La guida per principianti alla gestione dell’inventario degli asset

Quando si parla di asset (termine inglese che si riferisce al cespite, al bene, alla risorsa), si fa riferimento a tutti quei beni materiali e immateriali di proprietà di un’impresa, che non generano direttamente un profitto, ma sono il mezzo per ottenere un guadagno futuro.

Gestire tutti gli asset della tua azienda può sembrare un compito impegnativo, ma padroneggiare la gestione dell’inventario degli asset rende il processo molto più semplice. Un sistema di gestione dell’inventario degli asset fornisce un accesso rapido ai dati importanti, permettendoti di monitorare la posizione delle risorse, controllare l’inventario e gestire la manutenzione, risparmiando tempo e riducendo i costi.

Cos’è la gestione dell’inventario degli asset?

La gestione dell’inventario degli asset implica il monitoraggio e la gestione delle risorse fisiche e digitali dall’inizio alla fine. Questo comporta il controllo dei loro stati, posizioni e condizioni, assicurando la disponibilità dei materiali giusti al momento giusto. Grazie a questo approccio, potrai prendere decisioni più informate basate sui dati, migliorare l’efficienza e ridurre i costi superflui.

Un sistema di gestione dell’inventario degli asset permette alle aziende di monitorare attrezzature, macchinari e software, garantendo che gli articoli critici siano sempre correttamente manutenuti e contabilizzati. Inoltre, potrai prevenire carenze di scorte, ottimizzare l’utilizzo delle risorse e prolungare la durata delle tue attrezzature.

Che cos’è un sistema di gestione dell’inventario degli asset?

Un sistema di gestione dell’inventario degli asset consente di tracciare, gestire e ottimizzare le risorse fisiche e digitali di un’organizzazione lungo tutto il loro ciclo di vita. Fornisce una piattaforma centralizzata per monitorare e controllare le risorse, che possono variare da apparecchiature fisiche come computer e macchinari a risorse immateriali come licenze software o proprietà intellettuale.

Gestione degli asset vs. gestione dell’inventario

Gli asset si suddividono in diverse categorie, tra cui operative, non operative, fisiche, immateriali, correnti e non correnti. Esempi di attività includono veicoli, macchinari, mobili, apparecchiature informatiche, proprietà intellettuale e persino formati digitali come i webinar.

Le scorte, invece, si riferiscono alle materie prime utilizzate nei processi produttivi e ai prodotti finiti disponibili per la vendita.

Gli asset e l’inventario rappresentano la spina dorsale di qualsiasi attività, ma la loro gestione richiede approcci diversi. La gestione degli asset si concentra sul monitoraggio e sull’ottimizzazione delle risorse di valore che la tua azienda utilizza nel tempo, mentre la gestione dell’inventario si assicura che tu disponga dello stock adeguato per la produzione o la vendita. Molti sistemi integrano anche software per ordini di lavoro, semplificando le attività di manutenzione e il monitoraggio delle risorse. Comprendere la differenza tra gestione degli asset e dell’inventario aiuta le aziende a rimanere organizzate e a evitare costosi errori.

Software di gestione degli asset

È fondamentale tenere traccia dei preziosi asset della tua azienda. Mantenere registri accurati è essenziale per ottimizzare la gestione del ciclo di vita degli asset, dal momento dell’acquisto fino al loro ritiro. Il software di gestione degli asset ti aiuta a monitorare e gestire le risorse necessarie per il funzionamento della tua azienda, assicurandoti che nulla venga perso, dimenticato o sottoutilizzato. Questo sistema supporta attività quali:

