Oggi, una organizzazione ha bisogno di un sistema integrato ed intelligente per convergere dati, informazioni e conoscenza in una unica fonte di verità, migliorare la manutenzione e affrontare tutti gli aspetti della gestione immobiliare. Grazie a questa soluzione tecnologica, progettata ed integrata dal team di Sintropia™ in un ambiente cloud, il Cliente paga solo quello che utilizza e può:

tracciare i censimenti del patrimonio immobiliare (industriale e civile), gestire progetti di investimenti, contratti di locazione, spazi ed esperienza sul posto di lavoro, valutare lo stato di conservazione degli edifici e l’efficienza degli impianti (sia di produzione che di supporto alle strutture), conservare la storia manutentiva degli asset, pianificare e programmare le manutenzioni, gestire le richieste di intervento, individuare e coordinare le risorse interne ed esterne, registrare gli interventi (tempi e costi), monitorare l’avanzamento dei lavori, gestire energia, valutare la sostenibilità, addebitare i lavori straordinari, analizzare i costi, analizzare gli indici di performance e i livelli di servizio.

Premessa

Il mercato di oggi è pieno di sistemi software, ognuno dei quali cerca di dimostrarsi la soluzione perfetta per la gestione degli asset e della manutenzione. Tuttavia, questi sistemi non sono tutti uguali. 

Per riuscire a scegliere il sistema informatico giusto per la propria azienda, tra la miriade di soluzioni disponibili, è fondamentale saper distinguere le differenze tra un sistema EAM (Enterprise Asset Management) e un sistema CMMS (Computerized Maintenance Management System) e tra un sistema IWMS (Integrated Workplace Management System) e un sistema CAFM (Computer Aided Facility Management) al di là delle rispettive campagne di marketing.

Tuttavia non è sempre così facile, spesso le imprese che decidono di dotarsi di un sistema per la gestione della manutenzione e/o delle strutture, quasi tutte fanno l’errore di aspettarsi che il software insieme al suo manuale e un po’ di formazione possano risolvere i processi organizzativi all’interno ed all’esterno dell’azienda. Ma non si sta acquistando solo un prodotto, si sta investendo in una soluzione per affrontare le criticità dell’asset, del property e del facility management. Il successo di tale soluzione non sarà determinata solamente dal software, ma dal giusto mix di persone, processi e tecnologia per raggiungere insieme un obiettivo comune.

Sintropia™ unisce le funzionalità di questi sistemi in un unico ambiente integrato fornendo al Cliente una combinazione di soluzioni scalabili. Non è necessario per il Cliente conoscere la natura delle varie classi di software, legati al mondo della manutenzione e delle strutture. Scegliendo Sintropia™ il Cliente accede ad una suite di applicazioni che soddisfano la maggior parte dei requisiti richiesti dal mercato, supportate da una nostra assistenza sempre presente. La piattaforma digitale Sintropia™ (potente, flessibile e scalabile) offre i seguenti vantaggi:

• riduzione dei costi
• ottimizzazione del ciclo di vita degli asset e dei processi
• ottimizzazione degli investimenti
• un migliore processo decisionale
• ottimizzazione dello spazio in linea con la strategia aziendale
• maggior sicurezza del luogo di lavoro
• controllo performance dei fornitori
• aumento della qualità dei servizi
• aumento della soddisfazione delle persone (dipendenti, clienti)
• gestione e controllo del rischio
• mantenere la conformità
• promuovere la sostenibilità

Funzionalità Principali

Modello Informativo del bene | Asset Information Model

All’interno del sistema anagrafico i seguenti moduli sono relazionati secondo schemi logici, tali da consentire la creazione di correlazioni multiple, che servono ad analizzare la medesima base dati da differenti punti di vista.

