Come garantire il successo post-implementazione di un CMMS

Molti team dedicano parecchie energie all’implementazione di un Computerized Maintenance Management System (CMMS) e presumono che una volta in funzione, il loro lavoro sia finito. Tuttavia, quasi il 95% dei responsabili della manutenzione degli impianti dichiara di non utilizzare il proprio CMMS al massimo delle sue potenzialità dopo l’avviamento. Di conseguenza, perdono un valore significativo nei mesi e negli anni successivi all’implementazione del sistema. Ecco perché è importante avere un piano per la post-implementazione.

Utilizzare un CMMS al massimo delle sue potenzialità significa dimostrarne continuamente i vantaggi ai tecnici sul campo. Nel momento in cui ne sperimenteranno i benefici in prima persona, saranno motivati a continuare ad utilizzare il sistema.

Ad esempio, un nostro Cliente ha scoperto che avere un CMMS ha reso più semplice per il team affrontare le attività in modo efficiente. “I nostri addetti alla manutenzione hanno l’app sui loro telefoni, quindi i manager approvano semplicemente l’ordine di lavoro, facendo risparmiare al nostro team di manutenzione un buon 45-50% del tempo di lavoro rispetto al nostro vecchio sistema.“

Tre chiavi per il successo a lungo termine del software classe CMMS

Dopo aver implementato il tuo CMMS, mantenere lo slancio è fondamentale per il successo a lungo termine. Ecco tre strategie chiave da tenere in considerazione:

1. Tieni traccia di ciò che conta:

Avere la sensazione che il tuo CMMS fornisca valore non è così convincente come dimostrarlo. Concentrati sulle metriche direttamente collegate agli obiettivi operativi e alle priorità degli stakeholder.

Ad esempio, se ridurre le riparazioni di emergenza è una priorità, traccia il Mean Time Between Failures (MTBF). In questo modo, potrai mostrare continuamente al tuo team come il CMMS sta migliorando le loro prestazioni, mantenendo sia i responsabili che i lavoratori in prima linea coinvolti nel successo del CMMS.

Qualunque siano i tuoi obiettivi specifici, ecco alcuni parametri chiave da considerare:

• Monitora i dati degli ordini di lavoro: Guarda oltre le semplici percentuali di completamento. Tieni traccia di quanto a lungo gli ordini di lavoro restano aperti e quali tipi richiedono più tempo. Questi dati ti aiutano a individuare i colli di bottiglia, come apparecchiature che necessitano costantemente di più attenzione o turni specifici che completano meno ordini di lavoro. Identificando questi modelli, puoi portare miglioramenti mirati ai flussi di lavoro del tuo CMMS e assicurarti che il software stia effettivamente aiutando il tuo team a migliorare.
• Misura e confronta i rapporti di manutenzione preventiva contro la manutenzione reattiva: Verifica come questo rapporto cambia nel tempo. Se hai ancora il 70% di manutenzione reattiva sei mesi dopo l’implementazione, potresti dover modificare i tuoi programmi di PM o migliorare le descrizioni delle attività. Prova a muoverti verso un rapporto preventivo/reattivo dell’80/20. Questa metrica mostra direttamente se il CMMS sta migliorando attivamente i tuoi processi.
• Calcola il ROI in corso: Continua a monitorare i numeri che contano, dai risparmi sui tempi di inattività alla riduzione delle spese di inventario. Questi numeri concreti aiutano a giustificare un investimento continuo nel tuo CMMS e a motivare il tuo team.

2. Mantieni il tuo team coinvolto:

Creare una nuova abitudine richiede tempo, da tre settimane a qualche mese, a seconda della persona. Ciò significa che devi mantenere il tuo team regolarmente impegnato con il CMMS finché non diventa naturale utilizzarlo quotidianamente. Per mantenere lo slancio dopo l’avviamento e incoraggiare il miglioramento continuo, puoi:

• Condividere storie di successo: Ad esempio, evidenzia quando le note dettagliate dell’ordine di lavoro di un tecnico hanno contribuito a prevenire un guasto. Oppure mostra come l’uso del CMMS del team riduce direttamente i tempi di inattività. Questi esempi concreti mostrano al tuo staff che i loro sforzi fanno davvero la differenza.
• Raccogli feedback regolari e perfeziona i processi: Imposta check-in regolari per discutere cosa funziona con il CMMS e cosa no. Inoltre, fai attenzione a come il tuo team utilizza lo strumento. Ad esempio, se i lavoratori aggiungono spesso le stesse note a particolari attività, aggiorna le procedure standard per includere queste informazioni. Piccoli perfezionamenti basati sull’utilizzo effettivo possono migliorare significativamente l’efficienza.
• Aggiorna i materiali di formazione: Mantieni la tua documentazione aggiornata e pertinente. Ad esempio, quando i lavoratori scoprono modi migliori per gestire compiti specifici, aggiungi questi suggerimenti alle tue guide.

3. Inizia in piccolo, poi aumenta:

L’implementazione di un CMMS è un’impresa ardua, quindi sii realista su dove si trova il tuo team. Invece di attivare tutte le funzionalità contemporaneamente, assicurati che tutti imparino e padroneggino le funzionalità di base. Ecco come potrebbe apparire:

• Strisciare, camminare, correre: Sebbene il fascino della tecnologia all’avanguardia, come l’intelligenza artificiale per una manutenzione più intelligente, sia forte, la tua implementazione ti si ritorcerà contro se ti muovi troppo velocemente. Solo perché il tuo team non è ancora pronto per le funzionalità avanzate non significa che non lo saranno in futuro. Per prima cosa, inizia con la gestione di base delle risorse, quindi passa al monitoraggio avanzato dell’inventario e in seguito introduci la manutenzione predittiva e l’intelligenza artificiale.
• Scala tra le strutture: Quando una strategia funziona bene in un sito, documentala per un’implementazione più ampia. Ad esempio, se il metodo di pianificazione PM di una struttura riduce significativamente i tempi di inattività, crea un processo standardizzato per altre sedi. Ciò ti aiuta a replicare i successi e a mantenere la coerenza in tutta la tua organizzazione.

Conclusioni

L’implementazione di successo del CMMS non è l’obiettivo finale, ma la base per un miglioramento continuo delle operazioni di manutenzione.