• Tracking fixed assets (processo di monitoraggio e gestione dei beni tangibili a lungo termine di un’azienda): I sistemi di gestione degli asset dispongono di un registro per monitorare gli articoli (items) e i loro utenti. Il sistema registra i beni utilizzando i loro numeri di serie e assegna credenziali di accesso agli utenti per garantirne la responsabilità. Questo aiuta a prevenire la perdita, il danneggiamento o il furto delle attività.
• Pianificazione della manutenzione: Il sistema è prezioso per la registrazione e la pianificazione delle attività di manutenzione, fondamentali per massimizzare la vita utile delle apparecchiature. I sistemi di gestione degli asset spesso si integrano con un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS), che offre funzionalità robuste per il monitoraggio e la pianificazione della manutenzione preventiva delle risorse.
• Calcolo dell’ammortamento: Nel tempo, le attività perdono valore. Un sistema di gestione degli asset può aiutarti a calcolare l’ammortamento dei cespiti utilizzando i quattro metodi principali: ammortamento lineare, ammortamento delle unità di produzione, saldo a doppia diminuzione e somma delle cifre degli anni.

Software di gestione dell’inventario

Gestire l’inventario in modo efficace è una sfida che molte aziende affrontano. Gestire una quantità eccessiva o insufficiente di inventario può comportare notevoli problematiche operative. Il software di gestione dell’inventario aiuta a mantenere gli scaffali riforniti nel modo giusto, semplificando il processo di ordinazione, monitoraggio e gestione dei livelli di inventario in tempo reale. Questo software può aiutarti in diversi modi:

• Controllo dell’inventario: Avere un inventario adeguato è fondamentale per il buon funzionamento della tua attività. Troppe scorte possono bloccare il flusso di cassa, mentre troppo poche possono portare a rotture di stock e mancate vendite. I sistemi di gestione dell’inventario ti aiutano a monitorare i livelli delle scorte e a prevedere la domanda futura, garantendo la disponibilità della quantità giusta di inventario.
• Efficienza del flusso di lavoro: I sistemi di gestione dell’inventario automatizzano le attività amministrative ripetitive, come il calcolo dei costi di trasporto e assicurativi sugli ordini di acquisto. Questo migliora l’efficienza del flusso di lavoro e la produttività.
• Monitoraggio delle scorte in tempo reale: Questi sistemi offrono visibilità in tempo reale delle quantità di scorte di magazzino, migliorando la rotazione delle scorte e i tassi di evasione degli ordini.

La differenza tra gestione patrimoniale e gestione dell’inventario

Gestire ciò che possiedi e ciò che vendi può sembrare simile, ma la gestione degli asset e la gestione dell’inventario hanno differenze fondamentali che possono avere un impatto significativo sulla tua azienda. In breve, il software di gestione degli asset tiene traccia delle risorse utilizzate dalla tua azienda, mentre il software di gestione dell’inventario monitora ciò che vendi. Entrambi i sistemi lavorano insieme per ottimizzare le tue operazioni. Comprendere queste differenze ti aiuterà a mantenere la tua azienda organizzata ed efficiente.

Tipologia di inventario

Abbiamo quattro tipi di inventario:

• Materie prime : questi elementi sono utilizzati dalle organizzazioni nella produzione dei beni e rappresentano le fondamenta dei prodotti finali.
• Inventario dei prodotti in lavorazione (WIP) : l’inventario WIP elenca i prodotti non ancora completati e attualmente in fase di produzione, talvolta chiamati beni intermedi.
• Prodotti finiti : le aziende monitorano anche i prodotti finiti pronti per la vendita, che non necessitano ulteriori lavorazioni per essere utilizzati.
• Inventario di manutenzione, riparazione e operazioni ( MRO ) : un inventario MRO comprende i materiali necessari ai professionisti della manutenzione per svolgere il proprio lavoro.

La gestione dell’inventario degli asset consiste nel garantire che i reparti abbiano accesso a inventari aggiornati delle risorse aziendali.

Le funzioni principali di un sistema di gestione dell’inventario degli asset includono la centralizzazione dei repository delle risorse, il monitoraggio degli eventi che le risorse comportano durante il loro ciclo di vita e la valutazione delle prestazioni.

