Il giorno 20 maggio 2024 si è svolto il primo webinar di Blackbox con ospiti davvero importanti nello scenario del facility management italiano. Riportiamo di seguito una massima sintesi della presentazione.
Il progetto Blackbox nasce nel 2020 durante il lockdown, rileggendo il libro Open Facility Management del professore Alberto Felice De Toni. Il volume riporta una dettagliata disamina del facility management, ne analizza i problemi di natura giuridica, organizzativa e gestionale e propone nuove soluzioni per permettere al facility management di compiere uno step evolutivo. Nonostante siano passati 17 anni dalla sua pubblicazione, alcune soluzioni descritte nel testo, oggi possono essere risolte e applicate sul campo, grazie alle nuove tecnologie che permettono di integrare, gestire e analizzare grandi quantità di dati, con l’obiettivo di trasformare dati in informazioni e informazioni in conoscenza.
I punti chiave dell’Open Facility Management sono la flessibilità contrattuale, la condivisione del sistema di misurazione delle prestazioni e il coordinamento tra gli attori attraverso il tavolo di partnership. Da questi principi nasce l’idea di Blackbox, un software avanzato che supervisiona un contratto di servizi tra committente e assuntore, dal punto di vista giuridico, gestionale e organizzativo. Blackbox si posiziona come intermediario tra committente e assuntore con il compito di controllare costantemente l’erogazione dei servizi di facility, che per sua natura si presenta complessa e articolata.
Un’organizzazione che intende misurare, valutare e migliorare i servizi no-core, necessita di parametri di sintesi, che possono essere identificati in un modello. Ci sono molte combinazioni che danno vita ad una organizzazione dei servizi, per questo abbiamo realizzato un tool denominato maturity assessment, che serve per la fase di setup del sistema Blackbox durante il suo avviamento.
Tra le molte combinazioni, nel webinar abbiamo approfondito il seguente scenario. Oggi affidarsi al software del fornitore per la gestione dei servizi no-core è diventata una formula piuttosto diffusa. In questo modello il committente si concentra sul proprio core business esternalizzando le funzioni gestionali, tuttavia questi vantaggi devono essere confrontati con alcuni rischi (vedi slide sopra).
Così come fanno oggi i fornitori, che si caricano sul loro sistema informatico il piano di manutenzione del committente, la stessa operazione dovrà essere realizzata, una sola volta, sul sistema Blackbox. Ogni volta che cambierete fornitore, il nuovo fornitore dovrà semplicemente integrarsi a Blackbox, per ottenere l’anagrafica dei beni, la relativa consistenza dei beni e la pianificazione degli interventi, già prevista a calendario. Allo stesso tempo ogni volta che il fornitore concluderà un intervento sul campo, dovrà necessariamente trasferire alcune informazioni insieme al rapporto di intervento su Blackbox. In questo modo andiamo a recuperare tutte le informazioni dal campo. Blackbox diventa così la sorgente dati del committente. Una sorgente dati che una volta costituita, verrà alimentata nel tempo dai diversi fornitori, che potranno censire nuovi beni, suggerire l’aggiornamento della consistenza in anagrafica, aggiornare le planimetrie ecc… Questa sorgente dati è di proprietà del committente ed è una fonte di verità su cui realizzare attività di analisi approfondite, con la possibilità di individuare nuovi schemi nei dati, ma anche per riconciliare i beni con il proprio sistema ERP, con il proprio libro cespiti.
Blackbox analizza costantemente i livelli di servizio, non solo dal punto di vista contrattuale, economico e tecnico, ma anche dal punto di vista organizzativo, sociale e ambientale, intrecciando e confrontando informazioni eterogenee, per suggerire eventuali migliorie, come la modifica delle soglie o l’inserimento di nuovi indicatori prestazionali. Tutto materiale utile da discutere nel tavolo di partnership tra cliente e fornitore.
I servizi diventeranno sempre più dinamici e basati sulle condizioni. Un obiettivo dei prossimi anni è proprio quello di ricollocare le attività dei servizi integrati, in un’ottica prestazionale e non più prescrittiva.
