Le imprese stanno diventando sempre più digitali e questo vale anche per la gestione della manutenzione nei vari segmenti di mercato. Per quanto questo processo prometta di generare notevole valore, molte organizzazioni faticano a sfruttare questo potenziale, sia a livello operativo che strategico.

In un mondo dove l’uso dei dispositivi è costante quasi ogni ora del giorno, è difficile pensare di fare ancora qualcosa manualmente. Tuttavia oggi, molte aziende continuano ad affidarsi a metodi tradizionali come carta e penna, post-it, messaggi vocali e, nel migliore dei casi, a sistemi basati su fogli di calcolo come Excel per la gestione della manutenzione.

Per questo motivo abbiamo costituito il Team “Excel to CMMS” di Sintropia per aiutare queste imprese a sviluppare una cultura manutentiva aziendale centrata sull’utilizzo dei dati, sulla collaborazione con i dati e sull’innovazione con i dati, rendendo questa cultura una componente digitale della propria identità.

Nei prossimi giorni avvieremo una campagna promozionale rivolta a tutte le aziende che hanno la necessità di evolvere il loro sistema informatico di manutenzione da Excel a CMMS.

L’articolo è concepito come una guida, un itinerario filologico che assiste il lettore nel raggiungere una consapevolezza graduale, allo scopo di chiarire più distintamente le problematiche associate all’uso dei fogli di calcolo nella manutenzione e i benefici che derivano dall’utilizzo di un software CMMS di ultima generazione, arricchito con funzionalità di intelligenza artificiale.

1. Premessa
2. Perchè si usano ancora i fogli di calcolo nella manutenzione
3. Excel contro CMMS
4. Quale è la differenza tra software CMMS e EAM?
5. La scelta del software CMMS
6. Moduli
7. Funzionalità
8. Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale nella manutenzione
9. La nostra soluzione (software + avviamento)

---

1 | Premessa

La manutenzione è sempre stata una questione difficile da bilanciare: un eccesso di manutenzione comporta spreco di tempo e denaro su beni che funzionano correttamente, mentre una manutenzione insufficiente può portare a guasti costosi e a tempi di inattività.

In un mondo sovraccarico di informazioni, è sorprendente quanto poche delle nostre decisioni relative alla manutenzione siano basate su dati di qualità. Molte aziende intervengono sulle apparecchiature solo in caso di malfunzionamenti (manutenzione reattiva), o si affidano all’intuito di responsabili e tecnici esperti, i quali si basano sulla propria esperienza.

In Italia esiste ancora un divario preoccupante tra intenzione e azione nei programmi di manutenzione preventiva. Molte imprese che conosciamo utilizzano strategie di manutenzione preventiva, ma la maggior parte di loro gli dedica meno della metà del tempo totale di manutenzione.

Inoltre il mercato continuerà a diventare sempre più competitivo e l’unico modo per stare al passo con i nuovi business sarà quello di fare affidamento su dati accurati per ottimizzare i vari aspetti delle operazioni di manutenzione. Questo significa un rapido passaggio dalla manutenzione reattiva a strategie di manutenzione proattiva e predittiva, che si basano su strumenti di analisi per ottenere dati accurati e di alta qualità.

Per stare al passo con i tempi, servono nuovi strumenti digitali per trasformare dati in informazioni e informazioni in conoscenza.

---

2 | Perchè si usano ancora i fogli di calcolo nella manutenzione?

Excel rimane ancora oggi il sistema più utilizzato al mondo per la gestione della manutenzione.

Il motivo è semplice, le organizzazioni sono immerse in un mercato in continua trasformazione e necessitano di flessibilità per adattarsi ai continui cambiamenti e i fogli di calcolo sono strumenti digitali semplici e flessibili.

Tuttavia questa flessibilità, che è sicuramente il loro miglior pregio, diventa, allo stesso tempo, il loro peggior difetto. Perché troppa libertà rischia di compromettere l’informazione e questo rischio è incompatibile con la gestione della manutenzione, dove il dato deve essere sempre certo, prima di tutto, per la sicurezza e la salute delle persone.

Excel è uno strumento potente e flessibile, ma ogni progetto è legato ad una singola persona, che andrà a ritoccare continuamente formule, schemi e dati. E quanto tempo ti serve per spiegare agli altri le modifiche che hai fatto? Senza considerare la documentazione di progetto che pochi aggiornano e quasi nessuno legge. Inoltre l’utilizzo di excel porta ad una perdita di know how condiviso, perché la conoscenza rimane nella singola persona e non nel team, tantomeno nell’azienda.

