Quando si parla di progettazione sul posto di lavoro, oggi, gli spazi collaborativi regnano sovrani. Il modo in cui lavoriamo è diventato sempre più collaborativo, con le persone che trascorrono meno tempo alle loro scrivanie individuali e più tempo lavorando insieme in spazi dedicati al lavoro di squadra, come sale conferenze e riunioni, nonché spazi adattati per gruppi, caffetterie e aree non occupate, uffici privati.

L’aumento del lavoro ibrido negli ultimi anni non ha fatto altro che accelerare questa tendenza: il 75% dei dipendenti intervistati dal Future Forum afferma di essere motivato a recarsi sul posto di lavoro per collaborare, convocare riunioni di persona, ma i tassi di utilizzo degli uffici, in molte aree metropolitane, rimangono al di sotto dei livelli di pre-pandemia. Ciò potrebbe indicare che le persone non hanno accesso agli spazi, ai servizi e agli strumenti giusti per riportarli sul posto di lavoro.

In che modo le organizzazioni possono incentivare i dipendenti a tornare in ufficio e, allo stesso tempo, massimizzare il loro portafoglio di spazi?

Pianificare e progettare spazi collaborativi in ​​cui le persone vogliono passare il tempo è un ottimo modo per raggiungere entrambi gli obiettivi. Considera queste 4 tendenze per pianificare spazi di lavoro collaborativi straordinari:

1. Spazi di esperienza mista

Conosciuto anche come spazio comunitario o multiuso, uno spazio per diverse esperienze può essere adattato per un’ampia varietà di attività di gruppo, dalle celebrazioni aziendali alle riunioni di gruppo in loco. Uno spazio eccezionale per esperienze miste includerà elementi modulari come mobili e pareti smontabili che consentiranno allo spazio fisico di adattarsi ad una vasta gamma di usi. Dovrebbe inoltre rendere accessibili strumenti che supportino il lavoro di squadra come lavagnette, attrezzature per riunioni virtuali e accesso all’energia elettrica.

Infine, è importante che uno spazio di esperienza mista sia gestito attraverso un sistema di prenotazione affidabile e facile da usare. La capacità di accogliere i visitatori e le richieste di catering sono un ulteriore vantaggio, aprendo questi spazi per eventi esterni ed eventi di una o più giornate.

2. Progettazione inclusiva

Tutti gli spazi di lavoro dovrebbero essere pianificati utilizzando principi di progettazione inclusivi, e questo è particolarmente vero per gli spazi collaborativi. Il design inclusivo mira a essere utilizzabile da quante più persone possibile, comprese persone di tutte le abilità e background. Un buon approccio è quello di tenere conto delle diverse prospettive fin dall’inizio. Considera in che modo le modifiche proposte ad uno spazio di lavoro o l’aggiunta di nuove tecnologie sul posto di lavoro, potrebbero influenzare tutti i tuoi dipendenti.

3. Benessere sul lavoro

La pandemia globale ha posto una nuova enfasi sul benessere nella nostra vita quotidiana e le iniziative per il benessere si sono saldamente affermate come componente essenziale di una buona cultura del posto di lavoro. Gli spazi collaborativi e comunitari sono luoghi ideali per ospitare attività di benessere in loco per i dipendenti, come sessioni di yoga e meditazione di gruppo. I dipendenti beneficiano non solo della possibilità di reimpostarsi durante la giornata lavorativa, ma avranno anche l’opportunità di legare con i propri colleghi.

La progettazione degli spazi collaborativi dovrebbe anche supportare un senso di equilibrio. Assicurati che gli spazi di gruppo incorporino luce naturale e piante: non solo migliorano la qualità dell’aria interna, ma aiutano le persone a sentirsi in contatto con la natura.

4. Creare spazio per l’innovazione

Sappiamo che uno dei motivi principali per cui i dipendenti scelgono di recarsi sul posto di lavoro è collaborare con i colleghi. È un argomento molto dibattuto, ma resta la sensazione che l’innovazione avvenga quando le persone si incontrano di persona. Un hub di innovazione è un tipo di spazio collaborativo in cui esperti in materia provenienti dai più lontani confini dell’organizzazione possono riunirsi per fare brainstorming, risolvere problemi, sperimentare e ideare. I poli di innovazione dovrebbero essere altamente flessibili e dotati delle tecnologie più recenti e avanzate, mobili e strumenti adattabili e risorse che supportano la creatività.

Questo tipo di spazio collaborativo invita gli utenti ad adattare lo spazio fisico alle loro esigenze specifiche. Ciò può significare che gli amministratori degli spazi devono impostare parametri e processi chiari su come viene mantenuto lo spazio tra le sessioni, chi può riservare lo spazio di innovazione e quali tipi di servizi possono essere ospitati: tutte considerazioni che possono essere gestite da un solido sistema di gestione e prenotazione degli spazi.