• Cespiti/Beni/Risorse | Asset
  per identificare, tracciare, localizzare, analizzare gli asset fisici e agevolare l’inserimento delle letture dei contatori e la trasmissione automatica di queste ai sottocomponenti. Il modulo massimizza la produttività e la vita utile degli asset grazie alla possibilità di disporre di specifiche informazioni relative ai vostri beni, (quali ad esempio la localizzazione, lo storico dei costi, le garanzie, i reclami, i contatori, i permessi e i documenti).
• Gestione di più gerarchie di asset
  per tenere traccia dei costi e della movimentazione degli asset lungo tutto il loro ciclo di vita. Questo grazie alla possibilità di definire una o più gerarchie di impianto che creano relazioni tra le apparecchiature, le posizioni, i sistemi e le ubicazioni.
• Ammortamento
  fornisce la capacità di calcolare e visualizzare quattro metodi di ammortamento degli asset (a quote costanti, a doppie quote decrescenti, a somma degli anni, a unità di produzione).
• Gestione garanzie
  questa funzione consente di tenere traccia delle garanzie degli asset. Le garanzie possono essere definite sia su base temporale sia legate a contatori di utilizzo. Il sistema avvisa automaticamente della presenza di una garanzia valida sugli ordini di lavoro aperti.
• Gestione documenti
  All’interno del sistema è possibile classificare i documenti ed associarli agli elementi anagrafici a cui sono riferiti. Le caratteristiche di classificazione sono definite sulla base di criteri funzionali o sulla base di esigenze normative. I documenti sono associati a tutti gli elementi anagrafici gestiti e consultabili direttamente dall’interfaccia grafica, interrogando l’elemento a cui sono associati. Tale funzionalità consente la costruzione e l’amministrazione di un’alberatura di categorie di documenti e la gestione dell’archiviazione di documenti all’interno delle stesse. E’ quindi possibile inserire tutti i documenti relativi agli immobili gestendo scadenze e relativi avvisi.

Moduli complementari

• Conformità normativa | Compliance Management
• Censimento: asset tag, inventario, audit e riconciliazione
• Facilities Condition Assessment

Gestione del ciclo di vita del patrimonio immobiliare | Real Estate Lifecycle Management

• Gestione delle transazioni | Transaction management
  offre visibilità sullo scenario attuale e relative prestazioni del patrimonio immobiliare. Fornisce, in tempo reale, il supporto decisionale alle organizzazioni, per una migliore gestione della costruzione, acquisizione e cessione. Migliora le performance economiche attraverso dati di benchmarking operativi e finanziari. Genera indicatori e report di sintesi per prevedere opportunità, identificare rischi di investimento, massimizzare potenziali vantaggi di acquisto o vendita.
  
• Pianificazione e schedulazione dei progetti di investimento | Capital Planning & Projects Management
  obiettivo dei due moduli è di accelerare il ritorno degli investimenti immobiliari, supportando le organizzazioni nella pianificazione e nella esecuzione dei progetti di investimento, in equilibrio tra esigenze aziendali e finanziamenti. Si parte dalla pianificazione del progetto, utilizzando strumenti di analisi dei vari scenari, per quantificare l’investimento e successivamente si segue l’esecuzione del progetto, dove è possibile monitorare e modificare tempi, risorse e costi. La soluzione gestisce la ricezione dei diversi budget di spesa per la gestione edifici, evidenziando priorità e sovrapposizioni, coordina le attività per i cicli autorizzativi e per la reperibilità dei fondi e permette simulazioni e scenari integrando richieste di spesa.
  
• Gestione, contabilità e amministrazione dei contratti di locazione | Lease Accounting & Administration
  Amministra e semplifica i rinnovi dei contratti di locazione per evitare pagamenti in eccesso, riduci i costi e aumenta l’efficacia attraverso un monitoraggio automatizzato. La contabilità dei contratti di locazione aiuta anche a verificare diverse ipotesi finanziarie.

Gestione degli spazi | Space Management

• Pianificazione strategica dello spazio | Strategic space planning
  una visione a livello aziendale di tutte le strutture è fondamentale per ottimizzare e dimensionare correttamente lo spazio. I dati devono essere sovrapposti agli obiettivi di business per capire come, dove e quando sfruttare al meglio decisioni strategiche in materia di spazio. Questo modulo permette di analizzare l’utilizzo corrente degli spazi e di prevedere la necessità di nuovi spazi. E’ possibile comparare diverse soluzioni di potenziali layout secondo diversi criteri e tenendo in considerazione il dato storico sull’occupazione.
  