---

3 | Excel vs CMMS

Mantenere e gestire gli asset e ordini di lavoro con i fogli di calcolo tipo Excel comporta numerose sfide:

• Tempo – spesso, gli ordini di lavoro vengono compilati su moduli cartacei che poi devono essere trascritti su un foglio di calcolo. Se non si raccolgono tutte le informazioni o se la scrittura è illeggibile, può diventare necessario contattare il tecnico per chiarimenti, un processo che richiede tempo e spreca risorse importanti.
• Errori – se la trascrizione dell’ordine di lavoro avviene da carta a foglio di calcolo, possono verificarsi errori umani. Inoltre, informazioni o interpretazioni parziali possono causare errori nel processo di manutenzione.
• Monitoraggio – i sistemi manuali non offrono un accesso semplice alle informazioni, causando numerose telefonate ed e-mail per controllare lo stato della manutenzione.
• Storia – quando si completa un ordine di lavoro cartaceo, questo viene generalmente archiviato senza registrare una cronologia dettagliata per la risorsa specifica. Questo rende complesso analizzare con precisione lo stato delle risorse o effettuare scelte informate riguardo a future riparazioni o sostituzioni.

Ora che abbiamo esaminato le difficoltà dei fogli di calcolo per gestione della manutenzione, esploriamo di seguito i benefici di un sistema CMMS:

• Efficienza e risparmio di tempo – La gestione digitale degli ordini di lavoro a partire dal campo semplifica l’intero processo di manutenzione, dalla creazione al completamento. I flussi di lavoro automatizzati riducono il tempo dedicato alle attività amministrative, consentendo ai tecnici della manutenzione di concentrarsi sugli aspetti critici del proprio lavoro. Con pochi clic, gli utenti possono generare, assegnare e tenere traccia degli ordini di lavoro, ottimizzando il tempo e assicurando un intervento tempestivo alle richieste di manutenzione.
• Collaborazione in tempo reale – La collaborazione è fondamentale in qualsiasi operazione di manutenzione. La gestione digitale degli ordini di lavoro facilita la comunicazione in tempo reale tra i membri del team, sia interni che remoti. I tecnici della manutenzione possono condividere istantaneamente aggiornamenti, documenti e feedback, favorendo un ambiente collaborativo che migliora la risoluzione dei problemi e il processo decisionale, mantenendo una storia su ordini di lavoro e asset.
• Dati e report accurati – il CMMS garantisce l’accuratezza dei dati rimuovendo la necessità di inserimenti manuali e offrendo una piattaforma unificata delle informazioni. Questi dati precisi sono fondamentali per un reporting dettagliato, consentendo ai responsabili della manutenzione di analizzare tendenze, identificare aree di miglioramento e prendere decisioni su informazioni concrete.
• Gestione del ciclo di vita delle risorse – con il CMMS, mantenere un registro completo per ogni risorsa diventa estremamente semplice. Dall’installazione ai registri di manutenzione, il sistema permette ai responsabili della manutenzione di tenere traccia dell’intero ciclo di vita delle apparecchiature. Questi dati storici sono preziosi per anticipare e prevenire potenziali problemi, ottimizzare i piani di manutenzione e estendere la vita utile dei beni.
• Accessibilità mobile – in un mondo dove tecnici e manager sono sempre in movimento, la capacità di gestire gli ordini di lavoro da qualsiasi luogo è rivoluzionaria. I sistemi CMMS includono applicazioni mobili che permettono ai team di manutenzione di accedere, aggiornare e completare gli ordini di lavoro ovunque si trovino, assicurando un flusso di lavoro continuo indipendentemente dalla loro posizione.

L’epoca dei fogli di calcolo e della carta per la gestione della manutenzione sta tramontando, cedendo il passo all’efficienza e alla precisione dei sistemi digitali CMMS per la gestione degli ordini di lavoro e degli asset. Adottare questa evoluzione tecnologica non solo aumenta l’efficienza operativa, ma migliora anche il processo decisionale, l’ottimizzazione delle risorse e la riduzione dei costi complessivi. È giunto il momento per i professionisti della manutenzione di avanzare verso il futuro, superando i limiti del passato e sfruttando i numerosi benefici di una gestione digitalizzata degli ordini di lavoro.

---

4 | Quale è la differenza tra software CMMS e EAM?

La maggior parte dei responsabili della manutenzione inizia il proprio percorso di monitoraggio delle risorse digitali con un CMMS (Computerized Maintenance Management System).

