Perché funziona FixUp

Sei il nuovo responsabile dell’ufficio tecnico. In ufficio hai trovato diversa documentazione su carta organizzata in archivi, ma anche in digitale disposta in cartelle sul server. Tuttavia il fascicolo del fabbricato non è aggiornato, i registri degli impianti non sono curati, i contratti con i fornitori sono da rivedere e il sistema informatico della manutenzione non è allineato con le esigenze dell’organizzazione.

Pensa che FixUp, da uno scenario come questo, riesce a creare ordine da subito…partiamo con un esempio.

PowerUTA è un fornitore che segue da diversi anni la manutenzione preventiva alle unità di trattamento aria della tua struttura. Ogni anno consegna alla direzione un cronoprogramma tecnico-economico con la pianificazione degli interventi, mentre per la programmazione delle attività di manutenzione, di volta in volta, si mette d’accordo con il personale di competenza della struttura.

PowerUTA organizza la manutenzione con un proprio gestionale interno e così, alla fine di ogni intervento, l’operatore sul campo genera un rapporto di lavoro digitale che, dopo il giro firme, viene inviato come pdf all’indirizzo email del tuo ufficio tecnico.

Considerando che tra il cliente e il fornitore solitamente si instaura un rapporto di fiducia, il più delle volte, nelle manutenzioni preventive, la firma si riduce ad uno scarabocchio sul tablet, dove difficilmente si leggono con chiarezza le informazioni, dopodiché il rapporto di intervento viene spedito via email in formato pdf.

In questo caso l’ ufficio tecnico dovrebbe prendere il documento in digitale per stamparlo e archiviarlo su carta, oppure spostarlo sul server o caricarlo, dove presente, sul proprio sistema informatico.

Questa è una procedura manuale che porta via tempo al personale dell’ufficio con un potenziale margine di errore.

Quindi finché tutto fila liscio il problema non sussiste. Ma cosa succede nel momento in cui l’impianto di condizionamento si guasta?

• Quale è il motivo?
• Di chi è la responsabilità?
• Quali sono i danni e le conseguenze sull’attività core e sulla soddisfazione degli utenti?
• Quanto tempo serve per la riparazione?
• E’ in garanzia?
• Quanto mi costa?

Soprattutto quanto tempo impiega il tuo ufficio tecnico a risalire al ciclo di vita di quell’impianto? per recuperare tutta la documentazione necessaria e valutare la situazione del caso?

Certo installare in casa un software dedicato sarebbe una soluzione sensata, peccato che richieda personale aggiuntivo per gestirlo e quindi un ulteriore costo da giustificare, senza considerare lo sforzo di digitalizzare tutti i processi in continuo cambiamento, che portano quasi sempre ad un collasso del sistema e al suo relativo fallimento.

Anche affidarsi al sistema informatico del fornitore, il quale può manipolare i dati a suo vantaggio, è un rischio. Senza considerare che se se cambi fornitore perdi tutti i dati. Mantenere in casa la proprietà del dato è fondamentale perché le informazioni e la conoscenza rappresentano oggi più che mai una gerarchia di potere.

Quindi, come è possibile mantenere la proprietà del dato, migliorare il controllo e la qualità dei servizi diminuendo tempi e costi?

Prima di tutto FixUp certifica il rapporto di intervento rendendo il dato immutabile e con valore legale, subito dopo ne analizza il contenuto classificando e registrando le informazioni raccolte nel registro certificato delle manutenzioni.

L’intera attività viene processata in modo automatico, sottesa al processo stesso.

I fornitori non devono cambiare modello operativo o strumenti, ma devono semplicemente consegnare il rapporto di intervento, che sia su carta o in digitale, attraverso l’applicazione FixUp.

Pensa a FixUp come alla cornice del quadro dove il dipinto è il rapporto di intervento.

Quindi per migliorare il controllo e la qualità dei servizi diminuendo tempi e costi devi chiedere solamente ai tuoi fornitori di usare FixUp.