Lo scopo e i vantaggi della gestione dell’inventario delle attività

Sistemi efficaci di gestione dell’inventario degli asset semplificano il monitoraggio del movimento degli oggetti nei reparti aziendali. Tra gli altri vantaggi, dare priorità alla gestione dell’inventario degli asset aiuta a semplificare le catene di fornitura.

Lo scopo della gestione dell’inventario delle attività

L’asset management è cruciale per ridurre il rischio e creare valore. I governi, le organizzazioni non-profit, le grandi aziende e le PMI devono mantenere registri accurati dei beni. Questo permette loro di:

• Gestire archivi centrali dei beni: archiviare i dati in un unico posto semplifica la generazione di report per le decisioni sulla programmazione della manutenzione, la richiesta di garanzie e la richiesta di servizi di assicurazione/finanziamento delle risorse.
• Controllare la posizione dei beni: La gestione delle risorse è essenziale per monitorare la posizione fisica dei beni. Il giusto software ti permette di visualizzare la loro ubicazione, l’uso e le eventuali modifiche. Inoltre, consente di tracciare il ciclo di vita dei beni per ottimizzare i tempi di manutenzione, aggiornamento e smaltimento.
• Monitorare i tempi di inattività: monitorare l’utilizzo delle risorse chiave è essenziale per valutare la produttività del team. I sistemi di gestione delle risorse facilitano il calcolo e lo sviluppo di strategie volte a ridurre i tempi di inattività.
• Valutare le performance degli asset: comprendere le prestazioni degli asset è fondamentale per massimizzarne il valore. Inoltre, è possibile identificare i rischi associati all’utilizzo degli asset e sviluppare strategie per mitigarli efficacemente.
• Migliorare la manutenzione degli asset: infine, la gestione degli asset consente di sviluppare una strategia di manutenzione proattiva per mantenere gli asset in condizioni ottimali. Inoltre, permette di tracciare la cronologia delle manutenzioni per prendere decisioni informate, evitando problematiche legate a manutenzioni insufficienti o eccessive.

I vantaggi della gestione dell’inventario degli asset

L’inventario e il monitoraggio degli asset consentono alle organizzazioni di tracciare la posizione, gli utenti e le condizioni di una risorsa. Esistono molti metodi tecnologicamente avanzati per farlo, tra cui etichette con codice a barre scansionabili, identificazione a radiofrequenza (RFID), Bluetooth Low Energy (BLE) e Global Positioning System (GPS). Ogni risorsa riceve un ID univoco per evitare confusione e interpretazioni errate dei dati. Il monitoraggio delle risorse contribuisce al successo aziendale nei seguenti modi:

• Migliora la responsabilità: Alcune risorse si spostano frequentemente. In questi casi, è essenziale mantenere registrazioni accurate dei movimenti delle risorse, degli operatori e degli utenti. Questo assicura un uso corretto delle risorse e aumenta la responsabilità.
• Semplifica la manutenzione: Le aziende possono monitorare i costi di manutenzione degli asset. La raccolta e analisi dei dati delineano gli eventi di approvvigionamento, le prestazioni e l’assistenza delle risorse. Queste informazioni sono cruciali per prendere decisioni efficaci riguardo alla manutenzione, all’acquisto e alla rivendita delle risorse.
• Riduce al minimo i furti: Monitorare i beni consente alla direzione di ridurre significativamente il rischio di furti o smarrimenti. In questo modo, è possibile garantire che la manutenzione e la produzione proseguano senza interruzioni, poiché i beni necessari saranno sempre disponibili.
• Riduce i costi amministrativi: La gestione centralizzata delle risorse consente di risparmiare tempo e costi. Un sistema di tracciamento automatizzato delle risorse riduce le attività amministrative ripetitive, minimizzando l’errore umano e migliorando la produttività dei dipendenti, contribuendo così a ridurre i costi amministrativi.