Chiaramente, una delle chiavi per progettare grandi spazi collaborativi oggi è la flessibilità. Questi spazi sono i più desiderabili e maggiormente utilizzati quando lo spazio fisico può essere adattato a una vasta gamma di utenti e alle loro esigenze.

Creare un ambiente di lavoro intelligente: 5 modi in cui la tecnologia può ridurre i costi

Come la tecnologia continua ad evolversi, altrettanto lo fanno i nostri luoghi di lavoro. Oggi uno smart workplace (luogo di lavoro intelligente) è visto come un ambiente armonioso. È il luogo in cui la tecnologia digitale, i dispositivi interconnessi e l’analisi dei dati lavorano insieme per aumentare l’efficienza e la produttività. Un vantaggio significativo e anche un fattore trainante degli ambienti di lavoro intelligenti è la riduzione dei costi. Esploriamo cinque modi in cui la tecnologia può contribuire a raggiungere questo obiettivo.

1. Gestione dello spazio per l’efficienza

Un luogo di lavoro è definito intelligente dalla tecnologia che ospita e dal modo in cui le persone interagiscono con l’ambiente o lo spazio. Una gestione efficace dell’utilizzo dello spazio diventa cruciale per massimizzare il potenziale del luogo di lavoro.

Utilizzando strumenti di gestione dello spazio, i luoghi di lavoro possono ottimizzare l’organizzazione degli spazi e garantire il posizionamento efficiente dei dipendenti. Questi strumenti aiutano a identificare le aree sottoutilizzate e a prevenire gli sprechi di spazio. Le aziende possono ridurre in modo significativo le spese immobiliari non necessarie ( fino al 40% di risparmio sullo spazio ufficio ) e aumentare la produttività gestendo e utilizzando in modo efficiente lo spazio.

2. Semplificare la cura degli edifici e dei beni

Ogni azienda effettua investimenti significativi nei propri asset. La cattiva gestione o la negligenza di questi beni può comportare un aumento dei costi o una perdita di tempo. Nelle configurazioni tradizionali, il monitoraggio dei dati attraverso varie funzioni è spesso un processo confuso e inefficiente.

Gli ambienti di lavoro intelligenti integrano tutti i dati provenienti da diverse aree come manutenzione, servizi pubblici e sistemi di costruzione in un’unica piattaforma. Queste piattaforme connesse non solo semplificano la gestione delle risorse, ma consentono anche una manutenzione programmata tempestiva. Con un approccio sistematico alla cura degli asset, le aziende possono ridurre significativamente i costi di riparazione a lungo termine, aumentare la durata delle apparecchiature e ridurre al minimo i tempi di inattività. Tutto ciò si traduce in un notevole risparmio sui costi.

3. Promozione di un ambiente di lavoro più felice

La felicità e la produttività sul posto di lavoro condividono una correlazione diretta. Gli studi indicano che i dipendenti soddisfatti sono il 13% più produttivi . I luoghi di lavoro intelligenti traggono vantaggio da tutto questo, creando un ambiente che aumenta la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.

I sistemi integrati di gestione del luogo di lavoro (IWMS) utilizzano tecnologie come Internet delle cose (IoT), intelligenza artificiale (AI) e analisi dei dati per mantenere condizioni ottimali dello spazio di lavoro, tra cui qualità dell’aria, illuminazione e temperatura. Fornendo uno spazio di lavoro più sano e confortevole, le aziende possono ridurre le assenze per malattia, aumentare la soddisfazione sul lavoro e aumentare la produttività.

4. Ridurre le bollette energetiche

Il consumo energetico operativo negli edifici rappresenta circa il 35% del consumo energetico totale , costituendo una parte significativa del budget. Senza un sistema efficiente, potresti finire per spendere troppo.

Le soluzioni tecnologiche intelligenti come i controlli automatizzati degli edifici e la ventilazione controllata dalla domanda offrono una soluzione. Possono ottimizzare l’uso dell’energia sulla base di analisi predittive, portando a notevoli risparmi energetici. L’ottimizzazione dei tempi di funzionamento delle risorse e la regolazione del riscaldamento e del volume dell’aria in base agli input dei sensori può comportare un risparmio energetico annuo fino al 20% e una riduzione del 50% dei costi energetici HVAC.

5. Il potere dell’analisi predittiva

L’analisi predittiva sta trasformando il settore immobiliare e la gestione degli edifici. Le aziende che non sfruttano i propri dati in modo efficiente potrebbero perdere sostanziali opportunità di risparmio sui costi.

L’analisi predittiva utilizza dati storici e in tempo reale per prevedere tendenze, prevedere problemi delle apparecchiature e pianificare l’utilizzo dello spazio. In media, le aziende che utilizzano l’analisi predittiva riportano una riduzione dei costi di portafoglio del 5-15% . Prevedendo le esigenze future, le aziende possono pianificare meglio, riducendo le spese impreviste e rendendo le operazioni più convenienti.

In conclusione gli ambienti di lavoro intelligenti sfruttano strategicamente la tecnologia per aumentare i risparmi e semplificare i processi.