Data-Driven Real Estate Strategy

L’evoluzione dei modelli di lavoro, l’aumento dei costi, le preoccupazioni sulla sostenibilità, le mutevoli preferenze delle imprese e dei dipendenti stanno influenzando il modo in cui gli edifici vengono gestiti e misurati.

Per i leader del settore immobiliare e lavorativo, ciò significa che il processo decisionale basato sui dati non è più un’opzione; è una necessità. Consente alle organizzazioni di identificare le aree in cui possono migliorare l’efficienza, mitigare i rischi, reagire a cambiamenti imprevisti e scoprire opportunità nascoste nel ciclo di vita degli edifici che possiedono o affittano.

Sebbene il valore dell’adozione di una strategia decisionale basata sui dati sia innegabile, è essenziale affrontarla in modo ponderato. Basandosi sulla nostra esperienza, ecco le cinque cose principali da considerare.

UNO: Definisci chiaramente Obiettivi e KPI

I Key Performance Indicator (KPI) sono misurazioni specifiche utilizzate per valutare le prestazioni, monitorare i progressi e guidare il processo decisionale. Aziende diverse possono avere esigenze di dati diverse in base ai loro obiettivi e alle loro operazioni.

Ciascuna proprietà ha uno scopo nel supportare le operazioni principali dell’organizzazione. Pertanto, i dati che devi acquisire su tali edifici variano a seconda di ciò che stai cercando di ottenere e delle decisioni che stai cercando di prendere quando valuti la tua strategia immobiliare.

Per iniziare, è fondamentale allineare la strategia immobiliare con gli obiettivi dell’organizzazione. Identifica le sfide o le opportunità specifiche che desideri affrontare utilizzando l’analisi dei dati. Quindi, stabilisci KPI in linea con questi obiettivi. I parametri potrebbero includere tassi di occupazione, tempo medio di risposta alle richieste di servizio, costi di manutenzione, tassi di rinnovo del contratto di locazione, costo per metro quadrato o efficienza energetica. Utilizza questa conoscenza per guidare i tuoi sforzi di raccolta dati e assicurarti di concentrarti sulle metriche più rilevanti per un processo decisionale efficace.

DUE: Rivedi la disponibilità e la qualità dei dati

È importante allineare i tuoi dati con i KPI specifici che desideri misurare. Tuttavia, raccogliere semplicemente il maggior numero di dati possibile può richiedere molto tempo, può essere costoso e persino impegnativo. Pertanto, i dati devono possedere due attributi vitali: affidabilità e accuratezza. Prendere decisioni basate su dati imprecisi o incompleti è controproducente e può portare a risultati errati.

Per garantire affidabilità e accuratezza, è necessario stabilire processi e procedure robusti per la raccolta dei dati. I responsabili della raccolta dei dati dovrebbero integrarli come parte delle loro responsabilità quotidiane. Disponendo di pratiche dedicate, le organizzazioni possono garantire la raccolta coerente e accurata dei dati, riducendo al minimo il rischio di prendere decisioni errate.

Ti consigliamo di valutare la disponibilità e la qualità dei dati necessari per misurare i progressi verso gli obiettivi e i parametri definiti. Identifica la fonte dei dati, come l’occupazione degli immobili, l’estrazione dei contratti di locazione, l’utilizzo dello spazio, il consumo di energia o i risultati dei sondaggi sul posto di lavoro. Valuta l’affidabilità, l’accuratezza e la completezza dei dati per garantire che siano adatti all’analisi, quindi colma eventuali lacune e definisci processi di governance dei dati per mantenere la loro integrità.

TRE: Promuovi la collaborazione del team interfunzionale

Per una azienda collaborativa, connettere persone con i dati di cui hanno bisogno è fondamentale. Persone e team diversi saranno spesso responsabili di tipi diversi di dati; abbattendo i silos interni delle informazioni e condividendo quindi dati e competenze si massimizzano gli insight che possono incidere sulla qualità delle decisioni.

Ad esempio, se un’organizzazione prevede di espandere le proprie attività e prevede un aumento sostanziale della propria forza lavoro del 20% o 30%, diventa imperativo coinvolgere il team delle risorse umane per affrontare gli obiettivi di reclutamento. Allo stesso tempo, è necessario consultare lo space planner per capire come i nuovi dipendenti occuperanno gli spazi dell’ufficio e se è necessario un ampliamento o una ristrutturazione. Inoltre, potrebbe essere necessario coinvolgere il team immobiliare per valutare i costi associati all’acquisizione di spazio aggiuntivo per accogliere il personale in arrivo.

Pertanto, il processo decisionale non è solo responsabilità di un singolo dipartimento o individuo: è uno sforzo combinato che coinvolge più stakeholder del settore immobiliare, delle strutture, della finanza, delle risorse umane, della sostenibilità e dell’IT. Per favorire la collaborazione, è fondamentale che tutti lavorino sullo stesso set di dati. Questo approccio inclusivo garantisce una valutazione completa dei rischi, delle opportunità e dei potenziali risultati, portando a risultati decisionali più efficaci e di successo.

QUATTRO: utilizza la tecnologia giusta

Il successo di un processo decisionale basato sui dati dipende fortemente dalla tecnologia utilizzata. Raccogliere, centralizzare e interpretare i dati in modo efficace non è semplice, soprattutto se teniamo in considerazione la capacità di rendere il dato interoperabile, integrato e sicuro.

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Ad esempio un IWMS può svolgere un ruolo cruciale nel processo decisionale basato sui dati immobiliari, fornendo una visione centralizzata e completa dei dati rilevanti, consentendo scelte informate e strategiche. È importante sottolineare che la soluzione deve essere flessibile e adattabile perché le decisioni che prendi adesso potrebbero non essere le stesse che prenderai domani o tra sei mesi. Man mano che la tua azienda si adatta ai cambiamenti nel tempo, assicurati che la tua tecnologia possa tenere il passo.

CINQUE: Garantisci una revisione continua

La revisione continua è al centro di una strategia immobiliare efficace. Man mano che generi sempre più dati, avrai bisogno di uno strumento affidabile e accurato per monitorarli, in modo da poter confrontare le prestazioni effettive con i KPI e i benchmark stabiliti nelle fasi di pianificazione. Inoltre, gli obiettivi a breve termine delle organizzazioni potrebbero cambiare, l’ambiente aziendale potrebbe cambiare e, di conseguenza, potrebbe essere necessario adeguare la strategia immobiliare. Ciò richiede non solo una solida soluzione tecnologica, set di dati affidabili e collaborazione tra team, ma anche un processo continuo di rivalutazione, adattamento e pianificazione strategica. Rivalutando e perfezionando regolarmente la strategia immobiliare, le organizzazioni possono rimanere pertinenti e reattive sul luogo di lavoro, in continua evoluzione, adattandosi a cambiamenti inaspettati.

Consigliamo di stabilire cicli di revisione regolari per valutare l’efficacia e l’impatto delle decisioni prese sulla base dei dati approfonditi. Valuta continuamente le prestazioni dei tuoi parametri, perfeziona i metodi di raccolta dati e rivedi le tue tecniche di analisi. E, cosa più importante, è fondamentale abbraccia una cultura di apprendimento e miglioramento, in cui feedback e approfondimenti provenienti dai dati vengono utilizzati per favorire l’ottimizzazione continua del processo decisionale, in ambito immobiliare e sul posto di lavoro.

Conclusioni

Considerando i 5 punti sopra indicati, puoi adottare con successo una strategia che ti consentirà di prendere decisioni più informate e migliorare le prestazioni e l’esperienza complessive del tuo immobile.