Questo sistema consente ai responsabili di pianificare attività ricorrenti di manutenzione preventiva (PM), gestire meglio i conteggi delle scorte a magazzino e catalogare le informazioni sulle apparecchiature. Il CMMS fornisce agli utenti indicatori prestazionali (KPI) che rivelano le opportunità per una maggiore efficienza nella manutenzione, con una riduzione dei tempi e costi.

Enterprise Asset Management (EAM) è una classe di software per la gestione della manutenzione che raccoglie, storicizza e analizza i dati delle risorse, dalla progettazione al loro smaltimento. Rispetto al CMMS aiuta le organizzazioni a gestire ogni fase del ciclo di vita delle apparecchiature, monitorando l’acquisizione di nuove risorse, l’attività delle risorse attive e la rimozione di risorse inutilizzabili.

Tuttavia con l’avanzamento della tecnologia web, la distinzione tra CMMS ed EAM si sta facendo sempre meno netta. Numerose piattaforme CMMS attuali offrono tutte le funzionalità che un tempo erano esclusive dei sistemi EAM.

---

5 | La scelta del software CMMS

Sintropia™ è una piattaforma digitale. Può essere definita come un sistema di conoscenze, tecnologia, metodi e algoritmi che consentono il controllo avanzato della gestione della manutenzione e del facility management.

Sintropia™ contiene una suite di software di classe CMMS, EAM, IWMS, CAFM, scelti con cura sul mercato.

Per questa iniziativa “Excel to CMMS”, il team EtC di Sintropia ha scelto un software che sia in grado di tracciare censimenti dei beni, gestire spazi ed esperienza sul posto di lavoro, valutare lo stato di conservazione degli edifici, valutare l’efficienza degli impianti (dalla produzione alle strutture), conservare la storia manutentiva degli asset, pianificare e programmare le manutenzioni, gestire le richieste di intervento, individuare e coordinare le risorse interne ed esterne, registrare gli interventi (tempi e costi), monitorare l’avanzamento dei lavori, valutare la sostenibilità, addebitare i lavori straordinari, analizzare i costi, analizzare gli indici di performance e i livelli di servizio, con un prezzo alla portata di tutti, a partire dalle piccole imprese.

Obiettivi:

• riduzione dei costi
• ottimizzazione del ciclo di vita degli asset e dei processi
• ottimizzazione degli investimenti
• un migliore processo decisionale
• maggior sicurezza del luogo di lavoro
• controllo performance dei fornitori
• aumento della qualità dei servizi
• aumento della soddisfazione del personale
• gestione e controllo del rischio
• mantenere la conformità
• promuovere la sostenibilità

---

6 | Moduli

Riportiamo di seguito i moduli fondamentali di un sistema CMMS.

Gestione Ordini di Lavoro

Crea, gestisci e completa richieste e ordini di lavoro. Sostituisci con facilità carta, penna e fogli di calcolo con i vantaggi dei nuovi sistemi CMMS.

Il modulo Ordini di Lavoro consente di assegnare facilmente ai tecnici richieste di interventi di manutenzione reattiva o preventiva. Visualizza ogni ordine di lavoro da una lista ad elenco o dal formato calendario. Filtra gli ordini in base al tecnico assegnato, alla risorsa, alla posizione e al livello di priorità.

• Individua i colli di bottiglia
• Riduci i tempi di inattività delle apparecchiature
• Aumenta il ROI delle tue risorse
• Migliora l’efficienza del tuo team riducendo i tempi di risoluzione
• Proteggi i documenti importanti dallo smarrimento
• Automatizza il processo di raccolta e reporting dei dati

Manutenzione Preventiva

Pianifica gli interventi e attiva automaticamente gli ordini di lavoro in base alle letture dei contatori, ai dati IoT e altro ancora.

Semplifica la tua manutenzione. Dite addio ai tempi di inattività non pianificati! Fai in modo che qualsiasi ordine di lavoro si ripeta nel tempo, utilizzando diverse tecniche come la data di completamento della manutenzione preventiva.

• Riduci i costi di manutenzione e massimizza i tempi di attività con la manutenzione preventiva basata sul runtime
• Dall’assegnazione all’esecuzione, consenti ai tuoi tecnici di assumersi la piena responsabilità del completamento della manutenzione preventiva di routine e delle liste di controllo.
• I tecnici possono facilmente visualizzare la manutenzione preventiva prioritaria giornaliera sulla schermata iniziale dell’app mobile.
• Gli amministratori possono determinare quali risorse costano di più in termini di tempi di inattività non pianificati e creare una manutenzione preventiva di routine per prevenire rapidamente eventuali guasti futuri.