Le migliori tecniche di gestione dell’inventario delle risorse

La gestione dell’inventario delle risorse è più che tenere un elenco di ciò che possiedi. Si tratta anche di usare le giuste tecniche per monitorare, gestire e ottimizzare efficacemente le prestazioni delle tue risorse. L’implementazione di queste best practice ti aiuterà a rimanere organizzato e a ridurre le inefficienze.

Eseguire audit regolari

Le revisioni periodiche sono essenziali per mantenere registri accurati. Controllando regolarmente l’inventario degli asset, è possibile verificare che gli articoli elencati nel sistema siano accurati, aggiornati e nelle loro posizioni corrette. Il CMMS semplifica la pianificazione e l’esecuzione degli audit con il monitoraggio e la segnalazione degli asset digitali, consentendo di contabilizzare tutti i beni e risolvere rapidamente eventuali discrepanze.

Standardizzare le procedure

La coerenza è fondamentale per una gestione efficace delle risorse. Standardizzare il monitoraggio, la manutenzione e lo smaltimento delle risorse garantisce uniformità nel tuo team. Il CMMS ti permette di personalizzare i flussi di lavoro in linea con le procedure operative standard della tua azienda, semplificando le attività di manutenzione e riducendo gli errori umani.

Fornire formazione

Per gestire gli asset in modo efficace, il team deve essere adeguatamente formato sull’uso del sistema di gestione degli asset e sul rispetto dei protocolli. Il CMMS fornisce funzionalità intuitive che permettono al team di essere rapidamente operativo e di concentrarsi sul proprio lavoro.

Sfruttare l’IoT (Internet delle cose)

I dispositivi IoT: Sensori e localizzatori GPS forniscono informazioni in tempo reale sullo stato e la posizione dei tuoi asset. Il CMMS si integra con la tecnologia IoT, consentendo alle aziende di monitorare i propri asset da remoto, ricevere aggiornamenti automatici e rispondere ai problemi prima che diventino seri.

Scelta del software

Sulla base delle informazioni raccolte negli articoli precedenti, l’importanza di investire in un software per la gestione dell’inventario degli asset diventa fondamentale. Pertanto proponiamo i seguenti suggerimenti:

1. Integrazione con i sistemi esistenti

Per gestire l’inventario degli asset, è essenziale utilizzare un software che si integri perfettamente con i tuoi sistemi attuali. Che tu stia già utilizzando un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) o un altro software aziendale, l’integrazione facilita il flusso di dati senza intoppi tra i sistemi, risparmiando tempo. La nostra piattaforma offre funzionalità API che permettono un’integrazione senza soluzione di continuità con software di terze parti, garantendo un flusso di dati costante tra i vari sistemi.

2. Opzioni di personalizzazione

La tua attività è unica e il software di gestione delle risorse dovrebbe rispecchiare le tue specifiche esigenze. Cerca sistemi che offrano funzionalità personalizzabili per adattarsi ai tuoi processi operativi. La nostra piattaforma ti permette di personalizzare flussi di lavoro, categorie di asset e dashboard di reporting, rendendo il sistema flessibile e capace di evolversi con la tua azienda.

3. Prezzi scalabili

Accessibilità e scalabilità sono cruciali, soprattutto man mano che la tua attività cresce. La nostra piattaforma offre piani tariffari flessibili che ti consentono di scalare la piattaforma in base alle dimensioni del tuo team e alle esigenze operative. Inizia in piccolo con funzionalità di base e aumenta man mano che ti espandi, rendendolo perfetto per piccole e medie imprese (PMI) con requisiti in evoluzione.

4. Interfaccia intuitiva

L’usabilità è uno dei fattori più critici per l’adozione del software. Anche il software più potente diventa inutile se gli utenti hanno difficoltà a utilizzarlo. L’interfaccia intuitiva della nostra soluzione permette al tuo team di apprendere e usare rapidamente il sistema, con app mobili disponibili su iOS e Android per un facile accesso sul campo.

