Strategie per lo sviluppo di un piano di gestione dei costi di manutenzione
Consideriamo un’orchestra che si prepara per un grande concerto.
Ogni strumento gioca un ruolo cruciale nell’esecuzione della performance e la mancata corretta manutenzione degli strumenti può avere un impatto devastante. Se anche solo uno di essi non funziona correttamente o è anche leggermente stonato, l’intero concerto viene rovinato.
Le tue operazioni aziendali sono come un’orchestra. Anche il minimo intoppo nella manutenzione può mandare in tilt l’intera organizzazione.
Abbiamo sviluppato un modo per mantenere le tue apparecchiature e la tua organizzazione funzionanti senza problemi.
In questo articolo, approfondiamo le complessità della gestione dei costi di manutenzione. Esploriamo cosa comportano i costi di manutenzione, perché sono vitali per la sostenibilità aziendale e presentiamo delle strategie attuabili per i dipartimenti di manutenzione per semplificare i processi di gestione dei costi.
Quali sono i costi di manutenzione?
I costi di manutenzione sono le risorse finanziarie necessarie per sostenere le operazioni aziendali.
È importante riconoscere che i costi di manutenzione variano per ciascuna azienda. È responsabilità dell’azienda classificare e definire ciò che costituisce i costi di manutenzione.
Ecco alcune categorie generali di costi di manutenzione da considerare:
- Beni fisici: includono le spese associate alla conservazione delle attrezzature, degli strumenti e delle forniture essenziali per le operazioni aziendali, compreso il software. Comprende i costi per parti di ricambio, forniture per riparazioni, strumenti di test e altri materiali essenziali.
- Costo del lavoro: si riferisce alle risorse destinate al compenso del personale di manutenzione impegnato in attività di riparazione, assistenza e manutenzione. Si estende oltre gli stipendi o le tariffe orarie e comprende benefit, formazione e costi di sviluppo.
- Manutenzione continua: comprende le spese destinate alla manutenzione preventiva e ai costi di riparazione.
- Tempi di inattività delle apparecchiature: si tratta dell’impatto finanziario derivante da guasti imprevisti delle apparecchiature, che portano a perdite di produttività e tendenze al ribasso dei ricavi.
- Spese generali operative: rappresentano le spese indirette quali utenze, manutenzione delle strutture e spese generali amministrative essenziali per il sostegno delle operazioni.
Che cos’è la gestione dei costi di manutenzione?
La gestione dei costi di manutenzione può essere considerata come il processo strategico di definizione del budget delle spese di manutenzione.
Ciò comporta il delicato equilibrio tra la riduzione al minimo dei costi, la garanzia di una capacità produttiva ottimale evitando tempi di inattività.
Anche se all’inizio può sembrare che ridurre i costi di manutenzione consenta di risparmiare tempo e costi, spesso ciò si traduce in perdite significative a lungo termine. Pertanto, l’implementazione di una solida strategia di gestione dei costi di manutenzione è fondamentale. Ciò implica una valutazione approfondita e regolare delle risorse fisiche dell’azienda per identificare potenziali problemi prima che si trasformino in costosi tempi di inattività.
Perché la gestione dei costi per la manutenzione è importante?
Per i team di manutenzione, prevenire i tempi di inattività è fondamentale. I guasti alle apparecchiature o al software possono interrompere le operazioni aziendali. Proprio come l’attenta pianificazione del direttore d’orchestra assicura una sinfonia senza soluzione di continuità, un piano di gestione dei costi di manutenzione ben eseguito garantisce che la vostra azienda operi al massimo delle prestazioni, evitando inefficienze e tempi di inattività non pianificati .
Con il nostro sistema di gestione digitale dei costi di manutenzione, diamo agli imprenditori la possibilità di:
- Semplificare i processi di manutenzione
- Ottimizzare l’allocazione delle risorse
- Identifica e affronta in modo proattivo potenziali problemi prima che si aggravino
Nove strategie per la gestione dei costi per i reparti di manutenzione
N.1: dare priorità alla manutenzione preventiva
Considera la manutenzione delle tue attrezzature aziendali simile alla regolare manutenzione e manutenzione del tuo veicolo.
Proprio come trascurare la manutenzione regolare della tua auto può portare a guasti costosi e situazioni potenzialmente pericolose sulla strada, la mancata esecuzione della manutenzione regolare delle tue attrezzature aziendali può comportare conseguenze altrettanto costose e pericolose. In entrambi i casi, i controlli di routine sono essenziali per garantire il buon funzionamento e prevenire guasti imprevisti.