Per fare fronte alle turbolenze nella programmazione e mantenere i servizi integrati, le imprese di servizi dovranno dotarsi di uno schedulatore intelligente degli interventi, per contrastare e superare gli imprevisti, così come fanno nella produzione industriale. Nel mondo del facility lo schedulatore ha una complessità simile a quella industriale, a cui va sommata la dinamicità delle persone e degli oggetti, che si spostano negli spazi da un edificio all’altro, addirittura da una città all’altra, rendendo estremamente difficile la gestione dell’interazione tra le singole operazioni.
I service provider che adotteranno uno schedulatore intelligente degli interventi avranno un vantaggio competitivo sul mercato. Lo schedulatore non è una funzionalità di Blackbox, ma è una applicativo della nostra piattaforma digitale Sintropia™. Tuttavia ci sembrava importante mettere a conoscenza il committente di queste nuove tecnologie per considerare quei fornitori che utilizzano una gestione intelligente nei servizi, da quelli che continueranno a fare come hanno sempre fatto. PS: per approfondimenti sullo schedulatore di Sintropia™ potete scrivere direttamente a ab@sintropia.cloud
I contratti diventeranno sempre più dinamici e basati sulle prestazioni, per cui i fornitori dovranno utilizzare nuovi strumenti di programmazione per ottimizzare gli interventi, mentre i committenti dovranno dotarsi di nuovi strumenti di comprensione per un maggiore controllo.
Ormai siamo consapevoli del fatto che non esistono soluzioni ottimali o perfette e che, soprattutto, non esistono soluzioni standard nel facility management, che possono funzionare su più organizzazioni. Piuttosto, esistono modelli, approcci, paradigmi fino alla narrazione.
Nel Facility è importante per la sostenibilità, perché integra persone, luoghi, processi e tecnologia, per migliorare la qualità della vita delle persone e l’efficienza di vita degli impianti. Anche il ruolo del Facility Manager deve assumere un ruolo più strategico per diventare parte attiva di una nuova cultura aziendale orientata alla sostenibilità. Ma avrà bisogno di nuovi strumenti di comprensione. Ci auguriamo che Blackbox potrà essere uno di questi strumenti.
Per costruire il motore di Blackbox e supervisionare un contratto di servizi tra committente e assuntore, abbiamo messo a confronto due teorie. La legge della varietà necessaria, che dice sostanzialmente che se vuoi controllare 5 livelli di temperatura, il tuo sistema deve avere 5 livelli di controllo, quindi per contrastare varietà esterne, devi avere varietà interne. Dalla parte opposta sappiamo che la complessità del mondo è infinita per cui non puoi inseguirla continuamente. Quindi quale usare? La soluzione che propone Alberto Felice De Toni e che noi abbiamo adottato in Blackbox, è quella di usarle entrambe, perché esiste la curva della complessità. Immaginate la progettazione dei servizi di facility sul cliente. Sulle ascisse abbiamo la personalizzazione e più aumentiamo la personalizzazione dei servizi e più aumenta il valore della curva, ma aumenta anche il costo. Fino ad un certo punto il cliente è disposto a pagare la personalizzazione e quindi l’aumento di complessità del servizio, ma ad un certo punto, non intende pagare di più e quindi la curva cala. Nella prima parte della curva fino al punto di massimo ha ragione la prima teoria (che aumentare la varietà paga), ma da quel punto di massimo in poi non conviene più seguirla. Blackbox lavora proprio su questa curva per trovare il giusto punto di massimo e mantenere l’equilibrio dei servizi secondo i parametri contrattuali, tecnici, economici, organizzativi, sociali e ambientali.
Al centro dell’indicatore è presente l’algoritmo denominato barometro, che sulla base dei dati raccolti, realizza “previsioni” sull’evoluzione del “tempo” che farà nell’organizzazione servizi. Gli indicatori tematici esterni al cerchio verde si colorano in base ai livelli di qualità attesi. Sarà possibile navigare in questi indicatori attraverso una capacità di analisi stratificata, puoi andare in giù in analisi e puoi andare su in sintesi.