Manutenzione a Guasto

Centralizza tutte le tue richieste di lavoro per la manutenzione degli impianti di produzione e delle strutture

La manutenzione è come un iceberg. Come tutti sanno un iceberg ha una piccola parte visibile e una parte più grande sommersa, che “vive” sott’acqua, senza apparire in superficie. Come per l’iceberg, quando parliamo di assistenza ci troviamo davanti a molteplici problematiche di gestione: numero elevato di richieste, necessità di ottimizzare le risorse tecniche, complessità e varietà degli impegni contrattuali presi con clienti e fornitori, ricerca della disponibilità delle parti di ricambio, scadenze e altro, che stanno sotto la percezione della maggior parte delle persone.

• Maggiore velocità del servizio
• Aumento dei tempi di attività
• Visibilità, reportistica e analisi
• Migliore gestione delle risorse

Ricambi e Inventario

Il modulo di gestione dell’inventario fornisce informazioni utili per controllare meglio i costi e assicurarti di avere scorte sufficienti.

Gestire le quantità e i costi delle parti di ricambio non dovrebbe essere impossibile. Il software di gestione dell’inventario mobile fornisce informazioni utili per controllare meglio i costi e assicurarti di avere scorte sufficienti.

• Garantisci una documentazione coerente con i codici qrcode
• Riduci i tempi di inattività con quantità accurate dei ricambi
• Una “fonte di verità” per tutte le tue esigenze di inventario
• Semplifica gli ordini di acquisto ed evita le rotture di stock
• Business intelligence per ridurre i costi dei ricambi

Indicatori e Report

Valuta i tassi di completamento degli ordini di lavoro, i costi di manutenzione, la produttività dei tecnici, i livelli di inventario e altro ancora.

Genera rapidamente un report di manutenzione per valutare i tassi di completamento degli ordini di lavoro, i costi di manutenzione, la produttività dei tecnici, i livelli di inventario e altro ancora.

• Crea dashboard personalizzate
• Esporta grafici e report in formato PDF
• Identifica i problemi a colpo d’occhio
• Elimina la reportistica manuale

---

7 | Funzionalità

Riportiamo di seguito le funzionalità principali di un sistema CMMS.

Pianifica e controlla la manutenzione

Modernizza il modo in cui i team gestiscono tutti i tipi di manutenzione e ottieni visibilità sull’intero processo:

• Crea, assegna e monitora l’avanzamento degli ordini di lavoro con un unico sistema.
• Pianifica la manutenzione preventiva in base ai tempi o all’utilizzo.
• Passa alla manutenzione secondo condizione.

Semplifica la manutenzione preventiva

Assicuratevi che tutti seguano le giuste procedure operative in totale sicurezza. Sostituite carta e fogli di calcolo con checklist digitali, facili da creare e da seguire con logica condizionale e azioni correttive automatizzate.

Pianifica e monitora le ispezioni con semplicità

Non lasciare mai che le ispezioni passino inosservate. Crea programmi ricorrenti, imposta date di scadenza e ricevi avvisi quando le ispezioni sono in ritardo. Riassegnale e pianificale rapidamente in modo semplice e veloce.

Semplifica la gestione degli audit

Mantieni la conformità normativa con una cronologia completa delle ispezioni a portata di mano. Dormi sonni tranquilli sapendo che il tuo team è sempre pronto per gli audit!

Migliora i tuoi processi con informazioni in tempo reale

Visualizza rapidamente dove le ispezioni vengono saltate o gli standard non vengono rispettati. Utilizza approfondimenti basati sui dati per migliorare le prestazioni e creare una cultura di eccellenza.

Gestione dei fornitori

Aumenta la produttività e l’efficienza dei fornitori con gli ordini di lavoro esterni. Puoi avere illimitati fornitori compresi nella licenza del software a cui inoltrare illimitati ordini di lavoro di natura correttiva, preventiva e altro.I fornitori riceveranno via email un PDF contenente le informazioni del ticket e un “link” che consentirà loro di accedere in modo limitato e riservato al sistema, da qualsiasi dispositivo mobile o PC, per visualizzare i dettagli dell’intervento e caricare informazioni quali foto, rapporti di intervento, tempi e costi. Se all’ordine di lavoro è associata una procedura standard operativa (SOP), il fornitore sarà tenuto a seguirla e completarla digitalmente.

