Un team interfunzionale

Casualmente mi sono imbattuto in un articolo molto interessante di DropBox in cui spiega come formare un team interfunzionale di talento nella tua azienda.

Che cosa significa “interfunzionale”

Ogni ufficio ha i suoi reparti, che vanno dalla contabilità alle risorse umane, alla creazione di contenuti, al marketing. E se questa gamma di competenze si riflettesse in ogni singolo team? È proprio qui che entra in gioco l’interfunzionalità.

Per “team interfunzionale” s’intende un gruppo di persone con una serie di competenze ed esperienze che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune. Perciò, anziché far passare un progetto da un team all’altro fino alla sua conclusione, abbiamo un unico team che gestisce ogni aspetto. Immagina ogni team come una mini forza lavoro, in grado di completare ogni fase del progetto attraverso la collaborazione, senza dover contattare un altro reparto.

Perché affidarsi a team interfunzionali?

L’idea principale alla base dei team interfunzionali è l’aumento della reattività, della responsabilità, della produttività e il miglioramento dei processi decisionali. Superando l’idea che solo un team possa approcciarsi ad un determinato processo nel ciclo di vita di un progetto, i team interfunzionali beneficiano di una migliore collaborazione. Inoltre, i membri del team possono provenire da qualsiasi livello dell’azienda e includere lavoratori in remoto, creando una gamma più diversificata di competenze, conoscenze ed esperienze. Un team di successo sarà in grado di eliminare i colli di bottiglia, in quanto non si creeranno attese per la consegna ai vari reparti.

Chi può affidarsi a un team interfunzionale?

Chiunque può trovare il modo di incorporare team interfunzionali nella propria attività, tuttavia ci sono alcuni prerequisiti. Una gerarchia piatta, la collaborazione in team online e l’apertura a nuove idee sono tutti requisiti fondamentali per il successo di questo approccio. Le piccole imprese, che solitamente hanno un numero ridotto di dipendenti e pertanto necessitano che tutti siano interfunzionali in una certa misura, sono spesso promotori di questo metodo di lavoro. Si pensa che i team interfunzionali siano in grado di risolvere meglio i problemi e quindi assumersi anche più rischi creativi.

In che modo un’azienda può utilizzare team interfunzionali?

Esistono diversi stili di lavoro che si basano sul concetto di team interfunzionale, come Agile, Lean e Kanban. La cosa migliore da fare quando si adottano questi stili di lavoro è incaricare membri del team che hanno maturato esperienza nel proprio campo di competenza, in modo che possano supportare gli altri membri durante tutto il processo per risolvere eventuali problemi. L’interfunzionalità può discostarsi dal modello tradizionale che prevede un project manager che dirige i dipendenti sotto la sua responsabilità, tuttavia spesso è comunque necessario un leader. Un leader del team interfunzionale esperto può contribuire al successo di questa transizione.

L’interfunzionalità richiede probabilmente più fiducia di qualsiasi altra cosa. È fondamentale essere in grado di lavorare come una squadra, pensare fuori dagli schemi quando necessario, non avere paura di imparare cose nuove e ricevere supporto durante il processo. Assumere persone con esperienze professionali e punti di vista diversi ti offrirà un grande vantaggio per superare gli ostacoli e risolvere i problemi in modo creativo.

Qual è l’aspetto più importante per un team interfunzionale?

Le seguenti caratteristiche sono essenziali per un team di successo:

Comunicazione

Niente di nuovo qui. Tutti i membri dei team di successo devono rimanere in contatto tra loro e mantenersi costantemente aggiornati. I metodi Kanban e Agile prevedono riunioni quotidiane (brevi riunioni del team, che quindi vanno subito al nocciolo della questione rispetto alle classiche assemblee) per mantenere tutti aggiornati. Perciò non limitarti a contattare le persone interessate solo quando si verifica qualche problema o bisogna apportare delle modifiche urgenti. Ricorda che puoi anche festeggiare i successi del team e parlare degli eventi positivi tanto quanto dei problemi urgenti. Avere dei canali che favoriscono una comunicazione aperta e sincera è ciò che aiuta a tenere alla larga giochi di potere, accuse e un pensiero vittimistico.

Responsabilità

Uno per tutti e tutti per uno. Come abbiamo detto poco fa, la comunicazione è fondamentale, ma lo è anche incoraggiare le persone ad assumersi la responsabilità dei propri errori. È importante che i leader diano il buon esempio, non solo ammettendo quando sbagliano, ma anche nel modo in cui si pongono verso coloro che fanno altrettanto. Il fallimento è una parte inevitabile della vita. Un buon team saprà trarne un’importante opportunità di imparare, anziché scaricare la responsabilità a qualcun altro.

L’adattabilità

Gli eventi e le decisioni possono cambiare molto nel corso di un singolo progetto e i team interfunzionali devono essere pronti ad affrontare tali cambiamenti. Ciò significa fornire una risposta rapida ed efficiente. I membri del team devono sentirsi sicuri quando incorporano queste modifiche in un nuovo progetto di successo e, di nuovo, bisogna incoraggiarli a provare qualcosa di diverso, ad assumersi la responsabilità delle proprie azioni e a non puntare il dito contro altri in caso di errori.

Allineamento

Un motto non ufficiale, ma piuttosto diffuso dei metodi di lavoro Agile e simili è “portare a termine il lavoro” (espresso in maniera più colorita in inglese con l’espressione “get sh*t done”), un sentimento che deve entrare nello spirito del team. Dovete essere tutti molto chiari sull’avanzamento di qualsiasi progetto e condividerne la responsabilità. Le decisioni devono essere prese come una singola unità e lo stesso vale per la risoluzione dei problemi. La forza trainante deve essere la volontà non solo di portare a termine il lavoro, ma di farlo nel migliore dei modi.

Conclusione

Una collaborazione interfunzionale richiede che tutti siano perfettamente allineati, soprattutto nei servizi integrati del facility management e della manutenzione, scopri la nostra piattaforma digitale Sintropia.