Proprio come la manutenzione dell’auto si basa sul chilometraggio, dovresti considerare le ore di funzionamento per la manutenzione preventiva. Rispettando il tempo di utilizzo dell’attrezzatura è possibile garantire che riceva l’attenzione necessaria a intervalli ottimali.
La pianificazione della manutenzione esclusivamente in base al calendario può comportare:
- Manutenzione eccessiva: se l’apparecchiatura non è stata utilizzata frequentemente durante quel periodo, ciò può portare a inefficienze sia in termini di tempo che di costi.
- Manutenzione insufficiente : se l’apparecchiatura è stata utilizzata più frequentemente in tale intervallo di tempo, ciò può comportare una situazione potenzialmente pericolosa e una riparazione più costosa.
N.2: monitorare le spese di manutenzione
Analogamente alla creazione di qualsiasi budget, il primo passo verso una gestione efficace dei costi di manutenzione è monitorare le spese. L’utilizzo di un programma software può essere di grande aiuto in questo processo.
Il monitoraggio sistematico delle spese di manutenzione può aiutarti a:
- Ottenere informazioni dettagliate sui modelli di spesa
- Scoprire le deviazioni
- Identificare le aree di potenziale risparmio sui costi
- Eseguire tutte le modifiche necessarie
- Prendere decisioni informate per i tuoi budget di manutenzione
È fondamentale esaminare l’importo speso per le parti e l’importo speso per la manodopera. È anche importante controllare le fatture, quindi non trascurare questo passaggio quando controlli i tuoi registri. Ad esempio, potrebbe esserci una fattura se dovessi chiamare un fornitore esterno per una riparazione specializzata.
N.3: creare e utilizzare elenchi di controllo per la manutenzione
Le liste di controllo vengono utilizzate ovunque, dalla sicurezza aerea alle procedure chirurgiche. Il loro utilizzo diffuso testimonia la loro efficacia nel garantire che le attività vengano completate in modo accurato ed efficiente.
Quando crei liste di controllo per la manutenzione, considera di includere i seguenti elementi:
- Date: la data dell’ultima ispezione e la data di completamento della lista di controllo
- Personale: nome della persona che ha eseguito l’ultima ispezione, nome della persona che ha completato questa lista di controllo per questa ispezione, dettagli di contatto e spazio per la firma per la verifica
- Informazioni identificative e ubicazione: numero di serie dell’apparecchiatura e dettagli di stoccaggio (numero della stanza, numero del contenitore, numero del lotto, ecc.)
- Elenco completo: elenco delle parti che devono essere esaminate durante l’ispezione di manutenzione
- Preoccupazioni: uno spazio in cui annotare eventuali preoccupazioni o problemi identificati durante la manutenzione, con la possibilità di includere immagini
N.4: Acquista l’attrezzatura giusta e segui le linee guida per la manutenzione
Come consumatore, ti trovi sempre di fronte al dilemma tra acquistare un prodotto più economico rispetto a un prodotto più costoso e di qualità. Quando si tratta di acquistare un’attrezzatura per la propria attività, questa decisione è fondamentale.
Ecco alcune cose da considerare:
- Qualità vs. costo: optare per un’apparecchiatura più economica può sembrare inizialmente conveniente in termini di costi, ma spesso comporta guasti più frequenti e costi di manutenzione più elevati a lungo termine.
- Riparare o sostituire: quando si deve prendere una decisione in merito alla riparazione, considerare i costi e i tempi necessari per sostituire l’apparecchiatura. Valutare i progressi tecnologici per decidere se investire in un modello più nuovo sarebbe più vantaggioso nel lungo termine.
- Aderenza alle linee guida di manutenzione: l’uso corretto delle apparecchiature e il rispetto delle linee guida di manutenzione del produttore sono fondamentali. Assicurarsi che il personale sia addestrato a utilizzare correttamente l’attrezzatura per evitare danni e prevenire aumenti dei costi di manutenzione.
N.5: Mantenere registri accurati e aggiornati di inventario e parti di ricambio
Hai bisogno di un sistema che ti permetta di sapere sempre cosa hai in magazzino, senza conteggi manuali. Ciò impedisce ordini eccessivi e consente di risparmiare spazio prezioso.
Inoltre, disporre di registri aggiornati garantisce che le parti non diventino obsolete, il che può portare a inefficienze e aumento dei costi. Il costo delle scorte in eccesso può avere un notevole impatto aziendale, con stime che suggeriscono che il 20-30% delle scorte è obsoleto.
