di reporting è possibile monitorare l’impatto delle SOP tracciando metriche rilevanti e generando informazioni utili. È anche possibile creare dashboard personalizzate per risparmiare tempo sui report amministrativi, identificare rapidamente aree di miglioramento e guidare l’eccellenza operativa.

Migliorare la conformità alle procedure operative standard con le firme elettroniche

Come ulteriore livello di responsabilità, è possibile aggiungere le firme elettroniche come parte integrante delle procedure.