Procedure Operative Standard SOP

Indipendentemente dal settore in cui operi, dalla produzione alla gestione degli impianti, usare una soluzione digitale ti aiuta a garantire che i tuoi tecnici non commettano errori. I modelli contengono le procedure operative standard ( SOP ) che forniscono una guida ai tecnici per completare le attività in modo più efficiente ed efficace. Le SOP riducono il rischio di errori, incidenti e risultati incoerenti. E, oggigiorno, il mancato utilizzo può spesso avere un impatto negativo sul morale, sulla produttività e sulla conformità legale. Che tu sia una piccola azienda che punta alla crescita o una grande organizzazione che cerca di semplificare le operazioni, le SOP sono un ingrediente essenziale per il successo. Una procedura operativa standard è un set di istruzioni o linee guida passo dopo passo, che spiegano come eseguire un compito o un’attività specifica. È come un libro di ricette: aiuta le persone a completare il lavoro correttamente, in modo coerente e sicuro ogni volta.

Sfrutta l’intelligenza artificiale per individuare guasti ed errori delle apparecchiature

Riduci i rischi sui tempi di inattività ed errori umani, rilevando anomalie nei dati di ispezione. Scopri i primi segnali di guasto della tua attrezzatura utilizzando modelli di apprendimento automatico addestrati sui dati ricavati dai tuoi ordini di lavoro.

Tieni traccia del lavoro in tutta la tua struttura

Registra tutti i tuoi lavori di manutenzione in un unico sistema. Ricevi aggiornamenti di stato in tempo reale sul tuo smartphone, scopri esattamente cosa è stato fatto e cosa non è stato fatto e accedi alla cronologia dettagliata dei lavori per tutti i tuoi asset.

Semplifica le richieste di lavoro

Ricevi richieste di lavoro da colleghi, clienti e altro, nel formato che preferisci. Stabilisci rapidamente le priorità e crea automaticamente ordini di lavoro per velocizzare il processo di manutenzione.

Comunica più facilmente tra i team

Tieni tutti informati centralizzando la manutenzione e condividendo automaticamente gli aggiornamenti in tutta la struttura. Consenti ai richiedenti di monitorare lo stato delle loro richieste per ridurre la loro ansia. Scatta foto, annotale e salvale in ogni ordine di lavoro, per illustrare rapidamente quali sono i problemi. Aggiungi commenti e “tagga” altri utenti per collaborare tra team e risolvere più velocemente.

Metti la manutenzione preventiva in modalità pilota automatico

Crea checklist e procedure di ispezione digitali per far rispettare gli standard normativi e le best practice. Pianifica ispezioni ricorrenti per garantire che nulla passi inosservato.

Tieni traccia dei tuoi progressi con report affidabili

Accedi a informazioni basate sui dati di completamento del lavoro, tempi di inattività, MTTR e altro ancora per promuovere un miglioramento continuo. Crea e condividi report per tenere informati i tuoi stakeholder.

Prevenire i tempi di inattività prima che interrompano la produzione

Semplifica la manutenzione preventiva per ridurre i tempi di fermo delle risorse e aumentare la capacità produttiva. Pianifica le ispezioni sul tuo calendario e attiva la manutenzione basata sulle condizioni per mantenere online le tue apparecchiature.

Rispondi rapidamente alle ispezioni non superate

Tieni traccia di tutta la tua manutenzione preventiva in un unico posto e scopri rapidamente cosa passa e cosa fallisce. Automatizza le azioni correttive per riparazioni, ristrutturazioni e conformità normativa quando si presentano problemi.

Pianifica la manutenzione in base alle letture del contatore

Avvia una attività di manutenzione preventiva in base alle letture del contatore, in modo da poter ispezionare o riparare l’attrezzatura in base al tempo di utilizzo, chilometraggio, temperatura, pressione e altro ancora.

Misura e migliora il tuo programma di manutenzione preventiva

Un reporting affidabile ti consente di misurare le prestazioni di tutte le tue attività di manutenzione preventiva. Ottieni informazioni su KPI chiave come conformità PM e MTBF in modo da ridurre i tempi di inattività, ottimizzare il personale e garantire che il lavoro con priorità alta venga svolto nei tempi previsti.

Cattura i dati di ispezione più facilmente

Rendi incredibilmente facile per i tecnici registrare il lavoro sui loro dispositivi mobili. Cattura i dati giusti utilizzando modelli precompilati, monitoraggio del tempo, firme e campi obbligatori. Consenti ai tuoi team di compilare gli ordini di lavoro in modo accurato, con una formazione minima. Semplifica i lavori di routine o ricorrenti e acquisisci i dati giusti!

Visualizza istantaneamente la cronologia delle risorse e dei lavori

Accedi ad un registro di manutenzione completo per ogni asset, incluso il lavoro eseguito, chi ha eseguito il lavoro e quali parti sono state utilizzate. Esegui report sulla disponibilità degli asset, sui costi e sulle cause dei guasti per ottenere informazioni basate sui dati.