Utilizzando un sistema digitale, è possibile semplificare la gestione dell’inventario e il monitoraggio dei pezzi di ricambio. Un sistema di questo tipo può avvisarti quando una parte sta per esaurirsi.
N.6: Genera e utilizza report di manutenzione
Tenendo registri aggiornati, le aziende possono tenere traccia in modo efficace delle spese e identificare le aree in cui la manutenzione delle apparecchiature potrebbe incidere sui profitti.
Le aziende possono prendere decisioni basate sui dati, poiché i report possono fornire informazioni preziose su:
- Spese di manutenzione
- Affidabilità dell’attrezzatura
- Affidabilità della forza lavoro
L’utilizzo dei report di manutenzione consente alle aziende di ottenere informazioni approfondite sulle operazioni di manutenzione e sulle prestazioni delle apparecchiature. Ad esempio, i report possono identificare apparecchiature che richiedono costantemente riparazioni costose o che causano frequenti tempi di inattività.
Presentando approfondimenti dettagliati sulle spese di manutenzione e sulla produttività, le aziende possono dimostrare i vantaggi tangibili dei loro sforzi di manutenzione.
N.7: Investi nel tuo personale
Investire nel personale è fondamentale per garantire sicurezza e produttività. Una formazione adeguata è essenziale per prevenire incidenti e infortuni causati dall’uso improprio di macchinari o attrezzature. Inoltre, personale non adeguatamente formato può causare inavvertitamente danni alle apparecchiature, con conseguenti tempi di inattività e riparazioni.
La formazione iniziale dovrebbe coprire le corrette procedure di funzionamento e manutenzione di tutte le apparecchiature pertinenti al loro ruolo. Altrettanto importante è la formazione continua per mantenere aggiornato il personale. Parte della formazione dovrebbe concentrarsi sulla capacità del dipendente di identificare i problemi associati all’attrezzatura.
N.8: Dedica tempo agli imprevisti nel tuo programma di manutenzione
Guasti o problemi di manutenzione sono inevitabili, indipendentemente dalla qualità delle apparecchiature, dal livello di formazione degli operatori e dalla diligente manutenzione preventiva.
Comprendere che si verificheranno guasti imprevisti consente alle aziende di mantenere la calma e prendere decisioni informate di fronte alle sfide di manutenzione. Disponendo di piani di emergenza e integrando flessibilità nella pianificazione, le aziende possono rispondere in modo rapido ed efficace.
N. 9: Abbraccia la tecnologia moderna e le opzioni software
Come imprenditore, può essere difficile abbracciare le nuove tecnologie, soprattutto quando i sistemi esistenti sembrano svolgere il loro lavoro.
Tuttavia, è importante riconoscere che l’adozione delle tecnologie moderne può migliorare significativamente l’efficienza e la redditività.
Il software del sistema di gestione della manutenzione computerizzata (CCMS) offre una soluzione completa per semplificare le operazioni di manutenzione. Le aziende possono ridurre l’errore umano, migliorare l’organizzazione e sfruttare i dati in tempo reale per migliorare le proprie decisioni aziendali.
Come puoi determinare se il tuo piano di gestione dei costi di manutenzione ha successo?
Per determinare il successo del piano di gestione dei costi di manutenzione è necessario analizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare l’efficienza e l’efficacia delle operazioni di manutenzione.
Sebbene spetti in ultima analisi all’imprenditore definire il successo, ci sono due fattori principali da considerare:
- Ore di manutenzione totali: è fondamentale confrontare il numero di ore dedicate alla manutenzione in diverse categorie per valutare l’efficacia degli interventi di manutenzione (manutenzione reattiva e preventiva).
- Costi totali: oltre al mero costo, è essenziale esaminare la ripartizione della manutenzione nelle seguenti categorie: parti di ricambio, lavoro operativo, sostituzione stimata.
Conclusione
Costruire un piano di gestione dei costi per i reparti di manutenzione può essere complesso. Con un software CMMS completo, i team di manutenzione possono essere efficaci ed economici attraverso:
- Visualizzazione centralizzata delle attività di manutenzione, degli ordini di lavoro e del monitoraggio delle risorse, consentendo operazioni di manutenzione efficienti
- Funzionalità di reporting per un processo decisionale informato sulla gestione dei costi
- Capacità di collaborazione tra i team di manutenzione, che portano ad una migliore comunicazione e coordinamento
- Interfaccia mobile intuitiva per operazioni semplificate