• Gestione dello spazio | Space Management
  Il modulo censisce e gestisce l’inventario degli spazi, determina i costi di riaddebito e traccia l’allocazione degli impiegati. Tra i benefici: migliora i rapporti di efficienza dello spazio al fine di minimizzare i costi di occupazione, collega disegni architettonici con gli impianti e i dati infrastrutturali in modo da garantire un’informazione accurata e completa, alloca correttamente gli spazi e calcolare i costi di riaddebito.
  
• Gestione spostamenti/traslochi | Move Management
  Il modulo gestisce lo spostamento, sia individuale che collettivo, dei dipendenti e di tutti i loro beni, permettendo di generare e comparare diversi layout di allocazione. Tra i benefici: migliora l’intero processo di spostamento; aumenta la soddisfazione del cliente riducendo l’indisponibilità e minimizzando gli errori classici di uno spostamento; aumenta il coordinamento e la collaborazione tra risorse interne ed esterne; genera scenari di spostamento,
  
• Esperienza e prestazione dei dipendenti sul posto di lavoro | Workplace Management
  fornisce un sistema di prenotazione dinamico che ottimizza la disponibilità, guida la selezione ed elimina i conflitti. Un migliore esperienza sul posto di lavoro significa una migliore esperienza utente.

Ordini di Lavoro | Work Orders

• Gestione del lavoro | Work Orders
  questo modulo principale vi consente di tenere traccia di tutti gli aspetti correlati alle attività e ai lavori eseguiti sui vostri beni, dall’installazione di nuove attrezzature, all’emissione di ordini di lavoro di manutenzione correttiva o preventiva. Riuscirete a sfruttare appieno le vostre risorse aziendali, migliorando allo stesso tempo la produttività, grazie alla possibilità di controllare e gestire richieste di lavoro, manodopera, pianificazione e programmazione.
• Gestione dei budget | Budget Maintenance Management
  per una definizione automatizzata dei budget e le successive attività di acquisizione, monitoraggio, controllo e analisi delle spese associate di manutenzione.
• Gestione della sicurezza
  aiuta a predisporre le procedure adeguate ad identificare tutte le situazioni, i materiali e le attività che possono essere pericolosi, a definire le precauzioni e le procedure applicabili che riducono i pericoli e a identificare e assegnare responsabilità a individui specifici per garantire l’applicazione delle precauzioni.
  

Manutenzione Preventiva | Preventive Maintenance

• Manutenzione preventiva flessibile
  è possibile pianificare le attività di manutenzione preventiva con date fisse, periodi di tempo flessibili o letture di contatori. E’ possibile gestire percorsi che prevedono la possibilità di effettuare la manutenzione su più asset che condividono requisiti simili tramite un unico ordine di lavoro. È possibile compensare il completamento anticipato o posticipato del lavoro con rettifiche automatiche alle pianificazioni future.
• Elenchi di controllo / Checklist
  Per suddividere le istruzioni operative in una serie di checklist al fine di confermare il completamento di ogni attività. E’ possibile creare automaticamente ordini di lavoro di follow-up per tutte le voci della checklist contrassegnate per il follow-up.

Manutenzione Secondo Condizione | Condition-based maintenance

• Manutenzione basata sulle condizioni
  Gestisci lo stato di salute degli asset utilizzando i dati IoT provenienti dai sensori degli asset e da altre fonti, come le condizioni atmosferiche, i record risorsa e la storia lavorativa, per aumentare la disponibilità degli asset e migliorare la pianificazione delle sostituzioni. Tra i benefici: riduci il costo e la frequenza dei malfunzionamenti degli asset, aumenta la disponibilità degli asset, ottimizza la manutenzione preventiva, riduci il rischio operativo
• Apprendimento automatico e data analytics
  Utilizza azioni basate sulle condizioni per prevedere la probabilità di futuri malfunzionamenti applicando l’apprendimento automatico e il data analytics per ridurre i malfunzionamenti degli asset e i relativi costi. Tra i benefici: riduci i tempi di inattività e i rischi non pianificati, riduci i costi di manutenzione, migliora l’utilizzo degli asset, estendi la durata degli asset, aumenta l’output di produzione
• Contatori
  è possibile associare un numero illimitato di contatori ad un singolo oggetto. Le letture di contatore possono propagarsi in modo automatico ai figli lungo le gerarchie definite al fine di avere i valori di lettura contatore presenti sui vari componenti.
• Gestione energetica | Energy Management