Pianifica, programma e registra il lavoro, tutto in un unico posto

Tieni traccia del lavoro in tutta la tua organizzazione creando, assegnando e dando priorità agli ordini di lavoro. Pianifica la manutenzione preventiva e gestisci le richieste di lavoro una tantum, all’interno della stessa app.

Acquisisci più facilmente i dati per alimentare gli ordini di lavoro

Rendi incredibilmente facile per i tecnici registrare il lavoro sui loro dispositivi mobili. Cattura i dati giusti utilizzando modelli precompilati, per monitorare il tempo e aggiungere firme e campi obbligatori.

Ottieni stime suggerite dall’intelligenza artificiale, per completare in tempo gli ordini di lavoro.

Migliora la precisione e l’efficienza della pianificazione del carico di lavoro con le stime di tempo “intelligenti”. Visualizza immediatamente le stime basate sui dati, quale potrebbe essere il tempo necessario per completare un nuovo ordine di lavoro, calcolato dall’intelligenza artificiale.

Lavora in modo più intelligente con informazioni basate sui dati

Ottieni di più utilizzando le informazioni sulle ore di lavoro per pianificare il lavoro in modo più efficace. Segnala la conformità della manutenzione programmata, il completamento nei tempi, i fallimenti delle ispezioni e altro ancora per promuovere un miglioramento continuo.

Ottieni di più con la manutenzione basata sull’intelligenza artificiale.

Aumenta la produttività e previeni i tempi di inattività con la potenza dell’intelligenza artificiale. Riduci il lavoro amministrativo e concentrati sulle attività che mantengono in funzione il tuo impianto e la tua struttura.

Crea più velocemente checklist digitali e procedure operative standard

Accelera la tua trasformazione digitale creando procedure in modo veloce, Genera procedure partendo da una foto, da un file, addirittura convertendo un messaggio vocale in testo!

Riduci al minimo l’errore umano con il rilevamento delle anomalie

Migliora la qualità dei tuoi dati con il rilevamento delle anomalie basato sull’intelligenza artificiale. Avvisa immediatamente i tecnici, se i dati inseriti negli ordini di lavoro risultano anomali. Utilizza le informazioni per correggere gli errori e individuare i primi segnali di guasto delle macchine.

Comunica più facilmente con i promemoria vocali intelligenti

Registra le note degli ordini di lavoro utilizzando i messaggi vocali e lascia che l’AI le trasformi automaticamente in testo. Risparmia tempo digitando messaggi lunghi e arricchisci i dati degli ordini di lavoro con più contenuto e dettagli.

Accetta richieste da chiunque utilizzando un portale dedicato e personalizzabile

Rendi semplice per clienti e dipendenti inviare richieste di intervento. Puoi impostare dei portali di richiesta personalizzabili associati a risorse e posizioni a cui è possibile accedere semplicemente scansionando un codice QR Code.

Misura e migliora la gestione delle tue richieste

Guarda quali richieste vengono completate e da chi. Segnala agli stakeholder parametri come MTTR, completamento del lavoro, tempi di inattività e altro. Utilizza approfondimenti basati sui dati per migliorare i tuoi processi.

Imposta ordini di lavoro ricorrenti per richieste comuni

Non aspettare che arrivi una richiesta per un problema che era potenzialmente previsto. Pianifica ordini di lavoro ricorrenti e attività di manutenzione preventiva per richieste regolari.

Ottieni i dettagli di cui hai bisogno

Ricevi informazioni più chiare personalizzando i moduli di richiesta e rendendo obbligatori alcuni campi. Consenti ai richiedenti di selezionare asset, posizioni e assegnatari per accelerare le risoluzioni.

Condividi gli aggiornamenti con i richiedenti in modo semplice

Tieni tutti informati centralizzando la manutenzione e condividendo automaticamente gli aggiornamenti in tutta la struttura. Consenti ai richiedenti di monitorare lo stato delle loro richieste per ridurre la loro “frustrazione”.

Monitora il carico di lavoro del tuo team a colpo d’occhio

Visualizza all’istante come il lavoro è distribuito nel tuo team. Misura il carico di lavoro di ogni tecnico rispetto alla sua capacità di identificare i colli di bottiglia e ridurre gli straordinari imprevisti.

Bilancia rapidamente il carico di lavoro per massimizzare il tempo sul campo

Quando il lavoro aumenta, riassegnalo e riprogrammalo in pochi secondi. Utilizza informazioni in tempo reale sulle ore di lavoro per scegliere il momento e il tecnico migliori per il lavoro.

