Cosa sono i principi ALCOA e perché sono fondamentali nel Data Integrity

Mantenere dati di produzione accurati è fondamentale in tutti i settori.

In questo articolo, approfondiamo i principi ALCOA e come un software classe CMMS può aiutare la tua azienda a rimanere al passo con l’integrità dei dati.

Quali sono gli standard ALCOA?

Gli standard ALCOA sono un insieme di nove principi per garantire l’accuratezza della raccolta dei dati. Vedrai spesso questi standard indicati come ALCOA+ perché nel tempo sono stati aggiunti più standard oltre ai cinque originali.

Il framework ALCOA+ promuove i seguenti principi per contribuire a raggiungere l’integrità dei dati:

• Attribuibile (Attributable)
• Leggibile (Legible)
• Corrente (Contemporaneous)
• Originale (Original)
• Accurato (Accurate)
• Completo (Complete)
• Coerente (Consistent)
• Duraturo (Enduring)
• Disponibile (Available)

Utilizzare i principi ALCOA+ come linea guida per il tuo sistema di gestione dei documenti è un’eccellente strategia per garantire l’integrità completa dei dati. Anche la gestione efficace della documentazione in formato elettronico è fondamentale per adempiere ai propri obblighi.

Il nostro strumento della piattaforma Asset Operations Management (AOM) ti permette di:

• Gestisci cicli di vita della manutenzione quotidiana multi-sede
• Ottimizzare l’utilizzo delle risorse
• Fornire approfondimenti sui dati e sulle prestazioni in tempo reale
• Adottare un approccio eco-sistemico
• Colmare il divario tra manutenzione, affidabilità e operazioni

I 9 principi ALCOA

I principi ALCOA presentano chiaramente un approccio saggio al mantenimento dell’integrità dei dati. Esaminiamo il concetto alla base di ciascun principio e come il nostro CMMS può aiutarti a mantenere facilmente la conformità.

N.1: Attribuibile (Attributable)

La persona che esegue l’attività relativa ai dati deve essere identificabile come la persona che ha eseguito tale attività.

Tutti i dati devono essere riconducibili a:

• Data
• Tempo
• Fonte (la persona, il dispositivo o il sistema che ha generato o raccolto i dati)

I dati forniscono alle autorità di regolamentazione e ai produttori una fonte critica di contesto durante i processi di analisi o di audit.

Ad esempio, se gestisci un account per la registrazione dei dati dei test, il tuo strumento digitale attribuirà tutti i dati a quel singolo account. Ma cosa succede se hai più tester? I principi ALCOA richiedono che i dati siano attribuiti alla persona che esegue l’attività, cosa che un singolo account non è in grado di documentare.

N.2: Leggibile (Legible)

Secondo i principi ALCOA, i dati devono essere leggibili e comprensibili e devono fornire un quadro chiaro della loro progressione.

Queste disposizioni sono impossibili con il metodo tradizionale di conservazione dei dati su carta. I documenti fisici sono soggetti a grafia illeggibile, archiviazione errata o perdita o scarto.

I produttori moderni richiedono la raccolta di dati elettronici attraverso strumenti come un sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS). Questo strumento fondamentale garantisce la leggibilità poiché digitalizza e automatizza la raccolta dei dati.

N.3: Corrente (Contemporaneous)

L’attività dei dati deve essere contrassegnata con data e ora per fornire una registrazione di quando ha avuto luogo.

Dovrebbe esserci un record popolato automaticamente dell’attività contemporanea che registra e salva la data e l’ora di ciascuna modifica del documento. La marcatura temporale è uno dei principi ALCOA più critici.

N.4: Originale (Original)

I principi ALCOA richiedono alle aziende di conservare i dati originali acquisiti, non copie o dati che sono stati sostituiti o cancellati.

Ciò può rappresentare un problema per coloro che utilizzano metodi di registrazione manuale. Ad esempio, un dipendente può annotare un dato negli appunti, pianificando di trasferirlo successivamente nel record principale. Ma se quella parte di informazione non arriva mai al record originale, la documentazione è incompleta e non conforme alle linee guida dei principi ALCOA.

N.5: Accurato (Accurate)

Per rispettare i principi ALCOA, tutti i dati devono essere inseriti, archiviati e mantenuti in modo accurato.

Per mantenere l’accuratezza, i dati non dovrebbero essere modificati e, se sono necessarie modifiche, dovrebbero essere adottate misure per documentarle. Nessun dato dovrebbe mai essere cancellato in modo permanente.

N.6: Completo (Complete)

Per dimostrare che i dati sono completi, i principi ALCOA+ richiedono che tutti i dati mantengano una traccia di controllo tracciabile che mostri che nulla è stato perso o cancellato.

Ciò deve includere anche la registrazione delle modifiche completa di relativa marca temporale.

N.7: Coerente (Consistent)

I dati dovrebbero essere visualizzati in modo coerente ovunque si acceda dal sistema di gestione dei documenti.

Deve essere in ordine cronologico e includere date e timestamp. Inoltre, qualsiasi modifica ai dati necessita di timestamp per mostrare le modifiche registrate dal tuo team in ordine cronologico e con timestamp.

N.8: Duraturo (Enduring)

I dati dovrebbero essere accessibili, leggibili e archiviati in modo sicuro per un utilizzo a lungo termine.

Deve essere mantenuto in ordine cronologico, insieme a date e timestamp che mostrino eventuali modifiche dei dati.

N.9: Disponibile (Available)

Per mantenere i principi ALCOA, tutti i dati devono rimanere accessibili e in un formato leggibile per i membri del team responsabili della revisione o dei processi operativi.

Il nostro CMMS rende più semplice che mai aderire ai principi ALCOA

Il nostro design mobile-first consente al tuo team di completare comodamente il lavoro da qualsiasi luogo, rendendo più semplice rimanere aggiornati sui principi ALCOA.

Il nostro CMMS consente di:

• Migliorare l’efficienza attraverso flussi di lavoro di manutenzione ottimizzati, tempi di inattività ridotti e maggiore longevità delle risorse attraverso strategie di manutenzione proattive.
• Migliorare la collaborazione facilitando la comunicazione e il lavoro di squadra tra i team di manutenzione e gli altri reparti per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
• Promuovere insight basati sui dati attraverso analisi software e funzionalità di reporting che consentono alle organizzazioni di sfruttare i dati per prendere decisioni informate.
• Aumentare la trasparenza fornendo informazioni chiare sulle attività di manutenzione, sullo stato degli ordini di lavoro e sulla cronologia delle risorse.
• Semplificare la gestione del lavoro tramite l’app mobile e l’interfaccia intuitiva che consente ai tecnici di accedere facilmente alle informazioni e completare le attività da qualsiasi luogo.