L’Audit di manutenzione

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Di seguito uno stralcio di articolo, che conserviamo con cura da oltre vent’anni, scritto nel 2003 dal D.re Edoardo Pone, che fornisce elementi utili per pianificare e condurre gli audit di manutenzione.

Come controllare la conformità delle attività di manutenzione a leggi, disposizioni, standard, allo stato dell’arte ed ai contratti in essere.

Pone descrive come nell’ultimo decennio lo scenario della gestione della manutenzione è profondamente mutato. L’obiettivo di poter rapidamente cambiare le strategie e l’organizzazione della manutenzione contenendo i costi, ha spinto ad incrementare sempre più la terziarizzazione delle attività. Alcune delle sotto-funzioni di manutenzione, quali la preparazione, la programmazione e l’esecuzione lavori, hanno perduto la loro preminente importanza mentre la funzione controllo ha acquisito e svolge ora un ruolo di primo piano. Nel contempo, è divenuto obbligatorio osservare, nell’esecuzione delle attività di manutenzione, la conformità a leggi, disposizioni e standard. Questo nuovo scenario evidenzia l’esigenza di sviluppare adeguati strumenti di controllo.

L’audit di manutenzione è lo strumento utilizzato per controllare la conformità delle attività di manutenzione a leggi, disposizioni, standard, allo stato dell’arte ed ai contratti in essere. Sebbene questo strumento sia ampiamente utilizzato, non esiste ancora una metodologia specifica per la gestione degli audit di manutenzione o delle linee guida che possano essere assunte come riferimento.

Definizione e descrizione di un audit di manutenzione

L’audit, o verifica ispettiva, è «un esame sistematico ed indipendente condotto al fine di verificare se le attività ed i risultati ottenuti siano conformi a quanto pianificato, od a leggi, norme, standard o disposizioni prese come riferimento e se queste disposizioni siano effettivamente implementate ed idonee a raggiungere le politiche e gli obiettivi di una organizzazione» (BS 8800: 1996). La manutenzione è «la combinazione di tutte le azioni tecniche ed amministrative, incluse le azioni di supervisione, volte a mantenere o a riparare un’entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta» (UNI 9910:1991; 191-07-01). L’audit di manutenzione è dunque un esame volto a verificare se le azioni tecniche ed amministrative condotte sulle entità soggette a manutenzione siano:

• conformi a quanto pianificato e/o a leggi, norme, standard e disposizioni;
• regolarmente svolte a livello operativo dal personale interessato;
• efficaci al raggiungimento degli obiettivi aziendali in termini di idoneità e produttività;

L’audit di manutenzione deve essere effettuato:

• con cadenza periodica e, possibilmente, con il coinvolgimento di più aree e funzioni aziendali [concetto di sistematicità nel tempo (frequenza) e nello spazio (trasversalità tra più funzioni)];
• da soggetti diversi da coloro che hanno una responsabilità od un pur minimo coinvolgimento nelle attività sottoposte a verifica ispettiva [concetto di indipendenza];
• avendo ben definito i criteri da utilizzare come termini di riferimento per la verifica ispettiva [concetto di criterio dell’audit];
• allo scopo di verificare la conformità, il livello di implementazione e l’idoneità delle attività di manutenzione soggette a verifica [concetti di conformità, implementazione ed idoneità].

I criteri da utilizzare come termini di riferimento, detti anche «criteri dell’audit», sono le politiche, le pratiche, le procedure od i requisiti di manutenzione in base ai quali il verificatore controlla i riscontri oggettivi della materia esaminata. I requisiti possono includere, ma non essere limitati a, standard, linee guida, requisiti specifici dell’organizzazione, norme e leggi. Per riscontri oggettivi sono da intendersi le informazioni, la documentazione e le constatazioni basate su osservazioni, misure o prove che possano essere verificate e provate.

Caratteristiche e obiettivi di un audit di manutenzione

L’audit di manutenzione è, dunque, lo strumento utilizzato per effettuare:

• verifiche di conformità rispetto a leggi, norme, standard e disposizioni
• verifiche del grado di implementazione di progetti/attività
• verifiche di idoneità dei progetti/attività rispetto agli obiettivi prefissati.

Un audit di manutenzione deve esser sempre caratterizzato dai seguenti cinque punti:

• definizione e circoscrizione dell’argomento soggetto a verifica (qualificazione dell’audit)
• scelta chiara dei termini di confronto (criteri dell’audit) utilizzati per la verifica
• identificazione e quantificazione dei riscontri oggettivi tra i termini dell’argomento soggetto a verifica ed i corrispondenti termini di confronto (criteri dell’audit)
• presentazione oggettiva dei risultati della verifica (essi devono essere verificabili e misurabili)
• presentazione consistente, univoca e non ambigua delle conclusioni della verifica.

Avendo premesso che un qualsiasi obiettivo deve esser sempre specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e programmabile, gli obiettivi di un audit di manutenzione possono essere uno o più tra quelli di seguito elencati:

• fotografare la situazione della funzione manutenzione in un dato istante;
• identificare la natura (lieve, grave) ed il numero delle non-conformità rispetto alle disposizioni dell’azienda;
• definire le azioni correttive da effettuare per il ripristino delle conformità;
• redigere il piano di attuazione delle azioni correttive per il ripristino delle conformità;
• identificare le attività potenzialmente a rischio, definire e pianificare per esse le opportune azioni preventive;
• misurare le differenze tra la situazione rilevata dall’audit e lo stato dell’arte (best practices);
• identificare le aree di miglioramento di interesse aziendale con riferimento allo stato dell’arte;
• effettuare una revisione degli obiettivi strategici di manutenzione aziendali al fine di includervi le risultanze derivanti dall’analisi dello stato dell’arte;
• definire progetti di adeguamento della manutenzione allo stato dell’arte;
• redigere un piano di implementazione dei progetti di adeguamento della manutenzione allo stato dell’arte;
• perseguire l’obiettivo del miglioramento continuo delle prestazioni mediante il controllo dei risultati (indicatori di performance) e l’analisi dei dati tecnici;
• valutare lo stato ed il grado di implementazione (% di avanzamento) dei progetti/attività e confrontarli con quanto pianificato e schedulato in sede di progettazione;
• identificare i progetti/attività critici dal punto di vista dell’implementazione;
• redigere un piano di intervento per la normalizzazione dei progetti/attività che presentino criticità durante l’implementazione;
• ottenere osservazioni, annotazioni e raccomandazioni sull’argomento dell’audit, sulla base dei risultati dell’audit stesso, da parte di verificatori indipendenti;
• garantire, attraverso l’oggettività dei risultati, la massima trasparenza dello stato della funzione manutenzione verso la Direzione, la proprietà od organismi esterni;
• documentare nel tempo i vari stadi di sviluppo della funzione manutenzione mediante la registrazione dei risultati degli audit.