Aggiorna gli ordini di lavoro in tempo reale man mano che le esigenze cambiano

Scatta foto, annotale e salvale in ogni ordine di lavoro per illustrare rapidamente i problemi. Aggiungi commenti e “tagga” altri utenti per collaborare tra team e risolvere più velocemente.

Pianifica in base ai turni dei tecnici

Accedi rapidamente e personalizza i livelli di disponibilità e capacità di ogni tecnico. Pianifica il carico di lavoro del tuo team in base al modello di turni dedicato ad ogni persona, inclusi i tempi di riposo.

Pianifica e bilancia i carichi di lavoro in modo più accurato

Migliora la precisione e l’efficienza della pianificazione del carico di lavoro. Visualizza immediatamente le stime basate sui dati. Grazie all’intelligenza artificiale, che lavora sui tuoi dati storici, sarai in grado di ottenere in automatico una stima dei tempi di completamento per ogni nuovo ordine di lavoro.

Tieni i tuoi report di manutenzione in un unico posto

Tieni traccia dei tempi di attività e di inattività della tua struttura, dei registri di manutenzione e degli ordini di lavoro per tecnico, attrezzatura o posizione.

Risparmia denaro identificando le attività costose

Prendi decisioni intelligenti sul budget, vedendo quali asset ti costano di più. Ottieni informazioni rapide su tempi di inattività pianificati e non pianificati, costi di ricambi, manodopera e altro ancora.

Previeni i tempi di inattività prima che interrompano la produzione

Imposta la manutenzione preventiva in modalità “pilota automatico” per ridurre i tempi di inattività delle risorse. Pianifica ispezioni, automatizza azioni correttive e attiva la manutenzione basata sulle condizioni, per mantenere online le tue apparecchiature.

Semplifica i flussi di lavoro di gestione delle risorse

• Modernizzare il processo di manutenzione end-to-end per massimizzare i tempi di attività durante l’intero ciclo di vita di una risorsa.
• Consenti ai lavoratori in prima linea di avvisare tempestivamente il personale di back-office quando un bene non supera l’ispezione.
• Assegna e riorganizza gli ordini di lavoro tra i tecnici, per garantire il funzionamento continuo delle risorse attraverso il calendario.
• Mantieni una corretta manutenzione delle risorse, monitorando attentamente i tassi di completamento degli ordini di lavoro.

Standardizzare la struttura di gestione delle risorse

Stabilisci una gerarchia di posizioni, risorse e parti che rifletta la loro configurazione in loco. Definisci il livello di criticità delle risorse, per garantire una corretta definizione delle priorità di manutenzione. Assegna risorse e componenti a posizioni specifiche della struttura per rendere la localizzazione più semplice e rapida.

Visualizza istantaneamente la cronologia delle risorse e dei lavori. Accedi a un registro di manutenzione completo per ogni asset, incluso il lavoro eseguito, chi ha eseguito il lavoro e quali parti sono state utilizzate. Esegui report sulla disponibilità degli asset, sui costi e sulle cause dei guasti per ottenere informazioni basate sui dati.

Semplifica le richieste di lavoro per i tuoi asset

Crea automaticamente ordini di lavoro dalle richieste di manutenzione aperte, per riportare le macchine online più velocemente. Instrada le richieste direttamente a team specifici e registra i tempi di inattività nel momento in cui si verificano.

Registri dei tempi di inattività più accurati

Tieni traccia dello stato attuale e della cronologia dei tempi di inattività per ogni asset. Semplifica la registrazione quando l’attrezzatura va online e offline utilizzando flussi di lavoro automatizzati.

Attiva le notifiche e automatizza le scorte di magazzino

Ricevi notifiche quando le scorte scarseggiano per evitare brutte sorprese e arresti della produzione. Genera automaticamente ordini di acquisto per rifornire le parti quando scendono sotto un certo livello.

Smetti di spendere troppo sui pezzi di ricambio

Spendi meno sulle spedizioni di emergenza, anticipando le rotture di stock. Riduci i costi di trasporto utilizzando informazioni basate sui dati per ordinare solo ciò di cui hai realmente bisogno.

Tieni traccia dell’utilizzo delle parti e del conteggio delle scorte in modo semplice

Utilizza i codici QR Code e scopri rapidamente dove e quando sono state utilizzate le parti. Controlla i livelli di inventario dal tuo smartphone per semplificare i flussi di lavoro e prendere decisioni più rapide.