Manutenzione Predittiva | Predictive Maintenance

• Manutenzione predittiva
  questo modulo ottimizza lo stato delle risorse e prevede i malfunzionamenti estendendo la vita utile dei tuoi asset con una strategia che assegna priorità a riparazioni e sostituzioni. La manutenzione predittiva basata su condizioni, che si basa su informazioni sullo stato ricavate da dati operativi e analitica, aiuta a utilizzare i dati degli asset.
  
• Gestione delle ispezioni 
  questo modulo permette di registrare i valori di specifici parametri legati al funzionamento degli asset o anche parametri ambientali al fine di controllare il corretto funzionamento e definire delle linee guida per la manutenzione predittiva. Il sistema in modo automatico o controllato può generare degli interventi se i parametri (o una formula che li lega) sono fuori da specifici intervalli.

Magazzino | Part & Inventory Management

• Gestione dei materiali
  il sistema vi mette a disposizione una completa e molto dettagliata gestione dei materiali e dei magazzini attraverso strumenti che includono la gestione degli scomparti, dei lotti e tutti i tipi di transazione di magazzino (carichi, scarichi, resi, trasferimenti, ricevimenti, inventari, …)
• Ricambi riparabili
  grazie a questa funzione potrete tracciare le riparazioni e i relativi costi non solo degli asset ma anche dei ricambi che sono riparati sia internamente sia presso fornitori
• Barcode, Qrcode
  E’ possibile semplificare il tracciamento della movimentazione degli asset e dei ricambi, l’attivazione e l’aggiornamento delle garanzie, la registrazione degli interventi e altre funzioni.

Ordini di acquisto | Procurement & Purchase Orders

• Gestione degli acquisti
  consente di ordinare i componenti corretti, rispettare i tempi di consegna e tenere sotto controllo i pagamenti ai fornitori e la ricezione merci. La gestione prevede il ciclo passivo completo (richieste di acquisto manuali e automatiche per sotto-scorta, offerte, gestione preventivi, ordini di acquisto, ricevimenti, fatture e controllo fatture).

Sostenibilità | Sustainability

• Valutazione della sostenibilità ambientale | Environmental Sustainability Assessment
  Il modulo sostiene il valore strategico di conservazione delle risorse naturali e della riduzione dei materiali di rifiuto, fornendo un metodo oggettivo e sistematico per identificare quali misure prendere per poter creare un miglior equilibrio tra gli impiegati, le infrastrutture, il patrimonio immobiliare ed il relativo impatto ambientale. La soluzione consente di: identificare le priorità nelle decisioni sugli interventi, fornire la possibilità di assegnare valori di budget per progetti di sostenibilità ambientale; definire processi proattivi di sostenibilità ambientale che possono aumentare l’efficienza operativa, la percezione degli stakeholder, il valore dell’immobile.
• Sostenibilità degli asset | Sustainable Asset Management
  questo modulo permette di controllare e ridurre i consumi e i costi energetici, che possono rappresentare anche il 60% delle spese operative e di manutenzione indirette, grazie al controllo del consumo energetico a livello di asset. E’ possibile collegare consumi anomali con azioni di manutenzione preventive (per esempio è possibile anticipare una manutenzione programmata o effettuare uno specifico intervento) in modo da poter utilizzare anche i consumi degli asset come fattori predittivi di possibili inconvenienti.

Business Intelligence

• Modulo di affidabilità (Reliability)
  è possibile scegliere le migliori strategie manutentive dei vostri asset sulla base delle statistiche di guasto, garantendo un bilanciamento ottimale tra costi manutentivi e rischi operativi, finanziari e normativi, così da aumentare il fatturato e la soddisfazione di clienti e personale
• Livelli di Servizio | Service Level Agreement
• Grafici e indicatori prestazionali | Key Performance Indicator
• Soddisfazione delle persone | Customer Satisfaction