5. Flessibilità del software

Presta attenzione alla flessibilità del sistema. Molte soluzioni moderne di gestione dell’inventario sono ottimizzate per i dispositivi mobili, consentendo ai lavoratori remoti di accedere al sistema da qualsiasi luogo. Queste soluzioni rispondono anche alle esigenze delle organizzazioni con più sedi, mantenendo tutti connessi. la nostra piattaforma assicura che il tuo team possa gestire le risorse ovunque si trovi, sia in ufficio, sul campo o da remoto. Grazie al suo design mobile-friendly, i dipendenti possono accedere a dati critici ed eseguire attività anche offline, sincronizzando gli aggiornamenti una volta tornati online.

6. Assistenza clienti affidabile

Scegliere un fornitore di software che garantisce un supporto continuo è essenziale per gestire un’implementazione fluida e un successo a lungo termine. Con team di supporto dedicati e assistenza 24/7 tramite telefono, chat ed email, ti forniamo l’aiuto di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.

Semplifica la gestione dell’inventario degli asset

La gestione dell’inventario delle risorse può essere dispendiosa in termini di tempo e richiede molta attenzione ai dettagli. La nostra piattaforma elimina le incertezze e lo sforzo manuale offrendo una piattaforma centralizzata per organizzare, monitorare e ottimizzare le risorse. Dalla pianificazione della manutenzione al monitoraggio in tempo reale, forniamo gli strumenti necessari per gestire e mantenere le tue risorse. La nostra piattaforma è progettata per soddisfare le esigenze specifiche di vari ruoli aziendali.

Dirigenti

I dirigenti spesso incontrano difficoltà nel visualizzare lo stato complessivo delle risorse e nell’allineare i livelli di inventario con gli obiettivi a lungo termine. La nostra piattaforma offre report e dashboard dettagliati che forniscono ai dirigenti una visione chiara dello stato di salute, dell’utilizzo e dell’inventario delle risorse su più sedi. Il nostro sistema supporta il processo decisionale basato sui dati, aiutando a ottimizzare le spese in conto capitale.

Personale

I tecnici spesso affrontano difficoltà nel localizzare strumenti, parti e informazioni delle risorse sul campo. L’app mobile della nostra piattaforma rende più semplice per i tecnici accedere ai dati critici sulle risorse, come la cronologia della manutenzione e le posizioni, direttamente dai loro smartphone, ovunque essi si trovino. Inoltre, la nostra app consente aggiornamenti in tempo reale sugli ordini di lavoro, mantenendo tutti allineati in tempo reale.

Responsabili della manutenzione e degli impianti

Gestire una struttura o un team di manutenzione significa sempre avere sotto controllo numerosi aspetti: lo stato di salute delle risorse, i programmi di manutenzione pianificata e l’inventario delle parti. I responsabili della manutenzione devono assicurarsi che le risorse rimangano operative evitando guasti imprevisti. La nostra piattaforma permette di pianificare le attività di manutenzione preventiva, monitorare lo stato di salute delle risorse e tracciare l’utilizzo delle risorse in tempo reale.

Team di approvvigionamento

“I responsabili degli acquisti devono bilanciare l’ordinazione di parti sufficienti per prevenire ritardi e mantenere i costi bassi, evitando al contempo di sovraccaricare le scorte. La funzionalità di gestione dell’inventario della nostra piattaforma monitora l’uso delle parti e i livelli di scorta, supportando i team degli acquisti nell’ottimizzazione dell’inventario. Il nostro software di inventario di manutenzione semplifica ulteriormente il processo per i team di manutenzione grazie a ordini tempestivi e a un controllo efficiente delle scorte.

Responsabili di stabilimento

I responsabili di stabilimento devono garantire che la produzione proceda in modo efficiente, minimizzando i tempi di fermo delle risorse. La nostra piattaforma supporta i responsabili di stabilimento nel mantenere l’efficienza produttiva, fornendo visibilità in tempo reale sulle prestazioni delle risorse e sui programmi di manutenzione.