Accedi e condividi le parti di ricambio in tutte le tue strutture

Promuovi economie di scala e riduci i tempi di inattività. Visualizza e condividi facilmente l’inventario dei pezzi di ricambio tra le tue strutture, per mantenere i tuoi asset attivi e funzionanti, prevenire l’eccesso di scorte e ridurre ordini urgenti e costosi per pezzi di ricambio critici.

Gestisci tutti i tuoi acquisti in un unico sistema

Riordina i pezzi in modo rapido e semplice, gestendo inventario, fornitori e ordini di acquisto nello stesso sistema. Controlla i costi con flussi di lavoro di approvazione personalizzabili e sincronizza gli ordini di acquisto con il tuo sistema ERP per eliminare l’immissione di informazioni duplicate.

Aumenta l’efficienza con i report di inventario

Tieni traccia del costo dell’utilizzo delle parti per macchina, posizione, ispezione e altro. Scopri di più su dove vanno le tue risorse e prendi decisioni informate sulle spese in conto capitale.

---

8 | Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale nella manutenzione

Dire che l’intelligenza artificiale farà perdere posti di lavoro è una informazione non corretta, possiamo dire che i lavoratori che non utilizzano l’intelligenza artificiale avranno maggiori probabilità di essere sostituiti con lavoratori che utilizzano l’intelligenza artificiale.

Il primo passo per guidare i team pronti all’intelligenza artificiale è rendersi conto – e aiutare i dipendenti a capire – che l’intelligenza artificiale è un potenziamento piuttosto che una sostituzione.

Il potenziamento si riferisce al miglioramento delle capacità umane grazie all’intelligenza artificiale. Ad esempio, per un dipendente che è già bravo in qualcosa, l’intelligenza artificiale lo aiuterà a renderlo eccezionale.

Cos’è una forza lavoro potenziata dall’intelligenza artificiale?

Una forza lavoro potenziata dall’intelligenza artificiale comprende dipendenti e tecnologia che lavorano insieme su determinate attività. È un nuovo approccio al lavoro che aiuta i dipendenti ad automatizzare attività ripetitive, fornendo approfondimenti a supporto del processo decisionale.

Adottando soluzioni basate sull’intelligenza artificiale, i lavoratori possono semplificare i propri carichi di lavoro e dire addio al “lavoro impegnativo”, dandogli più tempo per concentrarsi sul lavoro che conta veramente, piuttosto che su compiti banali.

Un esempio concreto è la trascrizione automatica dei messaggi vocali. I tecnici sul campo, invece di usare carta e penna o digitare con le dita su un tablet, possono semplicemente registrare informazioni lasciando dei messaggi vocali con la loro app CMMS. L’audio verrà poi convertito automaticamente in testo dall’intelligenza artificiale, rendendolo leggibile per tutti in un secondo momento. Un ulteriore esempio è la creazione di procedure guidate dall’intelligenza artificiale. Questo strumento facilita la generazione di Procedure Operative Standard (SOP) in maniera più rapida. Così facendo, si riduce notevolmente il tempo impiegato per sviluppare delle SOP da zero.

Questi sono gli strumenti che ci stanno permettendo di digitalizzare la manutenzione non solamente nelle grandi imprese. Ed è proprio grazie a queste funzionalità, potenziate dall’intelligenza artificiale, che oggi possiamo proporre la nostra soluzione (software + avviamento) ad un prezzo accessibile a tutte le imprese, per evolvere con successo la gestione digitale della manutenzione da Excel a CMMS.

---

9 | La nostra soluzione (software + avviamento)

Quasi tutte le imprese fanno l’errore di aspettarsi che il software insieme al suo manuale e un po’ di formazione possano risolvere i processi organizzativi all’interno ed all’esterno dell’azienda. Ma non si sta acquistando solo un prodotto, si sta investendo in una soluzione per affrontare le criticità della manutenzione. Il successo di tale soluzione non sarà determinata solamente dal software, ma dal giusto mix di persone, processi e tecnologia per raggiungere insieme un obiettivo comune.

Sintropia ha sviluppato un applicativo basato sulla maturità digitale di una organizzazione che permette di avviare con successo un sistema informatico della manutenzione in qualsiasi azienda, di qualsiasi dimensione e settore.

Grazie a questo strumento denominato Maturity Assessment è possibile misurare costantemente il livello di maturità digitale manutentivo raggiunto dall’organizzazione, al fine di intervenire dove necessario, garantendo così un ciclo di continuo miglioramento nel tempo.

Il nostro team “Excel to CMMS” ti aiuterà ad implementare con successo il tuo sistema informatico della manutenzione, portando a termine il trasferimento da Excel a CMMS.